Evolve Srl

Vogliamo liberare le scrivanie dalla carta e accompagnare le aziende all’utilizzo di documenti nativi digitali, garantendo una più facile fruibilità dei documenti e elaborazione dei dati. Ci impegniamo per una migliore gestione degli spazi, per l’efficienza nell’organizzazione e per l’abbattimento degli sprechi e dei costi.
Offriamo un supporto completo ai nostri clienti partendo dall’ indicizzazione sia dei documenti digitalizzati che nativi digitali, fino al processo di conservazione digitale a norma garantendo l’integrità e la disponibilità al cliente della documentazione a lungo termine.
Il nostro team ha una pluriennale esperienza nella gestione documentale e nella conservazione digitale a norma. La flessibilità nell’approccio e nel sapere implementare una soluzione customizzata che rispecchia le effettive esigenze, lo sviluppo interno degli applicativi software, la capacità di proporre diversi modelli operativi – tra cui anche la creazione di isole di lavoro all’ interno dell’organizzazione del Cliente – nonché le professionalità presenti all’interno di Evolve Srl sono alcuni degli elementi che ci distinguono dalla concorrenza.

Politica ed obiettivi
Il CDA ha definito la Politica del sistema di gestione integrato considerando:

  • i rischi e le opportunità derivanti dall’analisi del contesto esterno ed interno;
  • il riferimento agli obiettivi strategici e operativi della società;
  • l’impegno del CDA a fornire adeguate risorse per il conseguimento degli obiettivi;
  • l’impegno della Direzione a riesaminare i risultati del Sistema di gestione integrato;
  • l’individuazione di azioni di miglioramento continuo.

Sede:

Via Divisione folgore, 38 – 36100 – Vicenza

Cosa Facciamo

ServiziL

Conservazione digitale e fatturazione elettronica
Stoccaggio documentale e servizi logistici
Dematerializzazione
Outsourcing bancario
Veicolazione documenti
Document Process Solution

I nostri prodotti

AlfrescoL

“Alfresco ECM” (www.alfresco.com) è il più diffuso software documentale di tipo open source, di classe enterprise. Orientato alle medio-grandi e grandi aziende e organizzazioni, costituisce l’alternativa ai sistemi documentali proprietari (a licenza) quali Documentum®, IBM FileNet®, Microsoft SharePoint®. Lo sviluppo è garantito da un network globale di sviluppatori, ed è coordinato dalla casa madre “Alfresco inc.” (con sede in UK.)

Disponibile in tre edizioni (Community, Standard ed Enterprise: le seconde due con supporto utente erogato dalla casa madre), Alfresco si caratterizza per:

– essere completamente web: vi si accede da qualsiasi pc con o dispositivo mobile (disponibile anche l’apposita app)
– adottare standard aperti: si interconnette facilmente con altri applicativi e sistemi
– indipendenza dalla piattaforma informatica, e specificamente: dal sistema operativo (Linux, Windows), database, application server
– un’interfaccia utente (Alfresco Share) facile, intuitiva e orientata al lavoro collaborativo.
Alfresco è un software robusto, che può archiviare in modo i documenti di organizzazioni di qualsiasi dimensione.

Evolve sviluppa progetti documentali con Alfresco, su specifiche esigenze del cliente. L’iter di progetto è il seguente:

– Analisi funzionale
– Analisi tecnica
– Sviluppo della soluzione
– Installazione e test
– Supporto

CertDeliveryL

CertDelivery è un portale web che ha lo scopo di consentire lo scambio di documenti tra aziende, come alternativa all’utilizzo della mail con allegati. E’ il software che rende possibile il servizio di veicolazione dei documenti.

Il principio di funzionamento dell’applicazione è il seguente:
il mittente carica il documento nel portale (ciò avviene in modo automatico: si veda più sotto);
il portale invia una email di notifica al destinatario, informandolo della presenza del documento (“Ci sono nuovi documenti: cliccare qui per il download”)
il destinatario si collega al portale ed esegue il download del documento a lui destinato.
Il portale gestisce la multicanalità, in quanto il destinatario riceve il documento in formato digitale (tipicamente un PDF) oppure cartaceo, in base agli accordi relativi alle modalità di invio concordato tra mittente e ricevente.

I vantaggi di CertDelivery sono:
– Processo completamente automatico.
Il mittente si limita a inviare i documenti da spedire a Evolve: è il sistema che carica i documenti sul portale e che li “smista” ai singoli destinatari. Ciò significa, per il mittente, risparmiare il tempo legato all’invio dei singoli documenti (a uno a uno). L’integrazione con il postalizzatore consente di evitare al mittente le attività di stampa, imbustamento, spedizione dei documenti cartacei.

– Utilizzo di Internet per lo scambio di file (invece dell’email).
Ai destinatari che desiderano il documento in PDF, viene inviata una email di notifica, senza allegati. E’ il destinatario che si collega al portale ed esegue il download. Questo significa, per il mittente, non sovraccaricare il proprio server di posta, né la propria banda Internet in uscita.

– Tracciabilità del processo di spedizione/invio.
Nel portale rimane traccia del momento (giorno/ora) in cui il destinatario esegue il download del documento. Egli non può quindi dire “Non ho ricevuto il documento”.

– Gestione delle eccezioni.
Si dia il caso che, a dieci giorni dalla ricezione dell’email di notifica, il destinatario non abbia ancora scaricato il file. E’ possibile impostare delle regole che catturano queste eccezioni, e attivino delle misure ad hoc: ad esempio, inviare una seconda email di notifica allo stesso destinatario della prima, oppure a un altro indirizzo email dell’organizzazione del cliente.

– Il portale funge da database dei documenti scambiati tra le due aziende.
I documenti sempre disponibili, per altri successivi (eventuali) download, da parte del destinatario. Nel caso in cui il destinatario smarrisca il documento ricevuto, questa possibilità torna utile.

QuickDocL

QuickDoc è un software documentale specifico per il settore bancario. Scopo dell’applicazione è quello di spostare la lavorazione dei documenti (quali Bonifici, RiBa, Mav/Rav, ecc.) dalle filiali sul territorio a sedi centralizzate chiamate BOC, Back Office Centralizzati.

In termini generali, ciò significa che il luogo dove il documento è generato (la filiale) non coincide (necessariamente) con lo stesso luogo dove il documento viene preso in carico e lavorato. QuickDoc consente di “trasferire in remoto” la lavorazione dei documenti.

QuickDoc implementa un workflow di lavorazione dei documenti, qui descritto sinteticamente:

– Il cliente che si reca in filiale per effettuare l’operazione di sportello (ad esempio, la presentazione di alcune RiBa): il documento relativo all’operazione viene generato/compilato.
– Il documento viene scansionato
– Più documenti scansionati costituiscono una “Busta digitale”
– La busta digitale viene trasferita via Internet (con protocollo FTP) al backoffice centrale (BOC), con tutta una serie di controlli di congruenza sulla spedizione
– I singoli documenti sono assegnati agli operatori di backoffice. Il software distingue anche il profilo dell’operatore – ad esempio “Operatore specializzato in RiBa” – al quale assegna, prioritariamente, documenti di un tipo specifico (RiBa).
– Dei motori di tipo OCR/ICR/OMR (per l’acquisizione automatica di caratteri stampati e manoscritti) incorporati nell’applicazioni acquisiscono una serie di dati dai documenti, in modo da diminuire drasticamente l’attività manuale di data entry degli operatori, migliorandone l’efficienza operativa.
– I documenti sono lavorati dagli operatori
– Vengono eseguire le necessarie transazioni a host, via web service.

I vantaggi di QuickDoc sono:
1) Diminuzione dei costi di lavorazione dei documenti.
La specializzazione degli operatori del BOC consente di realizzare importanti economie di scala.
2) Clientela della banca meglio seguita.
Il personale di filiale è sgravato da tutta una serie di attività di backoffice, e possono meglio seguire e gestire le esigenze della clientela (applicando un approccio commerciale proattivo).
3) Facilità di ricerca e consultazione dei documenti.
Tutti i documenti lavorati sono in formato digitale, e archiviati in un database unico centrale.

CertDocL

Evolve mette a disposizione del cliente il portale CertDoc per la gestione e visualizzazione dei documenti digitali siano o no messi in regime di conservazione.

Tramite il portale è possibile gestire la ricerca di ogni singolo documento mediante l’elenco dei metadati corrispondenti.

Il sistema prevede la possibilità di visualizzazioni e/o download massivi gestiti su singolo profilo di accesso al portale.

Evolve Srl