Stampare un documento ormai è uno spreco di carta ma lo è ancora di più se viene stampato, firmato, scansito e rispedito al mittente, un’azione in molte aziende quasi quotidiana.
La firma digitale è lo strumento che può ridurre lo spreco di tempo e carta, infatti, permette ai cittadini e alle imprese di firmare i documenti digitali conferendogli un valore legale.
Un software che offre questa funzionalità agevola la memorizzazione della propria firma e consente di dare in automatico un alto livello di sicurezza al documento, certificandone l’autenticità.  
Altra garanzia è l’integrità, in quanto il documento non può essere modificato una volta firmato e non può essere “disconosciuto” dal firmatario.

Una firma digitale è una firma elettronica?
Non sono la stessa cosa. Una firma digitale è un pacchetto criptato associato ad un documento.
Un software per la firma digitale crea una versione ridotta del documento che sarà codificato con una chiave presente nel certificato della firma digitale. Per validare la firma, la versione digitale del documento viene decodificata con la chiave del firmatario e confrontata con il documento originale.

Le diverse tipologie di firma digitale:

  • Firma elettronica. Firma semplice che ha valore legale se un giudice la convalida. Non permette però l’integrità del documento e per questo non è sicura come le altre tipologie di firme.
  • Firma elettronica avanzata. Il firmatario che detiene uno strumento di firma digitale (per esempio, un tablet che consenta di riprodurla digitalmente) la rende sicura e certificata, in quanto il mezzo gli permette un controllo esclusivo.
  • Firma elettronica qualificata. Applicata ai documenti tramite i kit, mezzi qualificati.
  • Firma elettronica digitale. Comprende un sistema di crittografia asimmetrica (due chiavi crittografate vengono utilizzate per valutare l’autenticità e l’integrità del documento) accostato alla firma elettronica qualificata di cui abbiamo già parlato.

Le aziende stanno comprendendone i benefici, infatti, le transazioni avvenute con consenso tramite firma digitale sono passate da 89 milioni nel 2012 a 754 milioni nel 2017 (secondo The statistics Portal).

A cosa servono i kit di firma digitale
I kit sono solitamente composti da una Smart Card o chiavetta USB (con il certificato di firma digitale), i software per l’applicazione e l’attivazione della firma. Ogni kit è legato a un certificatore (Aruba, Poste Italiane…), che crea un account tramite il proprio sito e gestisce la certificazione attraverso i documenti dell’utente. Questa validazione avviene tramite pubblico ufficiale, ufficio postale, a domicilio o online (con la webcam del pc).
Una volta attivato il kit bisogna scaricare un programma di lettura del software, avviarlo e applicare la firma nei documenti da legittimare.
Solitamente questi kit hanno una validità di 3 anni.


Tre esempi di aziende che offrono il servizio di firma digitale

Wacom. Wacom è un’azienda giapponese che si occupa di produrre pen tablet, display interattivi con penna e soluzioni di interfaccia digitale. In questo caso, Wacom offre pad e display di firma utilizzati in diversi ambiti come banche, imprese, telco per integrare la firma elettronica nei rispettivi processi di business. I sign pad possono, inoltre, essere utilizzati negli scenari mobili, per esempio, servizi di manutenzione e personale che presta assistenza presso le strutture del cliente.
L’offerta hardware inizia con i sign pad monocromatici compatti. I sign pad LCD a colori non solo acquisiscono la firma del cliente, ma possono inoltre essere utilizzati a scopo pubblicitario presso lo sportello o il POS, quando non sono in uso. Infine, i display di firma Wacom sono in grado di visualizzare documenti a formato completo per consentire al cliente di vedere l’intera pagina che sta firmando, una soluzione richiesta in modo particolare per contratti o altri, più complessi, processi aziendali. Tutto l’hardware prodotto da Wacom si basa sulla tecnologia con penna (tecnologia EMR) brevettata di Wacom. Grazie a questa tecnologia, il sign pad può registrare la firma insieme alle caratteristiche complementari, quali la velocità di scrittura oppure la pressione esercitata durante la firma. Questi dati biometrici sono una parte importante della firma avente valore legale, e rendono l’hardware Wacom pronto per l’uso nell’amministrazione pubblica o altri scenari in cui la protezione contro le frodi è essenziale.

Buffetti. Buffetti offre un’ampia gamma di soluzioni per la firma digitali (smart card, chiavette USB, smartphone e tablet), permettendo all’utente di firmare i documenti 24 ore dopo l’acquisto. I prodotti Buffetti sono compatibili con i più diffusi programmi di firma digitale e possono far accedere ai siti della Pubblica Amministrazione.

Aruba. Aruba offre soluzioni come dispositivi USB e Smart Card in cui vengono rilasciati i certificati di Firma qualificata e il certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Un esempio è il dispositivo Aruba Key all-in-one, composto da una chiavetta di 2 GB, una Smart Card, un software integrato, certificati di firma e autenticazione CNS.