Come scegliere il collaboration tool adatto al tuo business?

Il mondo del lavoro si muove velocemente e richiede alle aziende di essere sempre più flessibili e ubique, senza mai perdere di vista i propri obiettivi. Per questo è necessario munirsi della tecnologia appropriata per organizzarsi al meglio evitando imprevisti dovuti alla mancanza di strumenti appropriati.

Per questo, gli strumenti di collaborazione rendono più efficiente e veloce la gestione del lavoro nei team. Le tre aree principali in cui è possibile usare collaboration tool sono: la gestione della comunicazione, dei task e dei progetti, la condivisione di file e documenti. Ogni business ha le sue necessità peculiari, per cui bisogna sapere come scegliere nel mare di offerte di collaboration tool.

Di seguito vi suggeriamo per ogni area dei parametri da tenere in considerazione per scegliere il prodotto più adatto.

Strumenti di comunicazione

La comunicazione tra i membri del team è ingrediente imprescindibile per la buona riuscita dei progetti. Ci sono diverse piattaforme che offrono servizi di comunicazione sia per l’instant messaging sia per video conferenze. Un esempio è Slack, è una delle piattaforme più famose, permette di scambiare messaggi sia in gruppo sia tra singoli e di condividere file. Infine, per ogni funzione aggiuntiva ci son dei tool integrabili.

Dinets è il produttore di Circuit di Unify (ex Siemens Enterprise Communication). La missione di Unify è unificare reti, dispositivi e applicazioni eterogenee in un’unica esperienza intuitiva e coinvolgente per i clienti attraverso tutti i canali di comunicazione: voce, video, social media e con qualsiasi dispositivo: telefono, tablet, desktop o laptop. Tuto Integrato direttamente negli specifici flussi di lavoro aziendali dei clienti.

Strumenti di project & task management

Per un’immediata e completa visione e gestione dei progetti servono piattaforme che consentano di avere sotto controllo l’avanzamento di ogni lavoro. Queste piattaforme permettono di assegnare compiti, aggiungere nuovi collaboratori, segnare scadenze e priorità.

Come esempio vi suggeriamo Asana, piattaforma che permette la sincronizzazione dei progetti, la programmazione delle tempistiche per non perdere una scadenza e la creazione di task e sotto-task. Inoltre, Asana permette di integrare anche tool esterni (mail, documenti, ecc.) in modo tale da avere tutto il necessario per portare a termine il progetto in un unico punto.

Maticmind offre una vasta gamma di servizi in ambito condivisione e smart working. Con soluzioni di smart collaboration, grazie al Software development & System Integration attraverso un centro dedicato di competenze per lo sviluppo applicativo, sono in grado di offrire una vasta gamma di servizi applicativi. Nell’ambito del software development, possono costruire da zero nuove applicazioni o implementarle, adattandole alle specifiche richieste del cliente.

Strumenti di file sharing & management

Quante volte vi siete trovati innumerevoli versioni di uno stesso file, modificato e rinominato da ogni collaboratore? In questo modo la gestione di un file diventa una giungla di versioni in cui si fatica a districarsi.
I criteri che vi suggeriamo per scegliere il software di condivisione e co-creazione più adatto alle vostre esigenze sono: privilegiare tool ricchi di caratteristiche e opzioni in modo tale che possano essere soddisfatte sia esigenze di formattazione che grafiche, che permetta di inserire commenti, suggerimenti e di tenere traccia delle modifiche. Interfaccia intuitiva e di semplice utilizzo che non scoraggi l’utente. Sempre meglio optare per una soluzione che includa un cloud dove archiviare online i file in modo tale che siano accessibili in ogni momento e in ogni luogo. Infine, accertarsi delle condizioni di privacy dei documenti che devono essere condivisi, ma non pubblici!

I tool più noti sono Google Drive e Dropbox, che offrono spazio in cloud dove archiviare e modificare documenti.

Sistematica offre iShareDoc piattaforma dove archiviare e condividere documenti e dati accessibili da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, basta essere connessi al cloud. iShareDoc è basato su tecnologie open source come Java, Hibernate, Spring, Struts, Dojo, Json, Lucene, ecc. E supporta MySql, Postgres, database Oracle.