Zoom Meeting: cos’è, come usarlo, i vantaggi per le aziende

L’italia e il mondo si trovano in una situazione molto difficile a causa del Coronavirus. Molte attività sono state costrette a chiudere, tuttavia la maggior parte delle aziende, così come scuole e università, ha cercato di continuare a svolgere le proprie attività utilizzando sistemi di videoconferenza che consentono di comunicare anche fra più persone con facilita. Uno di questi è Zoom Meeting, che grazie alla semplicità di utilizzo a alle numerose funzionalità e caratteristiche di cui dispone si classifica sicuramente come un ottimo strumento di supporto.

Che cos’è l’app Zoom Meeting

Si tratta di un app e un software che consentono di comunicare a distanza grazie a una connessione a internet. Infatti è possibile organizzare videoconferenze, riunioni e classi virtuali, consentendo la formazione e la continuazione delle attività scolastiche e aziendali, Inoltre, Zoom Meeting è adatto anche per comunicare tra amici e familiari ed è dotato di molte opzioni che favoriscono il processo di comunicazione rendendolo semplice e multifunzionale. Una caratteristica molto importante è data dalla possibilità di poter avere fino a 100 webcam attive nello stesso momento, cosa che non tutte le piattaforme permettono di fare. Proprio per questo motivo risulta essere uno strumento prezioso per quelle attività che richiedono un feedack e un interazione da parte dei partecipanti.
Inoltre si adatta molto bene ai cambiamenti che stanno coinvolgendo il mercato del lavoro, che vedono lo smart working e il telelavoro sempre più diffusi. Si tratta quindi di un software che può essere utilizzato su smartphone, pc e anche tablet scaricando l’applicazione.

Come attivare Zoom Meeting

Per attivare Zoom Meeting è necessario innanzitutto scaricare l’applicazione. Le modalità cambiano a seconda se lo si vuole utilizzare su cellulare/tablet o pc. Per quanto riguarda cellulare o tablet Android basta ricercare l’app sulla barra di Google Playstore, installarla e avviarla. Se invece si dispone di un iPhone o un iPad si deve accedere all’App store, ricercare la voce “zoom cloud meeting” e attivarla.
Per quanto riguarda il pc, invece, la situazione cambia a seconda del sistema operativo.
Nel caso di Windows basta andare su Google e ricercare il download per scaricare la sezione “Zoom Client for Meeting”; nel caso si abbia un Mac il procedimento è molto simile, semplicemente cambia la tiplogia di file.
Tuttavia è possibile utilizzare la piattaforma anche senza scaricare l’applicazione, accedendo dal servizio online su Chrome o Firefox.
Una volta scaricata l’applicazione sarà necessario registrarsi. Bisognerà quindi inserire le proprie credenziali, nome, cognome ed email, accettare i termini di utilizzo e creare una password che ti consentirà di accedere. Sarà possibile registrarsi anche con l’account Facebook e Google quindi senza la necessità di dover mettere i propri dati personali, che appunto sono già presenti su queste due piattaforme. Una volta seguiti questi passaggi sarà possibile accedere e creare i meeting. A questo punto la conferenza sarà attiva e basterà semplicemente invitare i partecipanti. È possibile invitare utilizzando diversi metodi: inviando il link d’invito o il numero della riunione con la relativa password.
I passaggi da seguire per attivare Zoom Meeting sul pc, tablet o pc sono molto simili tra loro.

Come funziona Zoom e come fare videoconferenze

Abbiamo visto come attivare Zoom, vediamo ora come funziona una volta effettuato l’accesso. Molto semplice e intuitivo, infatti all’apertura della piattaforma ci si trova davanti al pulsante New Meeting che permette di iniziare la videoconferenza. Successivamente viene chiesto il consenso per attivare microfono e webcam, che una volta accesi possono comunque essere disattivati in qualsiasi momento. Ci sono molte funzionalità che consentono di personalizzare le impostazioni di questi elementi. Infatti è possibile definire la risoluzione del video, che può essere in HD, con possibilità anche di ritoccare l’aspetto con effetti speciali.
è sempre possibile apportare delle modifiche al volume, al video etc.
Una volta effettuati questi passaggi, la conferenza è quasi avviata, basta infatti solo invitare i partecipanti cliccando sul pulsante Invite. Si apre una pagina che consente di inviare il link d’invito per mail o anche di copiare la url e e inviarlo tramite Telegram, Whatsapp o in qualunque modo si preferisca. Una volta che i partecipanti sono entrati, colui che ha creato il meeting ha la possibilità di controllare oltre che il proprio video e audio, decidendo se disattivarli o meno, anche quello dei partecipanti. Basta premere sulla scritta Manage Partecipants per definire anche le impostazioni e le funzionalità dei partecipanti. Inoltre è possibile registrare la conferenza e mandare delle reazioni o agire attraverso chat se non si desidera utilizzare l’audio e il video. Il meeting può essere concluso in qualsiasi momento premendo sulla scritta End Meeting, confermando poi questa decisione attraverso un click sulla voce End Meeting for All. Come già accennato in precedenza, avviare o partecipare alle videoconferenze è possibile anche senza aver scaricato l’app, semplicemente dal sito web.

Dopo aver visto le funzionalità più tecniche, passiamo alle funzioni pratiche che si possono fare con Zoom Meeting.
Come abbiamo avuto modo di vedere, non sono moltissimi i comandi, quindi risulta molto semplice da utilizzare e per gestire i partecipanti.
Una funzionalità molto importante è la possibilità di condividere lo schermo, quindi soprattutto per coloro che utilizzano zoom per fare lezioni o conferenze può essere importante mostrare dei contenuti e delle slide per rendere più interessante la lezione.
I meeting possono essere avviati anche da cellulare, pc e altri dispositivi digitali.
Altre funzionalità sono:

– Zoom Room, che permette di creare in modo semplice un’area per fare videoconferenze, con possibilità di trascrivere e registrarla;
– Screen Share Zoom, che è una delle funzioni più interessanti, con cui è possibile condividere in maniera istantanea il proprio schermo in modo anche da poter annotare eventuali informazioni ricevute dai partecipanti;
– Zoom Phone, che permette di ricevere in qualunque momento e luogo, le chiamate, sfruttando le funzionalità dati cellulare, wifi e voce;
– Webinar Zoom, tramite cui è possibile condividere lo schermo con 100 partecipanti che possono agire attivamente e fino a 10 mila persone che possono ascoltare la videoconferenza.

Quanto costa Zoom Meeting

La piattaforma Zoom Meeting di norma è gratuita, tuttavia è possibile disporre di ulteriori piani a pagamento che danno la possibilità di accedere a un ampia gamma di funzionalità aggiuntive. Quindi possiamo distinguere la versione:
– Basic: che consente di effettuare riunioni, conferenze e video chiamate illimitate, sia di gruppo che con un singolo partecipante in maniera gratuita, rispettando però il tempo massimo di 40 minuti. Si tratta comunque di una soluzione gratuita e quindi sicuramente accessibile e vantaggiosa per tutti.
– Pro: pispetto alla versione Basic consente di effettuare riunioni, conferenze etc senza limiti di tempo e con la possibilità di aggiungere fino a100 partecipanti. Inoltre da l’opportunità di avere a disposizione anche un 1gb di spazio per le registrazioni in cloud che vengono effettuate. Tutto questo al prezzo di 13,99 euro al mese.
– Business: comprende tutte le funzionalità e i vantaggi previsti per la versione Pro, incrementando per a 300 il numero possibile di partecipanti nelle videoconferenze. Il prezzo è leggermente più alto, si arriva infatti a 18,99 al mese.
– Enterprise: ancora più completa rispetto alle versioni precedenti, dando la possibilità di fare chiamate illimitate fino ad un massimo di 1000 persone. Anche in questo caso il prezzo mensile è di 18,99 euro.
In generale quindi, Zoom Meeting è una piattaforma che offre piani tariffari differenti, a seconda che si tratti di una impresa, una attività commerciale o un libero professionista
Per quanto riguarda le sale conferenze però ci sono delle variazioni di prezzo. Infatti per usufruire di Zoom Camera, che consente di effettuare conferenze di qualunque dimensione, il prezzo è di 46 euro mensili, cosi come il connettore per sala H323 che consente di collegare i dispositivi e i sistemi aziendali.
Altra possibilità è Webinar Zoom il cui prezzo di partenza è di 37 euro.

Vantaggi nell’utilizzo di Zoom per le aziende

Grazie alla molteplicità delle sue funzioni e alla facilità di comunicazione di piattaforma, molte imprese possono utilizzarla. Zoom si adatta perfettamente all’idea di lavoro che accomuna molte imprese, lo smart working, offrendo numerosi vantaggi sia all’impresa che ai lavoratori.
Può essere un ottimo mezzo che permette ai dipendenti di conciliare al meglio la propria vita con il lavoro. Si può infatti continuare la propria attività a distanza in maniera efficiente, potendo confrontarsi a voce e anche visivamente sul lavoro
La piattaforma è adatta anche per le grandi aziende che possono usufruire dei pacchetti che consentono di inserire fino a 1000 partecipanti. Ciò risulta molto utile soprattutto se si intende realizzare conferenze. Infatti non sarà più necessario dover affittare sale e quindi si avrà anche l’opportunità di risparmiare sui costi di organizzazione, avendo allo stesso tempo la possibilità di ospitare fino a 10 mila uditori.
Quindi in conclusione si può senza alcun dubbio affermare che Zoom Meeting sia un ottimo strumento per le aziende, in grado di facilitare la comunicazione, rendendola semplice ed efficiente.