Software gestionali: cosa sono, a cosa servono e quali acquistare

Sempre più spesso si sente parlare di software gestionale. Ma cosa sono e, soprattutto, che funzione hanno? I gestionali sono programmi informatici piuttosto complessi, composti da vari moduli, realizzati allo scopo di semplificare la conduzione di un’azienda. I software gestionali sono programmi che ottimizzano i tempi attraverso l’automatizzazione di numerosi processi aziendali.

La diffusione di questi prodotti nelle aziende, ovviamente, riflette i passi in avanti compiuti dal settore informatico nel corso del tempo. Considerate le enormi difficoltà nel portare avanti la gestione di un’azienda senza ricorrere alla tecnologia, oggi i gestionali in commercio sono davvero tanti e mettono a disposizione una quantità quasi illimitata di funzioni, adatte a ogni singolo scopo.

Ciascun software appartenente a questa categoria focalizza la propria attenzione su un aspetto specifico, sposando le esigenze dei vari utenti. Molto spesso, il successo o l’insuccesso di un’azienda passa attraverso l’ottimizzazione dei processi industriali. E, in questo senso, i software gestionali costituiscono la chiave di volta. Ma come funzionano e quali sono le loro applicazioni più comuni? Scopriamolo insieme.

Cos’è un software gestionale

Un software gestionale è un programma che consente l’automizzazioni di alcuni processi aziendali. Al giorno d’oggi con la divulgazione della tecnologia e la diffusione dei PC è molto difficile pensare di gestire i processi aziendali senza usare un software gestionale.

Molto spesso il successo di un’azienda sta nell’ottimizzazione dei suoi processi e nella loro automatizzazione.

Ma vediamo più nello specifico come funziona un programma gestionale.

Come funzionano i software gestionali

Il successo dei gestionali nel mondo delle aziende è supportato da una lunga serie di vantaggi garantiti alle attività d’impresa. La forza dei gestionali sta proprio nella capacità di indirizzare le aziende verso una più rapida e sicura espansione del proprio business.

Scegliere tra i tanti software che affollano il mercato digitale non è affatto facile, ma una volta trovato quello più adatto alle proprie necessità e alla struttura dell’azienda sarà un gioco da ragazzi riuscire a portare a termine i vari processi che compongono l’attività di un’impresa, grande o piccola che sia.

Tra le funzioni messe a disposizione da un gestionale vale la pena ricordare le seguenti.

• Monitorare in tempo reale la situazione dei pagamenti in entrata e in uscita. Grazie a un gestionale sarà sensibilmente più semplice controllare le entrate e le uscite, in modo da avere una situazione generale più chiara.
• Acquisire le anagrafiche di fornitori e clienti, in modo da ottimizzare i processi di comunicazione. In qualsiasi settore, una comunicazione rapida ed efficiente può aiutare a consolidare i rapporti e a pianificare meglio il processo di espansione commerciale. I software gestionali sono in grado di aiutare a progettare qualsiasi strategia di marketing, digitale e non.
• Organizzare il lavoro e la produzione in maniera più semplice e precisa.
• Ottimizzare la comunicazione e la cooperazione tra produzione, reparto commerciale e personale incaricato di gestire i servizi post vendita.
• Controllare le scadenze ed essere sempre puntali nei pagamenti.
• Gestire il magazzino con maggior facilità.
• Analizzare il fatturato e tenere automaticamente il registro dell’Iva e i registri contabili.

Per quanto riguarda i sistemi ERP (software gestionali che integrano fra loro i vari processi e ambiti aziendali), la logica che sta alla base del loro funzionamento è la raccolta centralizzata dei dati provenienti dai vari reparti dell’azienda. Questi ultimi vengono poi organizzati in un repository strutturato. Tutte le informazioni, quindi, vengono raccolte in un database condiviso, aggiornate in tempo reale, rese immediatamente disponibili e rielaborabili nei diversi processi aziendali.

Gli ERP si basano su un’architettura client-server, una rete in cui tutte le informazioni confluiscono su un unico server, che si interfaccia con il database management system. Ciò conferisce all’azienda una capacità elaborativa quasi illimitata. I sistemi ERP, pertanto, sono sistemi modulari, nei quali ciascun modulo rappresenta una specifica funzione (e sezione) dell’azienda. Allo stesso tempo, sono anche sistemi aperti, essendo in grado di interfacciarsi con software esterni di terze parti.

Tipologie di software gestionali

Dopo aver offerto una definizione di software gestionali e apprese le funzioni più importanti che questi programmi sono in grado di offrire, è il momento di focalizzare l’attenzione sulle diverse tipologie di gestionali in commercio. I programmi dedicati alle aziende sono davvero tanti, ma tra i più importanti è possibile menzionarne alcune tipologie ben precise.

Software gestionali per aziende

Un software gestionale rappresenta la soluzione più adeguata per la gestione delle attività di un’impresa. Programmi di questo tipo sono fondamentali per chiunque voglia organizzare il lavoro dell’intero staff in maniera efficace e produttiva. In particolare, le piccole e medie imprese hanno la possibilità di semplificare il processo di gestione della produzione e delle vendite.

Ad esempio, i software gestionali rendono più facili le operazioni di carico e scarico del magazzino, grazie a un inventario costantemente aggiornato. Si tratta di strumenti intuitivi e semplici da utilizzare, grazie alla presenza di un’interfaccia chiara e ordinata e, nel caso dei gestionali open source, organizzata esattamente secondo le proprie esigenze ed eventualmente integrata con programmi esterni adatti ai propri obiettivi.

Come accennato poc’anzi, questi programmi costituiscono un valido aiuto nella gestione della contabilità, nell’emissione delle ricevute e delle fatture e nella registrazione di tutti i pagamenti effettuati e ricevuti. Lo stesso vale per i documenti di trasporto, le commissioni da versare e tutte le altre scadenze a carico dell’azienda. I software gestionali possono tornare utili a moltissimi tipi di imprese.

E non stiamo parlando soltanto di aziende di grandi o medie dimensioni, ma anche di negozi al dettaglio, punti vendita di piccole dimensioni, ristoranti, pizzerie, negozi di alimentari e così via. Con un software di questo tipo è possibile gestire ogni cosa fin nei minimi dettagli, dal magazzino alle comande, passando per l’inventario e la parte contabile.

Gestionale per studi professionali

Per gestire uno studio di successo servono strumenti che si adattino ad ogni esigenza del titolare e che lo seguano durante tutti i suoi spostamenti, permettendogli di risparmiare tempo, aumentare l’efficienza e trovare del tempo utile per gestire le relazioni e curare le nuove opportunità di business.

Esistono gestionali sviluppati appositamente per i professionisti, che garantiscono grande affidabilità e che sono fruibili anche da remoto. Quest’ultimo è un fattore molto importante per chi è spesso in movimento: con un gestionale di questo tipo è possibile controllare le attività dello studio da ogni luogo e da qualsiasi dispositivo.

Grazie a questi sistemi di gestione è possibile pianificare le attività dello studio, automatizzare i processi amministrativi, eseguire l’analisi delle marginalità, monitorare tutte le informazioni relative allo studio e ai clienti: dall’inserimento delle anagrafiche a quello dei mandati, passando per la pianificazione delle risorse e la rilevazione dei tempi. Naturalmente, uno dei punti di forza di questo genere di programmi sta nella capacità di offrire report molto dettagliati, relativi a ogni singolo aspetto del proprio lavoro.

Gestionale SAP

Negli ultimi anni, le aziende richiedono sempre più spesso figure professionali specializzate in SAP. Di cosa si tratta? L’acronimo SAP sta per System Application and Product in data processing. Si tratta di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), che supporta e automatizza buona parte dei processi aziendali. I gestionali SAP si contraddistinguono per essere modulari, integrati e aperti. SAP è il sistema ERP più utilizzato dalle grandi aziende e più richiesto nel mercato del lavoro.

Grazie alle sue caratteristiche permette di gestire tutte le aree aziendali, tra cui la contabilità, l’amministrazione, la logistica, la produzione, le risorse umane, le vendite e la fase post vendita. In questo modo rendono possibile ed efficace la collaborazione tra i diversi reparti aziendali. I moduli di cui si compone un gestionale SAP sono in grado di orientare le scelte di molte aree differenti. I più usati e richiesti sono: Finanza e Contabilità; Logistica e Gestione dei Materiali, Controllo di Gestione, Vendite e Distribuzione.

Software gestionale per magazzini

Come per qualsiasi altro software aziendale, la scelta deve essere sempre guidata dalle esigenze interne della propria azienda. Tra gli aspetti più importanti di un gestionale specifico come questo figurano la gestione del magazzino e la cura dell’inventario, mansioni fondamentali dalle quali non è possibile prescindere.

Soprattutto le aziende la cui filiera produttiva raggiunge ritmi particolarmente elevati e che sono costrette a stoccare un gran numero di prodotti, hanno assoluta necessità di uno strumento affidabile, in grado di semplificare il più possibile il flusso di lavoro.

Ma cos’è l’inventario e perché è necessario ricorrere ad un programma apposito per gestirlo? L’inventario è una lista di tutte le componenti attive e passive che costituiscono il patrimonio aziendale. La sua importanza è cruciale, in quanto, eventuali errori in fase di descrizione, possono causare altrettante inesattezze che finiranno per avere ripercussioni negative sulla rendicontazione contabile dell’azienda.

Ma prima di tutto l’inventario è uno strumento che consente di controllare i beni (e i relativi documenti) a disposizione. In base alle informazioni archiviate al suo interno, un inventario digitalizzato consente di cercare prodotti, di classificarli, di valutarli e tanto altro ancora. Ecco spiegato il motivo per cui non è possibile prescindere da un gestionale per il monitoraggio del magazzino. Ma quali sono le caratteristiche più importanti di un software per la gestione del magazzino?

La caratteristica fondamentale è la flessibilità. È necessario, infatti, che il software per la gestione del magazzino risponda esattamente alle esigenze specifiche dell’azienda: in questo senso, i più adatti allo scopo sono i software open source, che per loro natura sono più flessibili e quindi in grado di adattarsi alle diverse realtà aziendali.

Tuttavia, esistono anche software professionali dotati di un elevato grado di personalizzazione, che possono essere integrati con ulteriori moduli e funzioni.

Software gestionale ERP

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning (che in italiano vuol dire pianificazione delle risorse d’impresa).
Si tratta di sistemi di gestione che integrano tra loro tutti i processi di business più rilevanti (acquisti, vendite, contabilità, gestione del magazzino, etc).

In un’epoca come questa, nella quale il costo del valore aggiunto (formato da organizzazione e lavoro) è più importante del costo delle materie prime, per aumentare l’efficienza e la redditività di un’impresa non è sufficiente acquistare al minor prezzo possibile, ma è necessario ottimizzare i vari processi organizzativi aziendali.

E per ottimizzarli è fondamentale collegarli tra loro, renderli indissolubili. Quanto detto, può essere realizzato unicamente tramite una sorta di spina dorsale informatica, in grado di eliminare errori e sprechi di ogni tipo.

In primo luogo, occorre evitare che tale organizzazione risulti suddivisa in compartimenti stagni; il flusso delle informazioni e dei materiali deve essere continuo, così come la direzione dei diversi reparti deve impiegare strumenti che favoriscano un perfetto coordinamento dei processi decisionali.

E quale spina dorsale migliore di un ERP di ultima generazione? Disporre di un sistema che permetta di gestire e controllare tutti i processi aziendali e all’interno del quale passa il midollo informativo, operativo e organizzativo, oggigiorno è sempre più importante. In concomitanza con l’inizio del nuovo millennio, le imprese hanno iniziato a sostituire i vecchi e obsoleti programmi dipartimentali (software dedicati esclusivamente al magazzino, alla sezione amministrativa e così via), prima con sistemi gestionali semplici, quindi con i cosiddetti ERP, sistemi integrati e modulari, capaci di gestire in maniera sinergica tutti i processi aziendali.

Gli ERP coprono tutte le aree che possono essere monitorate e/o automatizzate (acquisti, vendite, produzione, magazzino, spedizioni, assistenza, contabilità, gestione finanziaria, etc), permettendo agli utilizzatori di operare in un contesto snello e uniforme.

Gli ERP di seconda generazione (o ERP2) hanno inglobato al loro interno ulteriori funzioni che, impiegando i nuovi standard di comunicazione, permettono di dialogare in tempo reale con la propria filiera commerciale e produttiva, creando modelli di gestione d’impresa innovativi. Tali modelli aziendali si presentano come sistemi aperti, profondamente integrati con il mondo esterno.

Gli ERP si rivolgono contemporaneamente ad una realtà interna, che coinvolge gli attori che operano all’interno dell’azienda, e a una realtà esterna, che include tutti i soggetti esterni all’impresa, siano essi operatori aziendali (tecnici, consulenti, venditori, etc) o le terze parti che compongono la filiera (clienti, filiali, fornitori, distributori, etc).

Gli strumenti usati per rendere proficuo il dialogo con l’esterno sono i siti aziendali (destinati ai clienti, ai fornitori, agli agenti, ai tecnici e così via), ma anche i computer palmari, i Web Services, i centralini VOIP, etc.

Software gestionale open source

Come ogni altro software di questo tipo, i gestionali open source sono programmi il cui codice sorgente è stato reso pubblico e quindi liberamente modificabile. Questa pratica ne consente l’analisi e il miglioramento da parte di sviluppatori diversi da coloro che hanno pubblicato il programma.

Per loro stessa natura, i gestionali open source sono ampiamente personalizzabili e possono essere integrati con altri strumenti esterni. Questo genere di condivisione è regolata tramite apposite licenze d’uso.

La filosofia dell’open source si propone di valicare la chiusura dei sistemi informatici, proponendo un modello di condivisione delle conoscenze utile e flessibile.

I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software gestionale

Il clamoroso successo nel mondo delle aziende ottenuto da questi programmi è supportato da una lunghissima serie di vantaggi. In linea generale, è possibile riassumerli così:

• lavorare con il supporto di un gestionale consente di sbrigare le proprie mansioni in maniera più veloce, più precisa e più sicura: un sistema informatico permette di portare a termine qualsiasi compito o operazione in maniera molto più rapida; alla velocità dei processi aziendali si aggiunge anche una più elevata precisione (l’esempio lampante è quello della contabilità); per ultima, ma non in termini di importanza, va menzionata la possibilità di conservare, senza la necessità di grandi spazi, qualsiasi documento anche in più copie. Quest’ultimo aspetto, ovviamente, non fa che contribuire ad aumentare i livelli di sicurezza.
• analisi, incrocio dati e reporting: un software gestionale non permette di eseguire soltanto le operazioni più ovvie, ma è in grado di ampliare gli orizzonti; uno dei vantaggi principali sta nella possibilità di condurre analisi, anche molto approfondite, in tempi brevi. In questo modo, è possibile modulare le proprie strategie aziendali in base agli indicatori che vengono giudicati rilevanti per il proprio business. Inoltre, ciò consente di eseguire report periodici, allo scopo di tenere tali indicatori costantemente sotto controllo.
• utilizzo da remoto: la diffusione del web, in questi anni, sta modificando radicalmente il nostro approccio alla tecnologia, anche e soprattutto nel mondo del lavoro. Se proviamo a guardarci intorno, possiamo renderci conto di quanto siano numerosi i centri di raccolta dati, a cui tante persone fanno riferimento. Lo stesso è accaduto anche con i software gestionali: l’introduzione del cloud ha permesso di conservare dati e informazioni in enormi server condivisi, a cui dirigenti e addetti ai vari settori possono accedere.
• riduzione dei tempi e del costo del lavoro: se un lavoro può essere svolto più rapidamente, ciò vuol dire che può essere anche più economico. Grazie ai software gestionali, è possibile portare a termine centinaia di operazioni in maniera semplificata; ciò equivale a costi di lavoro notevolmente più bassi.

I migliori software gestionali in commercio

Ecco quindi una lista dei 5 migliori software gestionali usati dalle aziende e le loro caratteristiche.

Servizi CGN

Servizi CGN è un’azienda informatica italiana, con sede a Pordenone, che sviluppa e distribuisce programmi ideati appositamente per commercialisti, professionisti e consulenti del lavoro. Eroga assistenza e consulenza per i servizi CAF, ISEE, modello 730, invalidità civile, RED, richiesta detrazioni enti, assegno sociale, visure catastali, servizi camerali (deposito bilancio, pratiche di Comunicazione Unica, visure camerali, etc).

Ciascun gestionale è integrabile, a scelta dell’acquirente, con programmi di contabilità pensati per ogni esigenza, servizi di fatturazione elettronica, corsi di formazioni online, etc.

eBridge Azienda

eBridge è un software dedicato alla contabilità, sviluppato dalla società Buffetti. Il suo obiettivo principale è offrire un supporto ai commercialisti e agli imprenditori nella gestione dei conti. L’idea di base è garantire l’accesso ad un servizio contabile online, che consenta di tenere sotto controllo acquisti, vendite, organizzazione dell’inventario, fatture e molto altro ancora.

Grazie al supporto offerto da eBridge Azienda è possibile adoperare il nuovo sistema di emissione, conservazione e trasmissione digitale delle fatture, ovvero la fatturazione elettronica, una tecnologia che ha ridotto i tempi e che ha il merito di andare incontro alle esigenze di tutti: dei clienti, dei fornitori, dei consulenti e di tutti coloro che fanno parte della filiera produttiva.

Questo software gestionale si compone di diverse aree: quella contabile, che si occupa della gestione contabile dell’azienda, quella fiscale, che gestisce le dichiarazioni fiscali, quella aziendale, che si prende cura delle attività amministrative e commerciali, la categoria bilancio, direttamente collegata alla gestione del bilancio, e soluzioni IT integrate, pensata per garantire un supporto nel digital marketing e nelle altre attività collegate.

L’organizzazione modulare fa in modo che questo programma si adatti con successo alle esigenze di una vasta gamma di utilizzatori. Inoltre, l’azienda che distribuisce il software propone tre diversi moduli: Contabilità Ordinaria, Professionisti e Semplificata. In questo modo, ciascun utente potrà scegliere il gestionale in base alle proprie esigenze e competenze.

Software gestionale: Datev Koinos

L’azienda Datev Koinos sviluppa software gestionali per consulenti del lavoro, commercialisti, PMI e ragionieri. Propone un’ampia gamma di programmi attraverso i quali gestire qualsiasi attività e soddisfare le necessità di ciascun cliente: grazie ai gestionali messi a disposizione sarà più semplice occuparsi della contabilità, del bilancio, delle dichiarazioni fiscali, dei servizi telematici, dell’organizzazione dello studio, della gestione documentale, della sezione antiriciclaggio, dell’elaborazione degli stipendi, della fatturazione elettronica a privati e pubbliche amministrazioni (PA), etc. Il servizio di supporto risulta particolarmente efficiente , grazie ai due software in dotazione: DK Care (il portale dell’assistenza) e Trainig Center (un canale che garantisce formazione mirata attraverso video e seminari gratuiti). Insomma, una soluzione smart e alla portata di molti.

Gestionale Amica

Gestionale Amica è un software di contabilità rivolto a commercianti, artigiani, professionisti, piccole imprese, agenti di commercio, associazioni e aziende di servizi. È particolarmente flessibile e adatto a ogni esigenza. Crea report, diagrammi, stampa e archivia le fatture, movimenta merci e prodotti, elabora l’inventario, consulta le giacenze e offre anche un servizio di backup su cloud, in modo da garantire maggior sicurezza nella gestione dei documenti. Inoltre, emette fatture elettroniche verso privati e pubblica amministrazione (PA). Si tratta di un programma molto semplice e intuitivo, indispensabile per gestire al meglio un’attività.

Software gestionali: Ad Hoc Revolution

Ad Hoc Revolution è un gestionale sviluppato dall’azienda italiana Zucchetti, scalabile e modulare, in grado di soddisfare le necessità di qualsiasi impresa riducendo costi e tempi. Sviluppato per amministrare in maniera integrata tutti i processi di business strategici e rilevanti di un’azienda, questo software consente di aggiungere fino a 40 moduli, via via che l’azienda cresce o che aumentano le necessità di gestione.

L’interfaccia estremamente intuitiva, la facilità d’installazione e l’utilissima guida online, rendono questo software immediato e facile da utilizzare.

La tecnologia di ultima generazione consente di personalizzare questo strumento a proprio piacimento, sia nella forma che nei contenuti. L’esperienza ultra-decennale dell’azienda e le oltre 13 mila installazioni in tutta Italia testimoniano l’elevata affidabilità di questo gestionale aziendale, un software che vanta un’ampia rete di esperti Zucchetti in grado di offrire assistenza immediata e competenza.

Zucchetti Spa garantisce anche l’installazione del prodotto, la formazione del personale, il servizio di manutenzione e di assistenza telefonica.