Dal prossimo 1 gennaio 2019 è previsto l’obbligo di fatturazione elettronica B2B per tutti i tipi di rapporti commerciali fra soggetti residenti in Italia. In particolare, le fatture cartacee tradizionali o i soli PDF non potranno più essere pagati né registrati in contabilità, ma veicolati e archiviati esclusivamente in modalità digitale. L’Unione e la Commissione Europea hanno sancito l’obbligo di fatturazione elettronica come manovra finanziaria e norma standard per ogni stato membro.
Date da ricordare e obblighi della fatturazione elettronica
Dal 1 luglio 2018 obbligo di emissione di fatturazione elettronica per la cessione di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni effettuate da subappaltatori e subcontraenti. Tutte le Partita IVA con un’autovettura avranno l’obbligo di registrare una fattura di acquisto.
Dal 1 Settembre 2018 obbligo di emissione di fatturazione elettronica rivolto a soggetti extra-UE in ambito tax free shopping (ai sensi dell’art.4-bis del Decreto Legge 22 ottobre 2016, n. 193).
Dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti con partita IVA (esclusi minimi e forfettari) saranno obbligati ad emettere fatture online. La transizione tra cliente e fornitore sarà gestita dal Sistema di Interscambio (Sdl), incluse le fatture a consumatori finali.
Pro e contro della fatturazione elettronica
Quali sono i vantaggi dell’eInvoice? Le aziende potranno ridurre tempi e costi nella gestione dei dati, evitare la loro rilavorazione e aumentare la produttività. Questo cambiamento non è solo un obbligo ma può diventare un’opportunità per digitalizzare le relazioni con i fornitori e con i clienti, eliminando tutte quelle attività che di solito sono faticose e ad alto rischio di errore.
Invece, i problemi che devono essere affrontati riguardano: la diversa formattazione delle emissioni di ogni programma e le differenti norme nazionali che regolano l’entrata in vigore della fatturazione elettronica e che generano delle difficoltà per le transazioni da diversi paesi. Infine, rimane la paura di frodi e violazioni dei sistemi di sicurezza.
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica in Cloud?
Il sevizio in Cloud permette di utilizzare il software di fatturazione elettronica quando e dove si vuole, anche tramite app in modo facile e veloce. Inoltre, le fatture sono archiviate online, ciò garantisce l’accesso in ogni momento e il salvataggio automatico (disponibili sempre anche copie di backup salvate in automatico). Tuttavia, senza la possibilità di connettersi ad internet, non è possibile scaricare né emettere fatture, e ciò potrebbe rappresentare un problema, soprattutto a partire dall’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Date queste premesse, di seguito i principali software di fatturazione elettronica presenti sul mercato:
Arca Evolution – Wolters Kluver
Arca Evolution è un software ERP che comprende, tra le tante funzionalità, un programma di fatturazione B2B che gestisce gli acquisti dell’azienda, riduce il tempo di esecuzione ed emissione e gestisce le fatture elettroniche passive (visualizzazione, notifica e registrazione della fattura).
Wolters Kluver propone anche un servizio “Fattura Smart”, un programma in Cloud, disponibile tutti i giorni 24h su 24, che permette alle aziende di controllare i pagamenti, le fatture, le parcelle e le ricevute, automatizzando le importazioni. Inoltre, offre un servizio efficiente e veloce grazie a un maggiore controllo dell’emissione delle fatture, firmate ed inviate allo Sdl, senza costi di carta e francobolli.
Aruba
Aruba propone DocFly Fatturazione PA, programma adatto a qualsiasi azienda per la gestione della fatturazione elettronica. È un sistema semplice e versatile, che invia e conserva le fatture grazie ad un’interfaccia web intuitiva e rispetta la normativa vigente riguardante la conservazione sostitutiva. DocFly è un software che eroga fatture tramite una procedura guidata o manuale, effettua gli upload delle fatture in formato .xml o con file zip. Comunica attraverso l’area “Comunicazioni finanziarie” i dati relativi alla liquidazione periodica IVA e alle fatture emesse e ricevute. Inoltre, gestisce uno spazio aggiuntivo di conservazione disponibile in ogni momento.
Fattureincloud.it
Fatture in Cloud è un software di fatturazione elettronica che gestisce gli acquisti, i pagamenti, il magazzino, le analisi e report dell’azienda. Con il programma vengono create fatture e preventivi attraverso template personalizzabili, registrati gli acquisti, verificati i costi d’impresa e tracciati i pagamenti dei singoli conti per avere una visione della liquidità aziendale.
Inoltre, il software ha una funzione di riconoscimento OCR che importa le fatture, le ricevute, i documenti e li invia direttamente all’account utente del programma.
Il magazzino è sempre monitorato dalle analisi delle giacenze, dell’inventario, dei costi medi di vendita e di acquisto; un’altra nota importante che propone il software sono le analisi e i report che stimano il fatturato e gestiscono i crediti/debiti di clienti e fornitori, tra i pagamenti saldati e quelli stornati.
Fattura24
Fattura24 è un portale di nuova concezione che permette ad ogni libero professionista e/o PMI di disporre di un ufficio virtuale all’interno del quale creare le proprie fatture e gestire un qualsiasi documento contabile.
Con Fattura24 potrai creare fatture, note di credito e parcelle nel formato richiesto dalla pubblica amministrazione.
Potrai quindi scaricarle localmente nel tuo computer, firmarle con le tue credenziali di firma e quindi inviarle tramite PEC alla PA.
Se hai un account DocFly di Aruba PEC è ancora più semplice perchè dopo aver creato il documento potrai spedirlo da Fattura24 direttamente alla PA tramite il tuo DocFly e sarà quindi Aruba PEC a firmare il documento per nome e per conto tuo, gestirne la conservazione sostitutiva (che è obbligatoria per 10 anni su tutti i documenti elettronici) e inviarlo allo PA.
FEPA – Team System
FEPA è un software in Cloud adatto a tutte le aziende che lavorano nella Pubblica Amministrazione e tra privati. Essendo in cloud non deve essere installato e gli aggiornamenti sono automatici.
Le aziende possono gestire l’intero processo di fatturazione, creando e trasmettendo le fatture in XML, inserendo la firma digitale e tenendo sotto controllo lo stato delle fatture attraverso un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva.
Un’altra caratteristica importante del software è la possibilità di duplicare i dati di fatturazione e la loro conservazione digitale (che avviene automaticamente e a norma di legge).
Zucchetti
Zucchetti propone un software di fatturazione elettronica tra privati e Pubblica Amministrazione. Questo programma può essere integrato con i gestionali già utilizzati dalle aziende e offre un’automazione dell’intero processo di fatturazione. Inviando fatture elettroniche in formato XML a privati e PA, permette di ricevere fatture dai fornitori, di notificare la consegna del documento online e di firmare digitalmente le fatture, conservandole tramite backup. Tutto ciò è possibile grazie al servizio Digital Hub Zucchetti, che automatizza il processo di fatturazione, lo rende digitale, diminuisce il tempo relativo all’invio dei documenti e alla loro ricezione. Inoltre, il software di fatturazione elettronica di Zucchetti garantisce la gestione della sicurezza e riduce gli errori di trasmissione all’agenzia delle Entrate.
