Operando in un mercato globalizzato e veloce, ogni azienda che voglia tenere il passo deve dotarsi di un’organizzazione che le permetta la giusta multifunzionalità. La gestione di ogni processo aziendale deve essere efficiente e competitiva e deve rispondere con tempestività a ogni richiesta del mercato, ma soprattutto c’è assoluta necessità di eliminare ogni inefficienza, spreco o errore che possa pesare sui costi che l’azienda stessa affronta quotidianamente. Per questo motivo, è ormai indispensabile che le informazioni e i dati interni siano immediatamente consultabili e condivisibili e questo è possibile soltanto dotandosi di un sistema ERP, l’Enterprise Resource Planning (in italiano traducibile come Pianificazione delle Risorse d’Impresa), ovvero un insieme di software gestionali in grado di velocizzare e semplificare ogni processo aziendale.

Cos’è un software ERP

Secondo la definizione di Wikipedia, un ERP è “un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.)”. Nello specifico, l’acronimo è riferito a un insieme di software che vengono utilizzati dalle aziende per gestire varie attività interne, dalla contabilità, al project management, alla gestione del rischio, alla pianificazione e quantificazione dei risultati finanziari dell’organizzazione, ma sono in grado anche di automatizzare una buona parte delle attività a carico dei reparti IT e risorse umane. Il loro utilizzo, come anche il termine stesso ERP, iniziò a diffondersi all’inizio degli anni ’90, comprendendo tutti quei software in possesso di specifici requisiti quali l’informatizzazione dell’impresa, la standardizzazione delle soluzioni e funzioni, la gestione di più reparti, mercati, aziende ecc. e la gestione di problematiche di elevato livello. In particolare, la prima versione di un ERP fu creata per mettere in collegamento diretto due precise aree di un’azienda: quella della gestione contabile e quella dell’area di gestione logistica (approvvigionamento e magazzini).

Col passare del tempo, questi sistemi si sono evoluti, sviluppando tutta una serie di nuovi modelli adatti anche ad altre realtà imprenditoriali, arrivando a coprire l’intero mercato, tanto che oggi esiste un ERP per qualunque tipo di azienda, grande, piccola o multinazionale. Oggi, questi sistemi sono utili alle imprese per avere una visione a 360 gradi di tutti i vari elementi da cui dipende il proprio business e uno dei loro principali compiti è di gestirne tutti i processi, garantendo il corretto scambio dei dati interni. In pratica, il sistema ERP raccoglie i dati da ogni settore dell’azienda ed elimina quelli ridondanti, assicurando l’integrità degli stessi e creando un’unica attendibile fonte, sempre aggiornata e consultabile da chi è autorizzato. Da quanto scritto, si intuisce facilmente che oggi i sistemi ERP sono fondamentali per il corretto funzionamento di un’azienda, piccola o grande che sia e in qualsiasi settore operi. Per molte di loro, addirittura, la sua importanza è paragonabile quella del sistema elettrico che alimenta ogni macchina e ogni strumento aziendale.

Come funzionano i software ERP

Il ruolo fondamentale che svolge ogni sistema ERP è quello di integrare i processi più importanti del business aziendale, quali il magazzino, l’amministrazione, gli acquisti e le vendite. Dotarsi di un ERP significa ottimizzare tutti questi processi, grazie all’utilizzo dei software compresi nel sistema, i quali permetteranno all’azienda di ridurre sia gli sprechi che gli errori. La base indispensabile da cui partire per massimizzare i benefici di un sistema ERP è che le informazioni aziendali siano utili e fruibili per tutti i reparti, perché il principio fondamentale del funzionamento dei sistemi ERP è la loro capacità di raccogliere e centralizzare tutti i dati provenienti dai vari dipartimenti e dalle diverse attività aziendali. Così facendo, non solo eliminano il problema della duplicazione dei dati e del loro disallineamento, ma offrono all’azienda una banca completa e unica, in grado di aggiornarsi in tempo reale quando un utente effettua qualsiasi tipo di operazione all’interno del sistema. Tecnicamente, un sistema ERP si sviluppa in tre funzioni: le suite, i moduli e le funzioni: la prima è la struttura dell’ERP stesso, quindi l’insieme di tutti i moduli informativi scelti e configurati a seconda delle necessità aziendali. I moduli non sono altro che i diversi software che gestiscono ogni specifico aspetto dell’impresa, quindi quelli che coordinano la produzione, la contabilità, il magazzino, le vendite, gli acquisti ecc. Le funzioni, infine, rappresentano le operazioni singole che ogni utente può effettuare dentro i vari moduli, quindi comprendono le diverse attività a carico dei vari reparti.

Come scegliere un software ERP

Scegliere il giusto sistema ERP non è una decisione facile né da prendere alla leggera, perché sono talmente tante le soluzioni che ognuno di questi può offrire che l’errore è sempre dietro l’angolo. I sistemi di gestione degli stipendi di un’organizzazione di servizi, per esempio, sono diversi rispetto a quelli di un’impresa che si occupa di costruzioni, per cui il primo passo da compiere prima di scegliere un sistema ERP per la propria azienda è conoscere e mapparne con estrema precisione i processi. Inoltre, i software in licenza, impongono una gestione massimizzata e oculata delle licenze stesse, per cui è indispensabile conoscere già il numero degli accessi da abilitare. Infine, un’organizzazione, di qualsiasi tipologia sia, deve disporre dell’architettura adatta a sfruttare al massimo le potenzialità dei sistemi ERP, che richiedono sia una struttura hardware che software: è necessario, per esempio, avere un server centrale, predisporre sistemi di backup e aver chiara la definizione della governance del sistema stesso, per cui, tra l’altro, andrebbero preventivati anche i costi del contratto, della manutenzione e dei vari aggiornamenti necessari tra server, database e sistema operativo.

Una volta accertato di avere la struttura adeguata a installare un sistema ERP, si può passare alla sua scelta che, come già detto, deve partire dalle esigenze della singola azienda, ma che, in generale, deve poggiare le basi sulla sua usabilità generale, su un’impostazione intuitiva e sulla mappatura dei flussi di lavoro. Un sistema ERP può essere acquistato unicamente da un solo produttore, oppure comprando i singoli moduli da diversi venditori, inoltre bisogna sempre verificare, prima, se il sistema richieda dei server fisici o, più semplicemente, un cloud. Economicamente, non è un investimento elevato, perché un sistema ERP non richiede l’utilizzo di hardware aggiuntivi e la sua tariffa di installazione è abbastanza esigua se non, addirittura, gratuita. Le licenze, invece, vengono pagate su base mensile.

I migliori software ERP presenti sul mercato

Epicor

In base ai presupposti indicati sopra, in commercio si trovano diversi sistemi ERP che potrebbero essere scelti, a partire da Epicor che punta, in particolare, sulla contabilità, sulla pianificazione dei materiali e sulla gestione delle scorte. Inoltre, questo sistema permette l’implementazione degli strumenti che offre, come i software SaaS o il servizio in hosting. Grazie a Epicor, l’azienda potrà gestire ogni tipo di attività, integrando i vari software che si utilizzano in ufficio, in particolare quelli orientati alle vendite, alla già citata contabilità o alla gestione della liquidità e dei conti fornitori/crediti.

Acumatica

Acumatica è un altro sistema ERP molto utile, in particolare per tutte quelle imprese che si occupano di servizi (distribuzione, vendita all’ingrosso, telecomunicazione, sanità ecc.). La sua principale caratteristica è di saper gestire e tracciare ogni elemento presente in inventario, permettendo l’estrapolazione di report e analisi con i quali monitorare le prestazioni dell’azienda che ne fa uso. È utile per qualsiasi tipo di impresa, molto flessibile e intuitivo ed è “cloud-based”, quindi compatibile con qualsiasi dispositivo, sistema operativo o browser.

Microsoft Dynamics

Naturalmente, non può mancare un sistema ERP marchiato Microsoft che, col suo Dynamics, punta a semplificare la gestione di vari aspetti aziendali, tra cui quello delle risorse umane, della gestione finanziaria, della business intelligence e delle forniture. Essendo marchiato Microsoft, si appoggia sui frameworks Windows e .Net così da integrarsi perfettamente con i sistemi operativi Microsoft. È caratterizzato da un’interfaccia molto semplice e intuitiva e dalla possibilità di memorizzare tutti i dati su un server, utile per effettuare con grande immediatezza analisi sui dati aziendali.

Infor Visual

Se si gestisce un’impresa dove c’è bisogno di migliorare alcune aree, Infor Visual ERP potrebbe essere uno strumento utile e importante. La sua principale caratteristica è di offrire una gestione più visiva delle informazioni rispetto ad altri sistemi, cosicché rende più facile analizzare ogni fase del processo lavorativo e individuare i punti da migliorare. Tra l’altro, questo sistema è integrabile con la suite Office e rende visibile perfino il modo (e la quantità) in cui un processo aziendale può influire sugli altri.

SAP

SAP è un altro ERP utile per qualsiasi tipologia di impresa che ha bisogno di semplificare i vari processi utilizzando un unico sistema. In particolare, è rivolto a chi ha bisogno di un aiuto nella gestione delle relazioni coi clienti, dell’inventario e delle applicazioni finanziarie. Il servizio presenta un’ampia possibilità di personalizzare i diversi moduli, è compatibile con tutte le maggiori applicazioni da ufficio e permette diverse configurazioni di server database.

Oracle

Oracle ERP è, invece, più indicato a quelle aziende in espansione che hanno bisogno di uno strumento di gestione che gli permetta di pianificare i profitti, gestire dei piani di rischio o analizzare dei report fiscali. Come tutti gli ERP, anche questo evita la duplicazione dei dati e fornisce in tempo reale tutte le informazioni inerenti ai vari processi aziendali, permettendone il miglioramento e rafforzando la sinergia tra dipartimenti. In questo modo, l’azienda avrà un maggiore controllo finanziario e i dati saranno mantenuti sempre integri e fluidi.

Zucchetti

Infine, uno dei più conosciuti ERP in Italia è Zucchetti, che propone ai clienti una suite di prodotti pronti a soddisfare ogni esigenza specifica, dalla contabilità fino agli acquisti, passando per le vendite, la logistica e la produzione. È, attualmente, uno dei sistemi più economici in commercio, ma non per questo inferiore come prestazioni, oltre che dotato di un’interfaccia molto “user friendly”.