Motivare le risorse umane con le piattaforme IMS (Incentive Management System) in un contesto lavorativo, sia esso privato o aziendale, è fondamentale per raggiungere i risultati desiderati. In un mondo dove la tecnologia si lega concretamente a internet è possibile distrarsi facilmente con piattaforme di divertimento, inficiando concretamente sulle proprie prestazioni a lavoro.
Tale condizione costringe, o per meglio dire invoglia, le aziende nell’utilizzare software che limitino le distrazioni durante le ore di lavoro e inducano a una maggiore produttività. Nelle prossime righe approfondiremo le piattaforme IMS focalizzando lo sguardo sulle potenzialità e i vantaggi che tali risorse possono garantire ad aziende e privati per ottenere una migliore motivazione.
Indice argomenti:
Cosa sono le piattaforme Incentive Management System (IMS)
Un software IMS non è altro che un codice informatico basato su una strategia di gestione che consente di monitorare le prestazioni, l’analisi e le attività del personale aziendale. Un vero e proprio programma che secondo disposizioni preventive può limitare o consentire alcune azioni alle risorse umane durante il loro lavoro, inducendole a meno distrazioni e motivandole costantemente nel raggiungimento degli obiettivi preposti.
Ogni azienda, quindi, può gestire i programmi in modo da ottenere prestazioni migliori dai dipendenti, limitando i tempi morti e le dinamiche di distrazione.
Come è facile dedurre i software atti a tali funzioni possono essere di differente natura, cioè personalizzati e cuciti su misura delle esigenze aziendali. I programmi vengono scelti in base alle loro funzionalità specifiche e ciò dipende principalmente da due fattori: open source o a pagamento.
Open source: è possibile usufruire di software IMS completamente gratuiti che consentono un’ottima gestione degli incentivi delle risorse umane, ma hanno delle limitazioni nelle funzionalità.
A pagamento: i software IMS a pagamento danno la possibilità di gestire tutti gli aspetti di un sistema aziendale, limitando non solo le attività superflue ma influendo anche sul sistema di rete locale stesso.
A cosa servono le piattaforme IMS
Non è difficile dedurre quale possa essere lo scopo di utilizzare una piattaforma di questa tipologia, le aziende necessitano della massima attenzione e concentrazione dei dipendenti per raggiungere gli obiettivi prestabiliti, grazie a un software IMS è possibile pianificare nel miglior modo possibile le attività delle risorse umane. Tale condizione incrementa notevolmente le motivazioni all’interno del gruppo e non disperde energie verso distrazioni futili.
Come funzionano le piattaforme IMS
Da un punto di vista tecnico il funzionamento di un software di questa natura dipende prevalentemente dallo scopo per cui è stato programmato e della personalizzazione che l’azienda stessa effettua nella pianificazione di una strategia di lavoro ottimale. Benché la personalizzazione e le funzionalità possano differire a seconda del programma utilizzato, è possibile identificare tre metodi di applicazione fondamentali: limitazione dell’accesso a specifici contenuti, blocco della rete locale e l’interconnessione tra collaboratori.
Limitazione dell’accesso a specifici contenuti: il software, attraverso le impostazioni personalizzate dell’azienda, blocca l’accesso a specifiche pagine web o indirizzi particolarmente distraenti.
Blocco della rete: una piattaforma IMS può impedire l’accesso alla rete locale aziendale per un determinato tempo, garantendo la massima attenzione o le necessarie pause per recuperare energie. Il software, quindi, ha la capacità di limitare le porte di rete e gestire al meglio i flussi di dati in entrata e uscita.
Interconnessione tra collaboratori: tra le funzionalità più interessanti, di cui tutte le aziende hanno bisogno, c’è quella del creare un ambiente lavorativo virtuale condiviso in cui interagire e dedicarsi al progetto di lavoro con gli altri. Il software, limitando le attività superflue, crea un vero e proprio spazio digitale dove i partecipanti possono motivarsi e scambiarsi informazioni per velocizzare la lavorazione.
I vantaggi nell’utilizzo delle piattaforme IMS
Le applicazioni concrete di un software dedicato alla gestione delle motivazioni nella propria azienda sono oggettivamente infinite, poter adattare un piano di lavoro su obiettivi e potenzialità dei dipendenti è una risorsa su cui investire. Sebbene la definizione e il funzionamento diano l’idea delle potenzialità di un sistema IMS, è importante valutare i benefici di tali piattaforme prima di scegliere il software più adatto ai propri scopi. Analizziamo quindi i vantaggi che si possono ottenere da un software IMS.
- Spese;
- Gestione del tempo;
- Personalizzazione;
- Produttività;
- Motivazione.
Spese
La presenza sul mercato di software open source o a pagamento permette di abbassare in modo concreto i costi di investimento. Molte aziende tendono a utilizzare software a pagamento capaci di limitare in modo significativo le distrazioni dei dipendenti al fine di ottenere il massimo risultato.
L’investimento iniziale in un software IMS comporta vantaggi notevolmente superiori rispetto al non utilizzo. Tale ragionamento oltre ad essere rilevante in un periodo breve, cioè nell’ideazione e realizzazione del progetto, risulta fondamentale in un percorso a lungo termine.
Migliori saranno le funzionalità del software e maggiori potranno essere i risultati e le motivazioni che i dipendenti ritroveranno nel suo progetto lavorativo.
Gestione del tempo
Il fattore tempo è essenziale per ogni contesto lavorativo, riuscire a recuperare tempo, o nel caso specifico di una piattaforma IMS, non perdere tempo può essere di importanza cruciale.
Lo scopo di un Incentive Management System è proprio quello di gestire al meglio il tempo delle risorse umane, donando loro i mezzi per concentrarsi nel modo migliore possibile e ottimizzare le pause a disposizione. Uno dei problemi più spinosi sul lavoro è la pigrizia, le distrazioni di social network e siti di divertimento influiscono sui dipendenti e li conducono in uno stato di improduttività.
Attraverso un software che gestisca al meglio le attività dei dipendenti è possibile motivarli e ottenere prestazioni di gran lunga superiori a quelle abituali. Purtroppo, in un contesto aziendale le attività da svolgere sono veramente tante ed è quasi naturale concedersi qualche distrazione quando i responsabili sono indaffarati. Un software IMS ha la capacità di aiutare i responsabili aziendali in modo automatico e con grande precisione.
Personalizzazione
Il privato o la società che impiega un software di questa tipologia può personalizzare in modo eccellente tutte le funzioni e le azioni lavorative. Uno dei grandi vantaggi risiede proprio nel decidere, secondo la politica aziendale o personale, di limitare l’accesso a determinati siti web o semplicemente stabilire delle pause cronometrate.
Alla totale personalizzazione del comparto software vi è anche la modifica nella scelta della piattaforma IMS ideale per le proprie esigenze. Come anticipato nelle righe precedenti non tutti i software sono capaci di soddisfare le richieste dei consumatori, vincolandosi a specifiche azioni.
Attraverso un piano di personalizzazione curato, le motivazioni delle risorse umane cresceranno poiché adattate al loro modo di lavorare, sfruttando al meglio quelle che sono i punti di forza e salvaguardano le necessarie pause per il proprio benessere.
Produttività
Beneficio su cui ogni attività poggia la propria riuscita risiede nella produttività. Attraverso un software dedicato che motivi i propri dipendenti è possibile incrementare la produttività aziendale e le ambizioni delle risorse umane stesse.
Il processo di produttività avviene prevalentemente per due motivi: eliminazione delle perdite di tempo e concentrazione massima verso l’obiettivo da raggiungere.
Tali condizioni aiutano i responsabili della gestione delle attività lavorative nel pianificare un progetto in tempi minori, limitando tutte quelle distrazioni che inficiano notevolmente sulle performance dei dipendenti. Le aziende più moderne utilizzano più di un software IMS, questo per diversificare le aree all’interno del progetto, ma soprattutto per aumentare la produttività a seconda delle esigenze di chi ci sta lavorando. Ogni dipendente ha le sue necessità ed è fondamentale adattare le limitazioni del software alle sue capacità.
Motivazione
Ultimo dell’elenco ma non sicuramente per importanza è la motivazione. Un software Incentive Management System nasce con lo scopo di motivare coloro che lo utilizzano e renderli più produttivi e costanti nel lavoro quotidiano.
Molte persone hanno difficoltà nel tenere alta la concentrazione in alcune ore del giorno, abbassando notevolmente la loro qualità lavorativa. Tale condizione è legata all’esigenza di doversi distrarre con attività non conformi al lavoro, inficiando in modo consistente sulla loro motivazione e concentrazione.
Attraverso un software dedicato i dipendenti potranno concentrarsi nel migliore dei modi adattandosi dopo un breve periodo di tempo alle nuove dinamiche di lavoro.
Come scegliere tra le piattaforme IMS: vantaggi e funzionalità
Esaminando i benefici risulta evidente come possa essere importante investire in uno o più software IMS, ma la grandissima presenza nel mercato consumer di piattaforme di questa tipologia possono confondere anche gli utenti più consapevoli. Affinché non si possa sbagliare la scelta è fondamentale valutarne le funzionalità e il grado di personalizzazione per la propria attività lavorativa. Vediamo quelle che sono le linee guida per scegliere l’applicativo idoneo alle proprie necessità aziendali o private.
Piattaforma Open Source o a pagamento
Il primo parametro di scelta di un software dedicato alla motivazione aziendale figura sicuramente quello di decidere se affidarsi a una piattaforma a pagamento oppure gratuita.
Entrambe le soluzioni sono valide se proporzionate alle aspettative e alle funzionalità disponibili. Le piattaforme open source sono capaci, nella gran parte dei casi, di effettuare operazioni limitate e dirette a una specifica azione. Mentre una soluzione a pagamento garantisce una poliedricità maggiore nelle funzionalità e la possibilità di gestire al meglio anche le interazioni con gli altri colleghi.
Capacità di assistenza
Sebbene le funzioni e le modalità di utilizzo di un programma IMS siano molto semplici, è opportuno valutare il servizio di assistenza migliore in caso di problematiche legate alla gestione delle attività.
I software open source difficilmente sono dotati di un servizio di assistenza ottimale, mentre un software a pagamento ha una maggiore risonanza e longevità da questo punto di vista.
Non tutte le aziende necessitano di un servizio di assistenza data la natura prettamente motivazionale del programma, ma è una componente su cui riflettere per una scelta ponderata. Fortunatamente, gli utenti legati al mondo open source divulgano costantemente soluzioni per i problemi riscontrati nel corso del tempo.
Le funzioni delle piattaforme IMS
Punto chiave nella scelta di un software IMS risiede nelle funzioni a disposizione. Ogni azienda può avere differenti esigenze, che vertono verso il blocco totale della rete o semplicemente nella migliore interazione possibile tra risorse umane e dispositivi elettronici.
In questo caso è importante sperimentare e informarsi sulle specifiche funzioni del software, adattandole agli obiettivi pianificati e personalizzandole negli ideali del contesto lavorativo.
Il numero di funzionalità disponibili in un software non ne identificano la qualità, se tale prodotto è ottimale per i propri scopi allora è il programma ideale anche se estremamente limitato.
Capillarità sul sistema
Il sistema di rete locale dell’azienda sebbene basato su protocolli efficienti può quasi sempre essere raggirato dai dipendenti più esperti nel linguaggio informatico. Tale condizione viene a presentarsi soprattutto con software di terze parti che consentono di eliminare il blocco di una piattaforma IMS.
La scelta di un software Incentive Management System è quindi vincolata anche alla sua capillarità nel sistema, garantendo la massima affidabilità anche contro software alternatavi che permettono di rimuoverne i vincoli. Tra le tecnologie più utilizzate per tali scopi figura la VPN, che ha la capacità di creare una rete sicura alternativa e permette la navigazione su internet anche con limitazioni momentanee da parte dell’azienda.
Estetica
La grafica di un software IMS non è quasi mai un parametro di scelta rilevante per le aziende che mirano alla praticità, ma è opportuno soffermarsi qualche riga su tale tematica. Un programma di questa tipologia ha l’obiettivo di motivare gli addetti ai lavori, non sempre nel proprio campo di azione è necessario utilizzare applicazioni graficamente formali.
Alcuni contesti lavorativi però necessitano di software che rispettino alcuni requisiti minimi di estetica, è quindi necessario scegliere quello più vicino alle idee aziendali e allo stile societario.
Semplicità di utilizzo
Parametro essenziale nella scelta di una piattaforma IMS è la facilità d’impiego. Non tutti i privati o aziende hanno le competenze per personalizzare e programmare al meglio il software dedicato, è quindi necessario optare per un programma intuitivo e pratico.
I software a pagamento sono muniti di funzionalità e codici di programmazione più complessi, mentre quelli open source, date le limitate funzionalità, risultano molto più facili da utilizzare.
In questo caso il servizio di assistenza può essere una risorsa importante su cui contare.
Collaborazione aziendale con le piattaforme IMS
Valutazione indispensabile per le aziende con un numero rilevante di dipendenti è la funzionalità di interconnessione tra le aree di lavoro.
Tale funzione risulta essenziale per interfacciare le diverse aree aziendali e ottimizzare i tempi di lavorazione e motivazione delle risorse umane. Il software, attraverso la creazione di una rete locale, sincronizza le pause e le ore di lavorazione a seconda delle necessità del gruppo di lavoro, fornendo una produttività eccellente nel corso del tempo.
L’utilizzo contemporaneo dei dispositivi elettronici necessita di un monitoraggio oculato difficilmente gestibile da una singola persona, grazie all’automazione del software è possibile inoltrare le disposizioni per tutti i dipendenti, incentivandone l’applicazione.
Upgrade
Come per ogni software aziendale o privato uno dei parametri più importanti è l’aggiornamento. Un software costantemente aggiornato oltre a essere più performante e ad aggiungere nuove caratteristiche tecniche risulta essenziale nella sicurezza del sistema utilizzato.
Le vulnerabilità informatiche del sistema aziendale sono in molti casi dovute a software datati in cui è possibile penetrare con facilità. Scegliere una piattaforma affidabile e periodicamente aggiornata è una soluzione intelligente per prevenire potenziali attacchi informatici e proteggere i dati dei dipendenti.
Costi per le piattaforme IMS e limiti
Analizzati i benefici e le funzionalità è opportuno focalizzare lo sguardo su quelli che possono essere i costi reali di un software di questa tipologia. La possibilità di scegliere software completamente gratuiti o a pagamento potrebbe confondere chi non ha mai sperimentato tali programmi motivazionali. Vediamo quelli più celebri per avere una stima più precisa dei costi.
IMS gratuiti: tale categoria ingloba tutti quei programmi che non necessitano di un investimento iniziale. Il loro costo può incrementare se dispongono di plugin supplementari, ma nella gran parte dei casi la loro funzione principale è gratuita.
A pagamento: il costo di una piattaforma IMS a pagamento dipende prevalentemente dal software utilizzato. Maggiore sarà il numero di funzionalità e maggiore risulterà il prezzo complessivo. Si può stimare una variazione tra 10 euro e 120 euro a seconda della qualità delle funzioni, della loro penetrabilità nel sistema e soprattutto del servizio di assistenza presente o meno nel pacchetto sottoscritto.
I paragrafi precedenti evidenziano come le esigenze di un’azienda o privato siano la condizione necessaria affinché si possa optare per un software o l’altro. Il costo è vincolato a ciò che si desidera da quel prodotto, investendo un costo iniziale questo verrà ampiamente ripagato grazie ai vantaggi elencati.
Le 5 migliori piattaforme IMS (aggiornamento 2021)
Interessante esaminare quelli che sono i software IMS più utilizzati da privati e aziende per motivare le risorse umane all’interno del proprio contesto lavorativo. Vediamo le migliori cinque soluzioni.
RescueTime
Eccellente servizio che consente un’analisi personale del tempo trascorso e delle attività effettuate durante un lasso di tempo ben determinato.
FocusBooster
Soluzione essenziale per la produttività consente di gestire intervalli di lavoro da 25 minuti con pause da 3-5 minuti o da 15-30 minuti.
TaskRay
Software capace di inserire nuovo personale all’interno del project management. Esso nello specifico si occupa di diminuire il tempo di valore, incrementare la soddisfazione dei clienti ed eliminare le azioni superflue.
Toggl
Programma adibito al tracciamento del tempo che le risorse umane dedicano alle attività lavorative.
HiBox
Strumento per semplificare le relazioni con i collaboratori attraverso un sistema di chat e gestione delle attività disposte su un’unica piattaforma comune.
