Con analisi SWOT, o matrice SWOT, s’intende uno strumento per la pianificazione strategica. Questa viene usata principalmente per la valutazione di dati differenti, come i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce relative a un progetto oppure a un’impresa. In generale tale strumento viene impiegato con successo in tutte quelle situazioni in cui c’è bisogno di fare delle valutazioni per raggiungere un certo obiettivo.
L’inventore dell’analisi SWOT è Albert Humphrey, professore dell’Università di Stanford che negli anni ’60 e ’70 del secolo precedente usò i dati della Fortune 500 per ottimizzare il processo di un progetto di ricerca. A lui si deve anche la creazione di un metodo dell’analisi che aiuta a valutare i rischi, le minacce, le opportunità, i punti di forza e quelli di debolezza.
L’analisi SWOT è uno strumento che deve essere impiegato unicamente dai professionisti che hanno già una buona esperienza alle spalle e riescono a svolgere interamente il lavoro in maniera particolarmente mirata. A nulla, difatti, servirebbe affidare il compito di svolgere l’analisi SWOT a coloro che non hanno le competenze sufficienti.
Questo tipo di analisi può riguardare vari ambienti. Durante l’analisi di ambienti interni, il professionista cerca di focalizzarsi principalmente sui punti di forza e su quelli di debolezza. Si cerca così di capire quali sono i possibili problemi del processo produttivo, come ovviare agli stessi, quali sono i vantaggi e su quali punti, invece, sarebbe possibile intervenire per eliminare le debolezze. Sugli ambienti interni, quindi, tale analisi viene svolta a 360° e cerca di prendere in considerazione l’intero ambiente. L’analisi di questo tipo può anche riguardare gli ambienti esterni di un’organizzazione. In particolare, l’analisi SWOT esterna si concentra sulle opportunità e sulle minacce. Si tratta di elementi dall’obbligatoria valutazione, in quanto potrebbero influire, sia positivamente che negativamente, sui processi aziendali.
A seconda della tipologia di operato della stessa azienda, ci si può concentrare maggiormente sull’analisi interna oppure su quella esterna. Tuttavia, vengono sempre analizzati tutti i fattori citati, in quanto importantissimi per la comprensione delle possibilità aziendali.
Indice argomenti:
Analisi SWOT: quali sono i vantaggi?
A differenza di altri strumenti di analisi, quella SWOT permette di eseguire un riassunto tabellare dei dettagli più importanti di un’indagine economica oppure quella aziendale. Essa permette di svolgere un’osservazione a 360° di tutti i processi, focalizzandosi sugli aspetti maggiormente rilevanti d’indagine. Per dirla brevemente, quindi, tale strumento permette di concentrarsi sulle cose più importanti. L’analisi può fornire numerosi spunti di riflessione portando i professionisti a preferire una strategia piuttosto che un’altra. Un approccio abbastanza generalista, che non mira nello specifico.
Per questo tale metodo è stato diverse volte criticato. Pertanto, l’analisi SWOT ha diversi svantaggi da considerare. In particolare, le critiche mosse sono rivolte alla provenienza dei dati. Questi non sempre sono oggettivi, ma in vari casi rappresentano soltanto delle valutazioni soggettive e personali. Si crede, pertanto, che partendo dai dati potenzialmente errati o comunque imprecisi, non sia possibile arrivare a una valutazione tecnica completa.
Portando i professionisti a scegliere alcune strategie piuttosto che altre, l’analisi SWOT ne limita il campo d’azione. Alcune persone, inoltre, sbagliano pensando che adottando gli strumenti di analisi SWOT si possa fare anche una buona pianificazione. Spesso vengono ignorate altre attività molto importanti, come il calcolo ROI, la considerazione delle strategie alternative oppure la definizione degli obiettivi aziendali, sia a breve, che a lungo o a medio termine. Esistono varie ricerche che dimostrano come l’analisi SWOT possa influenzare le prestazioni dei professionisti nella struttura aziendale. E non tutti gli esperti del settore considerano tale approccio come quello migliore per aumentare le performance dell’azienda.
In realtà, l’analisi SWOT, come molti altri strumenti del settore industriale, evolve di anno in anno. Ci sono versioni vecchie e nuove, le analisi SWOT alternative e altro ancora.
Le fasi dell’analisi SWOT
Come ogni altro procedimento su base aziendale, anche l’analisi SWOT viene svolta basandosi su alcune fasi. In particolare:
- la definizione dell’obiettivo;
- la definizione dei principali punti dell’analisi SWOT (ovvero dei punti di forza, di debolezza, delle minacce e delle opportunità);
- si dà allora la definizione di debolezze del progetto: ovvero le parti dell’organizzazione che potrebbero essere dannose al fine del raggiungimento dell’obiettivo;
- viene data la definizione di opportunità, ovvero tutti quei fattori esterni che potrebbero risultare utili ai fini di raggiungimento dell’obiettivo;
- le minacce sono simili alle debolezze, ma sono esterne: condizioni che possono limitare le prestazioni aziendali.
Il chiarimento di tutti questi dettagli permette di stilare una precisa matrice SWOT, in cui devono essere chiariti tutti gli aspetti dell’organizzazione: le qualità positive e dannose, gli elementi interni ed esterni, i punti di forza e di debolezza. Durante la definizione di tali dati è preferibile non sbagliare l’approccio.
I responsabili dell’analisi SWOT devono stabilire se l’obiettivo possa essere raggiunto a una certa matrice SWOT. Se l’obiettivo non può essere realizzato, occorre ripetere tutto il procedimento e stabilire un obiettivo differente. In tale modo si procede finché non verrà scelto un obiettivo che sia facilmente realizzabile.
A questo punto occorre fare una piccola precisazione: l’obiettivo non deve sembrare raggiungibile; deve esserlo a tutti gli effetti. Vari professionisti si confondono ponendo un obiettivo troppo difficile da realizzare, al contempo credendo che possano comunque raggiungerlo. In realtà si tratta spesso solo di un’illusione. L’obiettivo in questione deve essere a tutti gli effetti raggiungibile.
In tale caso, l’analisi SWOT serve per creare delle possibili strategie, possibilmente pragmatiche, utili per il raggiungimento della meta. Per svolgere al meglio tale compito, si consiglia di fare alcune domande in modo da ottimizzare i processi produttivi. In particolare, si consiglia di chiedersi come sia possibile ottimizzare i punti di forza, come ridurre quelli di debolezza, cosa occorra fare per beneficiare delle opportunità e come si possano ridurre le minacce.
Tutto questo, nel suo complesso, permette di svolgere al meglio l’analisi e aiuta ad avere le idee più chiare in merito alle diverse fasi del lavoro.
I vari fattori di valutazione comprendono le capacità di produzione, capacità di lavoro del personale, le finanze, la situazione macroeconomica, le norme legislative, i fattori socio-culturali, la presenza della competizione e così via. Tutto questo in gran misura può influenzare la scelta delle strategie da adottare e le valutazioni svolte durante l’analisi SWOT.
Come farla?
- Vengono impostati gli obiettivi, seguendo le regole a cui abbiamo accennato prima. Gli obiettivi non possono essere troppo alti, in quanto sarebbero irraggiungibili. Durante la definizione degli obiettivi, tutti i membri del team di lavoro devono sapere esattamente quali sono i loro compiti e mansioni. Qualora la chiarezza relativa agli obiettivi mancasse, sarebbe impossibile operare in maniera precisa.
- In seguito si effettua la scansione ambientale. Vengono svolte diverse valutazioni che permettono di capire quali sono le condizioni positive e quelle negative che possono portare al cambiamento del piano di lavoro.
- Viene svolta la completa analisi dei prodotti o servizi offerti, al fine della comprensione se questi possano risultare positivi per il raggiungimento dell’obiettivo oppure no.
- Alcuni componenti del team che si occuperà dell’analisi esamineranno anche i fattori ambientali, ovvero quelli esterni.
- Solo a quel punto viene definita una strategia fin nei dettagli. Questa deve essere utile per sviluppare il piano aziendale, affinché venga affrontato con tutta l’organizzazione al fine di un’analisi più profonda della stessa.
- Quindi si passa a un’eventuale modifica degli obiettivi. Non serve cambiarli completamente, come si potrebbe pensare. Nella maggior parte dei casi si tratta di semplici correzioni che vengono svolte per facilitare il raggiungimento degli obiettivi preimpostati.
- Poi si definiscono i cosiddetti fattori critici di successo. Si tratta di quei dettagli che permettono di capire meglio se l’obiettivo sia stato effettivamente raggiunto oppure no. Grazie a tale passaggio è possibile preparare le informazioni operative, fare la preparazione delle risorse, attuare la preparazione dei progetti e creare i piani per l’attuazione della strategia.
- Infine si segnano i risultati ed eventualmente si correggono i piani per facilitare le operazioni svolte precedentemente.
Analisi SWOT e fattore critico di successo
Spesso si fa confusione a proposito di ciò che concerne il fattore critico di successo. Non si può fare a meno di questo dettaglio di valutazione, in quanto ricopre un ruolo molto importante nell’analisi SWOT. Tale fattore può essere rappresentato da vari criteri: la liquidità (ovvero l’aumento di fatturato), l’acquisizione dei nuovi clienti oppure distributori, la soddisfazione della clientela, l’aumento di qualità del prodotto, lo sviluppo di un nuovo prodotto oppure servizio, ma anche la capacità di gestire al meglio la produzione industriale o persino creare dei nuovi sbocchi per il business.
Il fattore critico di successo viene definito al momento della definizione degli obiettivi. I responsabili pongono una condizione: “l’obiettivo è stato raggiunto se si verifica la condizione X”. Ovviamente, se tale condizione non dovesse verificarsi, non si potrebbe parlare di successo. In gran misura tale fattore è collegato agli obiettivi prefissati e alla capacità dell’organizzazione di raggiungerli.
