Un sistema gestionale integrato consente alle aziende di gestire e automatizzare i processi aziendali fondamentali. Conosciuti anche come ERP (Enterprise Resource Planning), si tratta – secondo la definizione di Gartner – di “un insieme integrato di applicazioni aziendali che condividono processi e dati comuni”. In pratica, un gestionale integrato funge da sistema nervoso centrale di un’organizzazione, collegando e coordinando le varie funzioni aziendali come finanza, produzione, vendite, risorse umane e gestione della supply chain.
Indice argomenti:
Che cos’è un sistema gestionale integrato
L’obiettivo principale di un sistema gestionale integrato è migliorare l’efficienza operativa centralizzando i dati e standardizzando i processi. Storicamente, questi sistemi erano prerogativa delle grandi imprese, a causa dei costi elevati e della complessità di implementazione. Tuttavia, con l’avvento del cloud computing, anche le piccole e medie imprese possono ora beneficiare di soluzioni ERP più accessibili e flessibili.
Secondo l’analisi di Imarc Group pubblicata a inizio febbraio 2024, il mercato dell’ERP arriverà a valere nel 2032 101 miliardi di dollari, per un tasso annuo medio di crescita del 7,9%. Questo dato evidenzia la crescente adozione di sistemi gestionali integrati in aziende di tutte le dimensioni.
Le soluzioni più innovative si stanno evolvendo per incorporare tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale, il machine learning e l’Internet of Things, offrendo funzionalità predittive e di analisi in tempo reale. La tendenza verso un sistema gestionale integrato cloud-based, inoltre, sta rendendo questo tipo di soluzione più adattabile alle esigenze specifiche di ciascuna azienda, consentendo una maggiore personalizzazione e scalabilità.
Le funzionalità principali di un sistema gestionale integrato
Un sistema gestionale integrato offre un’ampia gamma di funzionalità per gestire i processi aziendali chiave.
Le capacità fondamentali di un ERP includono la gestione finanziaria, l’order-to-cash, il source-to-pay, la gestione del capitale umano e altre funzionalità amministrative specifiche per le industrie service-centric.
Per quanto riguarda la gestione finanziaria, un gestionale integrato deve fornire funzionalità come contabilità generale, gestione di crediti e debiti, cespiti, tesoreria e pianificazione finanziaria. Il processo order-to-cash copre aspetti come l’integrazione degli ordini di vendita, la gestione di progetti e servizi per i clienti, la fatturazione semplice e complessa, e il riconoscimento dei ricavi.
Sul fronte delle risorse umane, sono essenziali capacità amministrative come la gestione dei dati anagrafici, le transazioni relative al ciclo di vita dei dipendenti e la gestione delle posizioni. Molti ERP offrono anche funzionalità più avanzate di talent management.
Per quanto riguarda il source-to-pay, un ERP dovrebbe includere e-sourcing, gestione dei contratti, e-purchasing, automazione delle fatture passive, gestione dei fornitori, collaborazione e pagamenti. Oltre a queste aree core, i sistemi gestionali integrati moderni stanno integrando sempre più capacità di extended planning and analysis (xP&A), gestione progetti, pianificazione, procurement di servizi e gestione immobiliare.
Un altro aspetto cruciale è l’integrazione di tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale. Secondo le previsioni di Gartner, entro il 2027 almeno il 50% delle funzionalità AI-enabled all’interno degli ERP sarà abilitato attraverso capacità di AI generativa. Questo porterà a significativi miglioramenti in termini di automazione dei processi, analisi predittiva e user experience.
Le differenze tra gestionale standard e sistema integrato
Le differenze tra un gestionale standard e un sistema integrato sono sostanziali e riflettono l’evoluzione delle esigenze aziendali nell’era digitale.
Mentre un gestionale tradizionale si concentra tipicamente su funzioni specifiche come la contabilità o la gestione del magazzino, un ERP integrato offre una visione olistica e interconnessa di tutti i processi aziendali.
Una delle principali distinzioni risiede nell’architettura: i sistemi ERP moderni adottano sempre più un approccio componibile e basato su piattaforma cloud, che permette una maggiore flessibilità e scalabilità rispetto ai gestionali standard. Questo si traduce in una capacità superiore di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle nuove opportunità di business.
Altro aspetto fondamentale è l’integrazione dei dati: mentre un gestionale può creare silos informativi, un ERP integra nativamente i dati provenienti da diverse aree funzionali, fornendo una “un’unica fonte di verità” per il decision-making. Ciò è particolarmente rilevante nell’era dei big data e dell’analisi predittiva.
Un’altra differenza significativa riguarda la copertura funzionale: mentre un gestionale standard può eccellere in aree specifiche, un gestionale integrato offre una suite completa di applicazioni che coprono l’intero spettro dei processi aziendali, dalla finanza alle risorse umane, dalla supply chain al customer relationship management. Questo approccio end-to-end permette una maggiore standardizzazione dei processi e una visibilità a 360 gradi sulle operations aziendali.
I vantaggi dei sistemi gestionali integrati per le PMI
L’adozione di un gestionale integrato da parte delle piccole e medie imprese (PMI) sta diventando sempre più cruciale per rimanere competitive nel mercato globale.
Per le PMI, i vantaggi sono molteplici e significativi. In primo luogo, un ERP offre una visione unificata dei dati aziendali, eliminando i silos informativi e consentendo un processo decisionale più informato e rapido.
Un altro vantaggio chiave è l’automazione dei processi, che riduce gli errori manuali e aumenta l’efficienza operativa. La scalabilità è un altro aspetto fondamentale, per consentire alle PMI di espandere facilmente le proprie capacità man mano che l’azienda cresce, senza la necessità di investimenti infrastrutturali significativi.
La gestione della supply chain è un’altra area in cui l’ERP offre vantaggi sostanziali, avendo visibilità in tempo reale sulla catena di approvvigionamento, ottimizzando la gestione delle scorte e riducendo i costi operativi.
Infine, l’adozione di un sistema gestionale integrato può migliorare significativamente la conformità normativa e la sicurezza dei dati, aspetti sempre più critici nell’era digitale.
Come scegliere il gestionale integrato adatto alla propria azienda
La scelta del gestionale integrato più adatto alle esigenze specifiche di un’azienda è un processo critico che può determinare il successo o il fallimento dell’implementazione.
Il primo passo è condurre un’analisi approfondita dei processi aziendali esistenti, identificando le aree di inefficienza e le opportunità di miglioramento. Questo permette di definire chiaramente i requisiti funzionali e tecnici del sistema ERP.
Ad esempio, un’azienda manifatturiera potrebbe dare priorità a funzionalità avanzate di gestione della produzione e della supply chain, mentre una società di servizi potrebbe concentrarsi maggiormente su moduli di gestione dei progetti e fatturazione. È fondamentale coinvolgere gli stakeholder chiave di tutte le aree aziendali in questo processo per garantire che tutte le esigenze siano considerate.
La scalabilità è un altro fattore cruciale: il sistema scelto deve essere in grado di crescere con l’azienda. In questo senso, soluzioni cloud-based offrono maggiore flessibilità rispetto ai sistemi on-premise tradizionali.
L’integrazione con i sistemi esistenti è un altro aspetto da non sottovalutare: un ERP che si integra facilmente con le applicazioni già in uso può ridurre significativamente i tempi e i costi di implementazione.
La facilità d’uso e l’esperienza utente sono fattori sempre più importanti nella scelta di un ERP. Sistemi con interfacce intuitive e personalizzabili possono favorire l’adozione da parte degli utenti e ridurre i tempi di formazione.
Infine, il Total Cost of Ownership (TCO) deve essere valutato attentamente, considerando non solo i costi di licenza ma anche quelli di implementazione, personalizzazione, formazione e manutenzione.
Implementazione del sistema gestionale integrato
L’implementazione di un sistema gestionale integrato è un processo complesso che richiede una pianificazione attenta e un’esecuzione meticolosa.
Fasi di installazione e migrazione dei dati
- Analisi dei requisiti – Prima di tutto, è essenziale condurre un’analisi dettagliata delle necessità aziendali. Questo passaggio permette di definire le funzionalità cruciali del gestionale, identificare le principali aree di miglioramento e pianificare la struttura dell’implementazione.
- Selezione del fornitore e del sistema – Basandosi sui requisiti stabiliti, è possibile procedere alla scelta del fornitore e del software gestionale integrato più adatti. La scelta giusta tiene conto non solo delle funzionalità, ma anche della scalabilità, del supporto tecnico offerto e della compatibilità con i processi aziendali esistenti.
- Personalizzazione del sistema – Una volta scelto il software, si passa alla fase di personalizzazione, in cui il sistema viene adattato ai flussi operativi dell’azienda.
- Migrazione dei dati – La migrazione dei dati dai vecchi sistemi al nuovo gestionale integrato è una fase critica. Coinvolge il trasferimento di informazioni essenziali (anagrafiche, inventari, ordini, ecc.) e richiede estrema attenzione per evitare perdite o duplicazioni di dati.
- Formazione del personale – L’implementazione non è completa senza un’adeguata formazione per il personale, che deve apprendere il funzionamento del nuovo gestionale.
- Test e avvio operativo – Prima del lancio definitivo, è utile eseguire test di sistema e simulazioni per verificare che tutte le funzionalità siano operative e che i dati siano correttamente allineati. Una volta completati i test, il sistema può essere attivato ufficialmente, e il monitoraggio continuo iniziale permette di correggere eventuali problemi.
Analisi dei benefici nel lungo periodo
L’adozione di un sistema gestionale integrato offre vantaggi che si estendono ben oltre il periodo di implementazione iniziale. Vediamo come i benefici si consolidano nel lungo termine:
- Ottimizzazione dei processi aziendali – Con il passare del tempo, il gestionale integrato snellisce i processi aziendali grazie alla centralizzazione delle informazioni. Le operazioni manuali si riducono e aumenta la produttività, con un conseguente risparmio di tempo e risorse.
- Maggiore accuratezza e sicurezza dei dati – Il sistema gestionale integrato elimina la duplicazione e frammentazione dei dati, migliorando l’accuratezza delle informazioni e riducendo gli errori. Inoltre, la gestione centralizzata garantisce alti standard di sicurezza e tracciabilità.
- Decisioni informate e strategiche – Il sistema fornisce report e analisi in tempo reale, consentendo ai responsabili aziendali di prendere decisioni basate su dati precisi e aggiornati. Questa capacità strategica migliora le previsioni aziendali, ottimizza i costi e favorisce la crescita.
- Scalabilità e adattamento – Un gestionale integrato supporta facilmente l’espansione aziendale. Grazie alla modularità, consente di aggiungere nuove funzionalità e integrare nuovi processi, adattandosi al cambiamento delle esigenze aziendali.
- Soddisfazione del cliente – L’efficienza dei processi interni e la gestione ottimale delle risorse portano a un servizio clienti migliorato. Maggiori precisione e velocità di risposta alle richieste dei clienti aumentano la loro soddisfazione, rafforzando la reputazione aziendale.
Quale software gestionale integrato scegliere: 5 soluzioni da tenere in considerazione
Una volta analizzate le funzionalità e i vantaggi di un sistema gestionale integrato, è il momento di considerare su quale soluzione puntare. Quella che segue è una selezione di 5 sistemi gestionali integrati di rilievo, come indicato da report come i Magic Quadrant di Gartner e le G2 Grid.
Oracle Fusion Cloud ERP
Oracle Fusion Cloud ERP emerge come una soluzione leader nel panorama dei sistemi ERP cloud-native per le grandi imprese. Questa suite offre funzionalità avanzate per la gestione finanziaria, la supply chain, la produzione e le risorse umane, integrate in un’unica piattaforma cloud.
Un punto di forza significativo è l’infrastruttura tecnologica proprietaria di Oracle, che fornisce servizi iPaaS all’avanguardia per lo sviluppo di applicazioni, l’integrazione API e l’analisi dei dati. Questo permette alle aziende di creare soluzioni personalizzate mantenendo l’integrità del core ERP.
La Global Single Instance di Oracle consente inoltre implementazioni su singola istanza a livello mondiale, semplificando la gestione per le multinazionali.
Tuttavia, la transizione a Oracle Fusion Cloud ERP può presentare sfide per le grandi imprese con sistemi legacy altamente personalizzati. Come evidenziato da Gartner, le organizzazioni complesse potrebbero dover affrontare gap funzionali che richiedono sviluppi aggiuntivi sulla piattaforma Oracle.
SAP S/4HANA Cloud
SAP S/4HANA Cloud si afferma come un sistema gestionale integrato di punta per le aziende di medie e grandi dimensioni, con una forte presenza globale e un focus particolare sui settori manifatturiero e della supply chain.
La piattaforma offre funzionalità end-to-end che coprono l’intera catena del valore, dalla pianificazione finanziaria alla gestione della produzione e della logistica.
Un punto di forza significativo è l’integrazione con SAP Business Technology Platform (BTP), che fornisce strumenti avanzati per l’estensione delle funzionalità, l’integrazione con sistemi terzi e lo sviluppo di applicazioni personalizzate. Questo approccio favorisce la composability, permettendo alle aziende di adattare la soluzione alle proprie esigenze specifiche senza compromettere l’integrità del core ERP.
SAP ha inoltre investito notevolmente nell’incorporare capacità di intelligenza artificiale e machine learning, come evidenziato dalle recenti innovazioni in ambito PLM e gestione della supply chain sostenibile.
Tuttavia, la transizione a S/4HANA Cloud può presentare sfide significative, come la complessità dell’ecosistema SAP: mentre offre una vasta gamma di soluzioni integrate, la navigazione tra le diverse opzioni può risultare complessa per i clienti.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 si posiziona come un gestionale integrato versatile, particolarmente apprezzata dalle aziende di medie dimensioni e dalle grandi imprese che adottano strategie ERP a due livelli.
La forza di Dynamics 365 risiede nella sua profonda integrazione con l’ecosistema Microsoft, offrendo sinergie naturali con strumenti come Office 365, Teams e Power BI. Questo permette alle aziende di creare un ambiente di lavoro coeso e altamente produttivo.
La piattaforma Azure su cui si basa Dynamics 365 fornisce capacità avanzate di scalabilità, sicurezza e analisi dei dati, incluse funzionalità di AI e machine learning. In questo senso, Microsoft sta integrando funzionalità di AI generativa, come Copilot, direttamente nell’interfaccia utente, promettendo di migliorare significativamente la produttività e l’usabilità.
Di contro, tra le principali aree di attenzione si segnala che, nonostante l’obiettivo di servire grandi imprese, la soluzione è più ampiamente adottata da organizzazioni di medie dimensioni. Le aziende con ambienti molto complessi, molteplici modelli di business o una presenza geografica estesa potrebbero trovare Dynamics 365 più adatto come parte di una strategia ERP a due livelli piuttosto che come soluzione unica.
Workday
Tra i sistemi gestionali integrati cloud-native, Workday Enterprise Management Cloud è una soluzione particolarmente apprezzata per le sue robuste capacità in ambito finanziario e di gestione del capitale umano.
Workday si distingue per la sua architettura unificata che integra funzionalità finanziarie, HR e di pianificazione, offrendo un’esperienza utente coesa e dati coerenti in tutto il sistema. Un altro punto di forza significativo è la sua capacità di supportare organizzazioni complesse con modelli di business ibridi, coprendo sia esigenze product-centric che service-centric. Questo la rende particolarmente adatta per aziende che operano in settori diversificati o che stanno attraversando trasformazioni digitali.
L’approccio di Workday all’innovazione è notevole, con investimenti continui in tecnologie di machine learning e AI per migliorare l’automazione dei processi, l’analisi predittiva e l’esperienza utente.
Tuttavia, Workday presenta anche alcune limitazioni da considerare. Un aspetto da valutare è la strategia di Workday per le soluzioni specifiche di settore: mentre l’azienda ha introdotto acceleratori di settore e soluzioni partner negli ultimi anni, il suo focus rimane su un numero limitato di industrie. Le organizzazioni con esigenze molto specifiche in settori non prioritari per Workday potrebbero dover fare affidamento su soluzioni di terze parti o sviluppi personalizzati.
Infor CloudSuite
Infor CloudSuite si posiziona come una soluzione cloud robusta e flessibile, particolarmente apprezzata per il suo approccio industry-specific e la capacità di supportare scenari di produzione complessi.
La forza di Infor CloudSuite risiede nella sua architettura modulare che offre soluzioni verticali preconfigurate per specifici settori industriali, come il manufacturing, la distribuzione e il settore alimentare. Questa strategia permette alle aziende di adottare best practices di settore sin dall’implementazione, riducendo potenzialmente i tempi e i costi di configurazione.
Un altro aspetto significativo è la piattaforma tecnologica sottostante, Infor OS, che sfrutta le capacità di Amazon Web Services (AWS) per fornire servizi di estensibilità e integrazione condivisi tra le diverse applicazioni ERP e di terze parti.
Infor ha investito notevolmente nell’incorporare capacità di intelligenza artificiale e machine learning nella sua suite, con particolare focus sull’automazione dei processi e l’analisi predittiva. La recente introduzione di funzionalità di data analytics, con dashboard integrate in molti domini funzionali, dimostra l’impegno di Infor nel fornire insights preziosi ai suoi utenti.
Infor CloudSuite presenta anche alcune sfide da considerare. Un punto di attenzione riguarda la chiarezza dell’offerta prodotto: i clienti spesso esprimono confusione sulle funzionalità incluse in una particolare offerta CloudSuite e su quale sia la soluzione migliore per le loro esigenze. Questo è in parte dovuto alla decisione strategica di Infor di focalizzarsi su verticali industriali, preselezionando la soluzione ERP core più adatta per ogni CloudSuite di settore.
