Sistemi gestionali: cosa sono, vantaggi, come sceglierli

Sistemi gestionali: cosa sono esattamente? Come possono apportare benefici alle aziende? Con questa definizione si fa riferimento a un software che permette, appunto, di gestire alcuni aspetti dell’operatività di un’impresa. Ecco cosa sono in grado di fare e quali sono i vantaggi che offrono al mondo business.

Sistemi gestionali: cosa sono? Quali vantaggi offrono?

Un software gestionale altro non è che un programma informatico che permette l’automatizzazione di determinati processi aziendali. La diffusione di questi prodotti in ambito business è andata di pari passo con il progresso tecnologico e informatico. Ad oggi è quasi impossibile trovare un’azienda che non faccia ricorso a una di queste soluzioni, perché una larga parte delle attività è basata proprio sulla presenza e sul corretto utilizzo di questi strumenti. In altre parole, i sistemi gestionali possono rappresentare la chiave di volta del successo o dell’insuccesso di un business. Ovviamente questi programmi offrono una serie di vantaggi.

Ciò che deve essere chiaro fin da subito infatti è che un impiego massiccio dei sistemi gestionali non è determinato solamente dalla maggior diffusione degli strumenti tecnologici, al contrario la decisione di ricorrere a uno strumento di questo tipo viene presa proprio per i benefici concreti che questi software apportano a più livelli all’interno dell’impresa.

Tra i principali vantaggi troviamo:

• Velocità, precisione e sicurezza. Che un sistema informatico permetta di svolgere più rapidamente tutta una serie di compiti, non è certamente una novità. Ma alla base non c’è solo la rapidità con cui vengono svolti tali compiti, ma anche la precisione. Questo accade perché un gestionale permette di saltare una serie di passaggi manuali, notoriamente più soggetti all’errore umano. Infine troviamo il vantaggio dato dalla possibilità di conservare un’immensa mole di dati, anche in più copie di backup, con livelli di sicurezza altissimi.
• Analisi, incrocio dei dati e attività di reporting. Un software gestionale non permette solamente di eseguire delle operazioni di routine, ma amplia notevolmente le possibilità a un’impresa, a seconda dell’utilizzo che di tali sistemi si farà. Uno dei vantaggi principali dunque, risiede nell’opportunità ci condurre analisi, di differenti gradi di approfondimento, anche in tempi relativamente brevi. Grazie a questo, l’impresa può modulare la sua strategia, adattandola proprio ai dati raccolti, quindi degli indicatori che di volta in volta vengono giudicati rilevanti per il business. Infine, ma non da ultimo, con un gestionale è possibile formulare dei report dettagliati, comparabili nel tempo.
• Riduzione delle tempistiche e del costo del lavoro. Quando un lavoro può essere svolto più rapidamente, significa anche che sarà più economico completarlo. Che il tempo sia denaro per un business infatti, non è certamente una novità. Attraverso l’utilizzo dei software gestionali dunque, è possibile svolgere una serie di operazioni semplicemente e rapidamente. Questo si traduce in un costo del lavoro inferiore, in alcuni casi anche di parecchio.

I vantaggi sopra elencati possono essere definiti come i principali, ma soprattutto quelli generali e comuni a qualsiasi tipo di soluzione gestionale. A seconda di quale sarà la scelta del software poi, ne potremo trovare molti altri più specifici, perché relativi a esigenze altrettanto specifiche.

Software gestionali: tipologie

Le tipologie di software gestionali sono davvero molto numerose. Ciò che differenzia i vari sistemi dunque, è il numero di funzionalità offerte (e un’altra serie di parametri che vedremo più avanti). Molto spesso, inoltre, si fa ricorso a programmi gestionali studiati appositamente per un determinato settore. Altre volte, invece, queste soluzioni sono progettate proprio su misura per la specifica realtà aziendale, o comunque modulabili sulle rispettive esigenze. Di seguito le principali tipologie di software:

• Gestionali di fatturazione. Come facilmente intuibile dal nome, questi programmi si occupano della contabilità aziendale, e tra l’altro sono stati i primi ad essere presi in considerazione. Per questo motivo a oggi sono anche i più diffusi. Come per altre tipologie di programmi gestionali, anche quelli di fatturazione possono essere personalizzati sulla base delle esigenze dello specifico professionista.
• Gestionali per ristoranti. Vedere un cameriere che raccoglie un’ordinazione con un tablet oggi è quasi normale. Il motivo è semplice: i programmi dedicati alla ristorazione possono gestire l’attività nel minimo dettaglio, dai tavoli, alle scorte, passando per i listini e tanti altri aspetti tipici di queste attività.
• Gestionali per alberghi. Analogamente a quanto avviene nel mondo della ristorazione, nelle strutture ricettive questi software si sono diffusi grazie alla possibilità di gestire con precisione le prenotazioni. Alberghi, agriturismi e b&b che ne hanno compreso le potenzialità, li sfruttano anche come raccolta dati della clientela, costruendo delle relazioni e proponendo offerte personalizzate nel corso degli anni.
• Gestionali per negozi. Il commercio ha assoluta necessità dei programmi gestionali. Tanti sono gli aspetti gestiti da una soluzione di questo tipo: gestione delle scorte, prezzi, scontistiche, fornitori, resi e molto altro ancora.
• Gestionali di produzione. Il mondo dell’industria fa sempre più affidamento ai sistemi gestionali, perché la produzione può tranquillamente essere gestita attraverso un software di questo tipo. Forniture, gestione delle turnazioni del personale, e tutto quanto ruota tipicamente attorno alla produzione, sono solamente alcuni degli aspetti presi in considerazione da questi programmi.

Utilizzare un software gestionale dunque, non è solamente un modo per risparmiare del lavoro. Piuttosto deve essere considerato come un modo per apportare un miglioramento a tale lavoro, rendendolo di conseguenza più remunerativo. Questo è il motivo per cui all’interno di un business, un gestionale non deve essere interpretato come una voce di spesa, ma al contrario come un investimento ad alto potenziale di rendimento.

Come scegliere il miglior software gestionale: caratteristiche e funzionalità

Stabilire quale sia il miglior programma gestionale in assoluto non è possibile. Il software migliore, infatti, è quello che permetterà all’azienda che lo utilizza di ridurre i costi e incrementare di conseguenza i profitti. In altre parole, il gestionale adeguato è quello che fa guadagnare in maniera efficiente, che ottimizza i flussi di lavoro e fornisce indicazioni precise sulle aree che necessitano di un intervento.

In tema di software gestionali dunque, possiamo fare considerazioni analoghe a quelle del mondo delle auto. Innanzitutto la stessa software house può commercializzare diverse linee di gestionali, ognuna delle quali si sposa perfettamente su una determinata attività. Quello su cui invece è possibile focalizzare la propria attenzione per compiere delle buone valutazioni, sono le caratteristiche di questi programmi.

In commercio dunque troviamo una marea di soluzioni differenti. Esistono gestionali per ascensoristi, per elettricisti, per centri estetici, per benzinai, per agenzie di marketing e molti altri ancora. Ognuna presenta ovviamente peculiarità differenti, e in gergo vengono chiamati software verticali. Per comprendere ancora meglio come scegliere il miglior programma però, dobbiamo fare una distinzione tra caratteristiche e funzionalità.

Le caratteristiche

• Modularità: la capacità di un gestionale di suddividere in sottofunzioni i flussi formativi. In questo modo potranno essere combinati secondo le proprie esigenze. Un sistema modulare quindi, fornisce un vantaggio economico grazie alla miglior configurazione possibile, ma anche una migliore implementazione.
• Flessibilità: quasi tutti i gestionali in commercio si dichiarano flessibili, ovvero capaci di adattarsi a quelli che sono i flussi di lavoro. In realtà parliamo di una caratteristica che sulla carta è sempre presente, ma che nella realtà in alcune occasioni viene a mancare.
• Scalabilità: un sistema, per definirsi scalabile, deve essere concepito in origine come modulare. Scalabile dunque significa che potrà crescere nel tempo (scalare) con l’aumentare delle esigenze aziendali e gestionali. In parole povere parliamo della possibilità che un programma offre di aggiungere nuove funzionalità.
• Facilità d’uso: in ogni business il tempo è denaro, e di certo non è una bella idea perderlo in maniera eccessiva nella sola fase di apprendimento di un software. Un gestionale infatti, deve semplificare la quotidianità aziendale, e non certamente rappresentare un ostacolo per chi lo utilizza.
• Customizzazione: parliamo della possibilità di personalizzare il gestionale. Più un sistema sarà personalizzabile e parametrico, più avrà la capacità di adattarsi con le evoluzioni aziendali. Questo significa che sul medio e lungo termine diventerà un investimento profittevole.
• Apertura verso soluzioni esterne: in alcuni casi, per un completamento dell’ottimizzazione dei flussi di lavoro, occorrono necessariamente delle soluzioni esterne alla principale. Se il software si dovesse presentare come “blindato”, con il tempo potrebbe risultare inadeguato alle esigenze d’impresa.

Le funzionalità

• Contabilità: gestione contabile, finanziaria e amministrativa il più completa possibile, e che quindi permetta al gestionale di integrarsi coi i software fiscali aggiornati.
• Vendite e fatturazione: controllo totale del flusso documentale e dei relativi dati sul rapporto azienda – clienti. In altre parole, si parte dalla gestione degli ordini e delle offerte, fino alla fatturazione e l’emissione di fatture, bolle, fatture pro forma e tutti i documenti tipici di questo frangente.
• Ciclo passivo: controllo totale del flusso documentale e dei relativi dati azienda – fornitori. Si parte dalla richiesta di preventivi, fino all’entrata delle merci in magazzino e alle relative fatture, attraverso un controllo di conformità delle varie fasi del processo.
• Magazzino: controllo delle movimentazioni di magazzino. Spesso tale funzione è integrabile con i sistemi di rilevazioni automatizzate degli inventari.
• Produzione: funzione dedicata alle aziende industriali e manifatturiere. Consiste nel controllo totale dell’intero processo produttivo.
• Commesse: contabilità analitica di quelli che sono i centri di costo e le commesse, della gestione dei piani di fatturazione e della redditività dei progetti. In aggiunta, time sheet, tempistiche del personale e consuntivazioni.
• Assistenze: gestione degli interventi programmati e dei contratti di manutenzione.
• Cantieri: movimentazione di materiali per commesse legate a cantieri, con relativa rilevazione dei costi delle merci e della manodopera per il cantiere.
• Negozi: gestione del singolo negozio o dell’intera catena di negozi. Eventuale possibilità di gestire la vendita differenziata su taglie e colori, tipica del settore della moda.
• Custo: in questo caso il sistema è completamente personalizzabile, ma soprattutto può essere interfacciato con altre applicazioni esterne. In questo modo sarà possibile condividere la digitalizzazione dei flussi specifici.
• Web: gestionali e-commerce ed eventuali app gestionali integrabili nel progetto.

Scelta del sistema gestionale idoneo e bilanciamento funzionale

Con il termine bilanciamento funzionale intendiamo il rapporto tra quelle che sono le funzioni applicative che potrebbero servire all’azienda e quelle che invece conviene già implementare nella situazione presente. Ogni impresa, infatti, è differente per dimensione, per volumi dei dati gestiti, per attività e molto altro ancora. A causa di ciò, per ridurre i tempi operativi occorre un sistema adeguato e personalizzato.

Molto spesso anche delle piccole realtà possono avere delle grandi esigenze, perché magari devono essere in grado di gestire tipologie differenti di dati e informazioni. Quello che in questo caso differenzia la piccola dalla grande azienda però, non è tanto la tipologia di tali informazioni trattate, quanto il volume che questi dati assumono, e che di fatto va a rappresentare la massa critica.

Con questi presupposti dunque, per una scelta responsabile del miglior software gestionale, l’azienda dovrà ragionare solamente in termini di convenienza funzionale. Questo perché quando i volumi sono di modesta entità, automatizzare tutti i flussi potrebbe risultare controproducente, e costituire un vero e proprio appesantimento operativo. In altre parole verrebbe a mancare il beneficio del risparmio di tempo.

Facciamo un esempio concreto. Ipotizziamo che una piccola azienda gestisca un piccolo numero di contratti ogni anno, nel termine dei 10-15. In questa situazione, una gestione manuale sarà gestibile con una certa facilità da chiunque, anche in maniera semi-manuale, magari attraverso un foglio di Excel. Facciamo anche una seconda ipotesi, ovvero quella di un’altra impresa che gestisce un migliaio di contratti all’anno.

Nella seconda situazione, i mille contratti saranno legati a scadenze di pagamento, fatturazioni trimestrali, necessità di gestire volumi ingenti di manutenzione sugli impianti, e molto altro ancora. Appare evidente che una gestione manuale di una simile mole di dati, mantenendo sempre vigile il controllo sulle attività, ma soprattutto sulla redditività delle commesse, sia pressoché impossibile.

Per un compito di una simile portata occorrerebbero dunque numerosi impiegati, situazione che significherebbe per l’azienda sostenere un costo altissimo, senza dimenticare l’inevitabile errore umano, sempre dietro l’angolo. Tutto questo andrebbe a inficiare sicuramente l’obiettivo finale.

La soluzione migliore? Un sistema gestionale che sia adatto a questa specifica realtà aziendale, che in questo caso porterà un risparmio di tempo e un miglioramento generale dell’efficienza. Tutti questi benefici, come spiegato precedentemente, giustificano ampiamente la spesa sostenuta per l’acquisto e la configurazione del programma.

Ovviamente in questo quadro un ruolo fondamentale sarà attribuito anche alla software house, che dovrà garantire all’azienda serietà, assistenza e quindi continuità di servizio. Affidare tutto alle “macchine”, infatti, può rivelarsi controproducente in assenza delle corrette informazioni e della formazione per un corretto utilizzo. In altre parole, il post vendita è un aspetto importantissimo da considerare.

In conclusione, dunque, possiamo affermare ancora una volta che il miglior software gestionale è “semplicemente” quello che meglio si sposa alle necessità aziendali e che quindi può portare i tre vantaggi fondamentali di ogni gestionale: ottimizzazione dei processi, analisi dei costi aziendali, elaborazione di statistiche dettagliate. Questi tre aspetti portano inevitabilmente a una riduzione dei costi.