Software gestionale officina: sono ormai diversi anni che, con il crescente impiego dell’informatica nel mondo del lavoro, si sente parlare di software gestionali per le aziende. Si tratta di applicazioni pensate per rendere più agevoli grandi moli di lavoro mantenendo comunque una certa precisione e, al tempo stesso, velocizzando gran parte dei processi operativi. Ne esistono di svariate tipologie, molto spesso pensati per mercati specifici e quindi deddicati ad aziende di uno specifico settore.
Qui di seguito, troverete un’analisi specifica dei software gestionali per officine, partendo da una generica analisi della tipologia del prodotto e dei suoi vantaggi, fino ad arrivare a una selezione dei migliori cinque attualmente sul mercato.
Indice argomenti:
A cosa serve un gestionale officina
Come anticipato in precedenza, un software gestionale non è altro che uno strumento creato con lo scopo di semplificare il lavoro all’interno di un’azienda. Negli ultimi anni, anche il mondo delle autofficine ha iniziato a richiedere applicativi di questo genere, soprattutto nelle grandi città, dove si ritrovano a gestire moli di lavoro importanti.
La ragione risiede nel fatto che, per ogni attività svolta dall’officina, si rende necessaria una lunga lista di attività come raccolta d’informazioni, compilazione documenti, organizzazione delle fasi del lavoro e persino programmazione appuntamenti a seconda delle disponibilità del cliente.
In molti casi, per queste ragioni, il solo processo preparatorio può richiedere tempi molto lunghi che, in un settore come questo, possono portare il cliente a rivolgersi altrove. Questo senza tener conto del fatto che anche il minimo errore può creare grossi problemi e gli sbagli divengono molto più frequenti se si svolgono attività ripetitive.
Database clienti in un gestionale officina
Utilizzando un software gestionale pensato appositamente per le autofficine, invece, la registrazione dei dati diviene immediata e anche successivamente recuperabile senza problemi, nel caso in cui lo stesso cliente dovesse tornare. Questo non solo rende la parte burocratica dal lavoro molto più snella ed efficiente, ma riduce anche i margini di errore permettendo di incrociare i dati registrati con quelli già presenti in archivio.
Con questo sistema, si è in grado di avere costantemente sotto controllo tutto lo storico aziendale e si può anche decidere di ricontattare i clienti per attività come la scadenza delle revisioni periodiche, in modo da fidelizzarli. Infine, grazie all’integrazione con le moderne tecnologie di rete, questi software possono spesso essere consultati da remoto, in modo che si possa avere sotto controllo il processo aziendale in qualsiasi momento.
Come funziona un gestionale officina
Ovviamente ogni programma ha delle caratteristiche e peculiarità proprie ma, in generale, i gestionali officine di questa categoria si presentano in modo complessivamente simile, anche per poter aiutare l’utente fornendogli un ambiente familiare. In generale, tutti i software di questo tipo, offrono a grandi linee quattro funzioni principali, che possono poi essere integrate da particolarità specifiche del singolo prodotto. Queste caratteristiche principali sono:
Gestione della commessa
Funzionalità di base che permette di inserire i dati relativi agli interventi, alla manutenzione e ai ricambi accedendo direttamente alle banche dati con tempari e ricambi. Questa funzione, in sostanza, fornisce uno strumento essenziale per la capacità organizzativa dell’azienda che, in questo modo, può facilmente programmare il lavoro e migliorare la sua efficienza. Un buon gestionale deve prevedere specifici moduli per gestire tutti i passaggi dalla presa in carico del lavoro, passando per la fatturazione fino al controllo incassi.
Banche dati
Si tratta sostanzialmente della sostituzione del classico archivio cartaceo. Qui, troveremo tutte le informazioni del cliente, che verranno registrate in modo da rimanere sempre a disposizione. La banca dati permette all’autoriparatore di identificare velocemente e con precisione un veicolo anche solo partendo dal suo numero di targa o di telaio.
Gestione dell’agenda
Una funzione molto basilare ma che si rivela altrettanto utile. In sostanza, come un’agenda classica, serve a registrare gli appuntamenti presi con i clienti. La particolarità, però, è l’integrazione dell’agenda con la banca dati, che permette di incrociare gli appuntamenti con i clienti già conosciuti in passato.
Gestione della logistica del gestionale officina
Serve a verificare, in maniera pratica e veloce, lo stoccaggio dei ricambi, controllando in tempo reale la quantità degli articoli presenti e procedere a eventuali ordinazioni. Questo avviene tramite le banche dati, la gestione delle scorte e l’utilizzo dei codici a barre.
I vantaggi nell’utilizzo di un gestionale officina
Abbiamo detto più volte che, utilizzare un software gestionale nella propria officina, può arrivare a cambiare la concezione del lavoro stesso, rendendolo più fluido e, per certi versi, anche meno stressante. Questi obiettivi vengono raggiunti tramite una serie di miglioramenti apportati all’attività produttiva, che consentono di potenziare e velocizzare il servizio offerto.
Agenda e appuntamenti
Si tratta di una funzione molto basilare, che però può offrire vantaggi sorprendenti. Oltre ad essere facile da aggiornare, l’agenda elettronica integrata nel softtware è sempre a portata di mano essendo il gestionale utilizzabile da remoto.
L’integrazione con le banche dati permette, inoltre, di sapere se il cliente registrato per un appuntamento è già stato nell’officina e controllare quali problematiche può aver avuto in precedenza, consentendo di partire conoscendo già i trascorsi del veicolo o se alcune parti sono state sostituite di recente.
Infine, per quanto possa suonare banale dirlo, l’agenda elettronica sarà sempre in ordine e a disposizione non solo del titolare, ma anche di tutti i dipendenti che svolgono il lavoro in officina.
Gestione della contabilità
Si tratta di una delle attività più complicate da gestire in un’azienda, soprattutto se si vuole mantenerla costantemente aggiornata. Una buona contabilità, però, è una delle chiavi del successo di qualsiasi impresa. Avere i conti in ordine, infatti, non è importante solo per una mera questione fiscale ma anche per tenere traccia del proprio andamento.
Grazie all’aggiornamento automatico, che avviene dopo ogni pagamento, è possibile tenere sotto controllo il fatturato in tempo reale. Questo permette di amministrare meglio le spese che si andranno ad effettuare nel corso dell’anno, consentendo di avere sempre ben chiaro in mente in che direzione far procedere l’azienda.
Gestione dello stoccaggio
Le autofficine hanno sempre bisogno di tenere un certo quantitativo di magazzino. In genere si tratta di stoccare principalmente pneumatici e alcuni ricambi che vengono richiesti più di frequente.
Il magazzino, però, può finire per ritorcersi contro l’attività: materiali immagazzinati per troppo tempo potrebbero perdere di qualità o non essere più utili. Per questo motivo, è importante tenere traccia del proprio magazzino, sia per essere in grado di dire al cliente, sul momento, se si dispone di una particolare parte sia per verificare l’eventuale necessità di smaltire materiale ormai inutilizzabile.
Scadenze e avvisi automatici dal gestionale officina
Tagliandi e revisioni sono una parte importante del lavoro di un’officina. Molto spesso, però, quando una persona si accorge di dover adempiere a questi controlli obbligatori, si rivolge alla prima officina disponibile perché a ridosso della scadenza.
Tuttavia, grazie alla raccolta dati effettuata tramite il software, è possibile sapere con sufficiente anticipo quando ogni cliente dovrà revisionare la propria auto.
Questo significa avere la possibilità di avvertirlo per tempo, spesso prima che lui stesso se ne renda conto, e spingerlo a venire nella vostra officina. I software gestionali, infatti, permettono di automatizzare degli avvisi mirati, destinati ai recapiti lasciati dal cliente, che consentono difarlo muovere in questa direzione.
Standardizzazione dei processi lavorativi
Da non sottovalutare è anche la possibilità di gestire, attraverso il software, la routine lavorativa. Molto spesso, infatti, esiste la possibilità di creare dei veri e propri modelli di lavorazione, diversificati per i vari interventi, da consultare all’occorrenza in modo da risparmiare tempo e denaro, oltre che fornire un livello di qualità stabile.
Come scegliere un gestionale officina
Come scegliere un gestionale officina: vantaggi e funzionalità
Parlando in generale, esistono tre criteri fondamentali di cui è necessario tener conto nella scelta del software ideale. Ogni applicaziuuone, come detto, ha poi delle caratteristiche peculiari, ma questi tre elementi sono quelli che maggiormente vanno a influire sul grosso dei risultati lavorativi.
In primo luogo, considerate sempre la semplicità di utilizzo. Un buon software è facile e intuitivo da utilizzare e deve esserlo per tutti, anche se poco avvezzi agli strumenti informatici. Questo perché se anche solo una persona all’interno dell’officina dovesse incontrare difficoltà, rischierebbe di rallentare di molto il processo lavorativo, sottraendo all’applicazione uno dei suoi più grandi vantaggi.
Anche l’assistenza tecnica è un elemento molto rilevante. Dopotutto, quando si paga per un prodotto, è importante non essere abbandonati a sé stessi. Quasi tutti i software gestionali offrono la possibilità di rivolgersi a qualcuno che possa aiutare in caso di problemi, ma è importante che questo servizio sia efficace e risolutivo, a prescindere da quale sia il problema riscontrato.
In ultimo, è fondamentale sincerarsi della specificità del software. Esistono, infatti, molti programmi gestionali generici, che però non sono in grado di fornire le funzioni pensate appositamente per le autofficine. Acquistando un software dedicato, invece, si potrà accedere a un ventaglio molto più ampio di vantaggi.
I 5 migliori software gestionali per officine: quale scegliere (aggiornamento 2021)
AutoRepair Cloud
Software ideale nel fornire un’integrazione informativa in tempo reale sia all’officina che al cliente, che verrà avvisato direttamente sul cellulare e in automatico dell’avvenuta riparazione. Permette di gestire con precisione la contabilità e anche di inviare le fatture ai clienti con un semplice clic. Essendo un software dedicato alle autofficine, consente di ricercare le targhe delle auto memorizzate e incrociarle con i clienti, oltre che di elaborare preventivi precisi e gestire inventario e ordini di lavoro.
Orderry
Software altrettanto valido, Orderry permette una gestione puntuale degli aspetti contabili e di organizzazione del lavoro. Il suo punto di forza risiede nell’intuitività e nella precisa gestione che offre di inventario e ordini di lavoro. Tuttavia, pecca nel fatto di essere un programma pensato sia per autofficine che per stazioni di servizio e, per questa ragione, non integra alcune funzioni come la ricerca per numero di targa all’interno del database o una verifica del tasso di occupazione in una determinata giornata.
Acuity Scheduling
Programma pensato per quei professionisti che operano prevalentemente nel settore degli autoricambi. Acuity Scheduling, infatti, si concentra principalmente sulla gestione dell’inventario e consente l’automazione degli appuntamenti, fornendo al cliente la possibilità di prenotare in autonomia a seconda degli spazi liberi in agenda.
Auto Shop
Disponibile esclusivamente con la sua versione Windows, Auto Shop è un software completo, che integra tutte le funzioni essenziali. Oltre a questo, integra la possibilità di fornire preventivi automatizzati, che il cliente sarà in grado richiedere in autonomia. Inoltre, grazie al pratico sistema drag and drop della sua agenda, rende molto semplice organizzare le giornate lavorative e verificare il carico di lavoro quotidiano.
ARI
Pensato con un occhio di riguardo verso le piccole imprese, ARI è molto forte nella gestione contabile dell’azienda. La produzione, l’invio e l’archiviazione di fatture è totalmente automatizzato, in modo da sollevare il titolare da molte difficoltà. Integra un database di autoricambi, che consente anche a realtà piccole di rimanere sempre al passo con le parti necessarie per un’auto moderna.
