Piattaforme e-procurement: la gestione di un’azienda non è sicuramente semplice, l’intersezione di diverse attività lavorative in molti casi pone i loro amministratori di fronte criticità non semplici da risolvere. In questi casi l’aiuto della tecnologia può essere una soluzione intelligente, questa autonomamente, seguendo le direttive del responsabile, garantisce degli ottimi risultati nei momenti di difficoltà. Tale contesto ha dato vita negli ultimi anni alle piattaforme e-Procurement e a software dedicati alla loro gestione. Nelle prossime righe vedremo meglio di cosa si tratta e di come sfruttarne le potenzialità.
Indice argomenti:
Cosa sono le piattaforme e-Procurement
Prima di inoltrare il discorso su quelli che possono essere i benefici per aziende e privati è opportuno comprendere cosa si intenda per e-Procurement. Questo termine inglese tradotto lingua italiana con approvvigionamento elettronico (Electronic Procurement) non è altro che un processo con cui aziende private e pubbliche amministrazioni possono acquisire servizi e beni da specifici fornitori utilizzando un mezzo, cioè internet. L’e-Procurement, quindi, offre la possibilità di estendere la rete e organizzare nel modo corretto il commercio elettronico.
Possiamo quindi sintetizzare la sua definizione come un’elaborazione digitale dell’approvvigionamento delle merci, con cui si eliminano gli aspetti burocratici e si velocizzano le operazioni e le transazioni tra le parti, siano queste ultime aziende o pubbliche amministrazioni nei processi di acquisto G2B o B2B.
Prendendo spunto dalla definizione possiamo, quindi dedurre che un software per piattaforma e-Procurement non sia altro che un programma capace di gestire al meglio tutte le attività di un’attività aziendale che utilizza tale tecnologia.
A cosa servono le piattaforme e-Procurement
Non tutte le aziende hanno ancora compreso quelle che sono le potenzialità di un software di questa tipologia, sebbene in America sia ormai consuetudine impiegare questa tecnologia nel proprio contesto lavorativo, in Italia solo negli ultimi anni sta prendendo piede. Essa ha la capacità di ridurre drasticamente i tempi della gestione delle merci e soprattutto serve ad aziende e privati per limitare gli aspetti burocratici, caratteristiche essenziale per ottenere risultati rilevanti.
Come funzionano le piattaforme e-Procurement
Il funzionamento di un software ideato per le piattaforme e-Procurement è particolarmente complesso da spiegare ma sicuramente meno da applicare. Affinché si possa comprendere nel migliore dei modi è opportuno suddividere in due differenti processi questo sistema per acquistare beni e servizi in pochi click. Nello specifico: Pubblica Amministrazione e settore privato.
Public e-Procurement (Pubblica Amministrazione): in questo particolare ambito un software per piattaforme Electronic Procurement semplifica e garantisce la totale trasparenza per la gestione dei contratti pubblici, dando particolare attenzione al controllo per la riduzione delle spese pubbliche. Una gara d’appalto può essere gestita in totale trasparenza secondo le condizioni stabilite prima che questa venga avviata. Tali processi possono espandersi in qualsiasi campo per tutelare tutti i partecipanti.
Settore privato: in questo contesto invece, un software per piattaforme Electronic Procurement è particolarmente indicato per l’eCommerce B2B, dove l’azienda o un privato ha la necessità di organizzare il proprio mercato. Questo processo consente di migliorare in modo significativo l’approvvigionamento in digitale e garantire alle due parti il rispetto delle normative vigenti senza necessariamente ricorrere a firme o documenti cartacei. Molti sistemi, infatti, offrono un servizio aggiuntivo in cloud dove vengono tracciati i movimenti delle operazioni; purtroppo ancora poco utilizzati in Italia.
I vantaggi nell’utilizzo delle piattaforme e-Procurement
Un’analisi dettagliata di questo software necessita di una valutazione oggettiva dei vantaggi che questo può comportare alle aziende, vediamo quali sono i benefici concreti che si possono ottenere da questa innovativa tecnologia.
Gestione dei tempi
L’utilizzo di un software dedicato alla gestione degli approvvigionamenti snellisce inevitabilmente tutta la catena. I passaggi per lo spostamento delle merci vengono ridotti in modo significativo garantendo all’azienda o al privato un risparmio di tempo notevole.
Come è facile dedurre il tempo per un’azienda è essenziale per ottenere risultati migliori nel lungo periodo e garantirsi una pianificazione ottimale dei tempi può fare la differenza se si hanno diverse attività e ordini da gestire.
Burocrazia
Tra i vantaggi più significativi nell’utilizzare un sistema di questo genere c’è la quasi totale eliminazione di documenti cartacei. Tale caratteristica non è solo utile per ridurre i tempi di gestione, ma aiuta anche l’azienda a ridurre i costi di cartoleria.
Spesso di trascurano gli aspetti legati allo spazio e all’archiviazione dei documenti cartacei, un sistema completamente digitalizzato che consente un tracciamento perfetto è una soluzione intelligente per le aziende e per salvaguardare il pianeta.
Personalizzazione
Ogni azienda ha le sue necessità e acquistare un software personalizzabile è fondamentale per soddisfare le esigenze comuni. Non tutti i software sono personalizzabili e quindi importante valutare nel migliore dei modi le soluzioni più adatte alla propria attività lavorativa.
Automazione
Beneficio indispensabile per chi gestisce un’azienda è la possibilità di impostare preventivamente il proprio sistema e-Procurement e lasciare che questo lavori autonomamente.
Grazie alla creazione di un algoritmo ottimizzato su misura dell’azienda che lo sta utilizzando è possibile rendere il processo di approvvigionamento completamente automatico, garantendo affidabilità e velocità di esecuzione.
Pagamenti nelle piattaforme e-procurement
Ogni cliente ha la necessità di effettuare delle transazioni veloci e sicure per sentirsi non solo tutelato, ma anche per usufruire di un servizio che lo soddisfi pienamente. Interessante da questo punto di vista notare come un software per piattaforme e-Procurement possa ottimizzare in modo perfetto i pagamenti e renderli molto più rapidi.
La gestione delle transazioni è un aspetto da non sottovalutare assolutamente, la clientela è impaurita dalle continue truffe online e un sistema snello e veloce li tranquillizza senza ombra di dubbio.
Tracciabilità
L’implementazione di un sistema completamente digitale consente di conoscere in tempo reale lo stato delle diverse fasi dell’intero processo di vendita, dall’offerta, alla spedizione, all’incasso o alle fatture.
Grazie a questa facilità di riconoscimento le aziende possono ricercare in modo veloce qualsiasi documento o transazione avvenuta. Riducono ancora una volta i tempi di lavorazione e consentendo alle risorse umane di non perdere tempo nella ricerca di un documento o di una bolla cartacea.
Il processo di digitalizzazione indirizza la gestione di un contesto lavorativo verso la riduzione capillare dei tempi inutili, garantendo in questo modo un tempo effettivo di lavoro sicuramente più produttivo.
Errori delle piattaforme e-procurement
Le risorse umane, sebbene siano una fonte inesauribile di fantasia e produttività, possono incorrere in errori accidentali. La scrittura di una fattura o di un determinato prezzo nel corso degli anni può inavvertitamente comprometterne i dati reali. Con la gestione integrata delle comunicazioni attraverso un sistema informatico dedicato, vi è un’automazione dei processi sicuramente più efficiente, riducendo gli errori umani.
In un’epoca dove è complicato emergere, dotarsi di un software che riduca gli errori delle risorse umane è indispensabile. Benché in tantissimi ambiti un personale qualificato sia un trampolino di lancio per ottenere ottimi risultati, in un contesto dove la gestione degli approvvigionamenti è estremamente complicata è opportuno virare su un software per piattaforme e-Procurement.
Come scegliere tra le piattaforme e-Procurement: vantaggi e funzionalità
I benefici evidenziano delle potenzialità rilevanti per aziende e privati, l’implementazione di un software di questo tipo in un’infinità di attività lavorative invoglia sicuramente nello sperimentare questa tecnologia. Ma come scegliere il software più adatto alla propria azienda? Vediamo i punti chiave su cui ragionare.
Costo
Non tutte le aziende hanno un budget illimitato e potrebbero comunque avere voglia di sperimentare questo genere di tecnologia. Sebbene possa sembrare insolito è possibile usufruire di un software per piattaforme Electronic Procurement sia nella versione a pagamento che gratuita. Risulta quindi essenziale identificare il programma che soddisfi le esigenze dell’azienda, ma al costo desiderato.
I software open source sono una risorsa di grande importanza per le piccole-medie aziende che vogliono sfruttare i vantaggi di questa tecnologia ma non vogliono investire capitali considerevoli. Ovviamente un programma a pagamento garantisce migliori estensioni e delle funzionalità aggiuntive che possono migliorare ancora di più la reattività e la sicurezza del sistema. Fortunatamente molte case produttrici di software per piattaforme e-Procurement offrono delle versioni demo da scaricare e da provare prima di completare l’acquisto. Possibilità da cogliere al volo se si hanno particolari dubbi.
Funzioni delle piattaforme e-procurement
Identificata la tipologia di software da acquistare è possibile valutare singolarmente le funzioni disponibili. Ogni software, sebbene garantisca le funzionalità base, può avere più o meno valore per chi lo utilizza a seconda delle operazioni eseguibili.
Non c’è ombra di dubbio che questo tipo di programma debba necessariamente avere dei moduli e delle funzionalità da attivare sulla base degli obiettivi dell’azienda stessa. Un’azienda o privato consapevole sceglie in base alle attività interne ed esterne della sua lavorazione quotidiana. Rrisulta quindi essenziale analizzare la scheda tecnica del programma prima di procedere all’acquisto. In molti casi non vi è la necessità di acquistare il miglior software sulla Terra, ma solo quello che compie perfettamente la funzione.
Sicurezza
I protocolli di sicurezza digitali sono sempre più stringenti, ma non è difficile imbattersi in perdite di dati personali dei propri clienti. Affinché ciò non accada è consigliabile scegliere un prodotto che aggiorni costantemente i dispositivi, rendendoli in questo modo meno esposti a potenziali attacchi.
Sicuramente i programmi più moderni garantiscono una sicurezza eccellente, proponendo anche un salvataggio in cloud veloce e funzionale. L’imprevedibilità dei sistemi informatici rende inevitabile munirsi di un sistema affidabile ma ancor di più inaccessibile.
Automazione
Come sottolineato nei paragrafi precedenti un software di livello consente di avere un’automazione delle attività aziendali perfette. Come è facile dedurre non tutti i software hanno la stessa capacità di gestire tale funzionalità ed è importante informarsi su tale aspetto. Garantirsi delle interazioni sempre perfette, che non necessitino di un intervento supplementare delle risorse umane può offrire grandi vantaggi.
Sicuramente i programmi a pagamento sono quelli che hanno dei processi migliori per questa funzionalità, ma se non si ha il bisogno di gestire un numero considerevole di automazioni, anche le versioni open source possono dire la loro e non sfigurare in quanto a reattività e gestione delle operazioni.
Tempi di approvvigionamento
Come per l’automazione anche la gestione dei tempi è essenziale per ottenere risultati. Una buona interazione digitale tra cliente ed eCommerce garantisce non solo un’affiliazione migliore, ma anche una valorizzazione dell’identità del brand.
Molte aziende sottovalutano quelli che sono gli aspetti legati alla reputazione e all’identità del marchio, ma questi risultano vitali per espandersi a un numero maggiori di utenti. Riducendo i tempi di approvvigionamento si possono ottenere dei feedback positivi, indispensabili per incrementare gli introiti. Un software capace di svolgere tale funzione nel migliore dei modi permette di pianificare una strategia di marketing più efficace.
Interfaccia delle piattaforme e-procurement
Esulando il discorso dai canonici parametri legati alla scheda tecnica è opportuno sottolineare come un software per piattaforme e-Procurement possa essere scelto anche per l’interfaccia di utilizzo.
Non tutti hanno dimestichezza con programmi atti alla gestione delle attività di approvvigionamento ed è importante riuscire a capire il loro funzionamento in breve termine. Negli ultimi anni tali prodotti sono stati semplificati in modo da poter essere utilizzati anche da risorse umane non troppo preparate nell’ambito informatico. Un’interfaccia intuitiva e gradevole può aiutare ad approcciarsi a questa tecnologia in modo meno traumatico, velocizzandone la comprensione di funzionalità e caratteristiche.
Aggiornamenti
Sicuramente un parametro rilevante per la scelta di un software di questo genere è l’assistenza periodica degli aggiornamenti. Come abbiamo evidenziato più volte, la sicurezza digitale è molto importante e può essere migliorata solo attraverso sistematici aggiornamenti.
Utilizzando una piattaforma open source si dovrà lavorare e aggiornare il software manualmente, mentre i programmi a pagamento usualmente sono muniti di aggiornamenti automatici. Benché possa sembrare un parametro supplementare, in realtà quando ci si imbatte in tecnologie completamente digitali risulta essere un argomento cardine su cui ragionare. Gli aggiornamenti possono fare la differenza per migliorare il software e la sua sicurezza generale.
Costi per una piattaforma e-Procurement
Dall’importanza di un software capace di portare tali benefici è facile intuire che possa avere un costo rilevante. Sebbene le versioni open source possano offrire delle buone prestazioni, le aziende più grandi si affidano sicuramente a versioni a pagamento. Ma vediamo le possibilità di acquisto e i possibili costi.
Demo o Free: come è facile intuire questa tipologia di software è completamente gratuita. Si potrà provare (Demo) o utilizzare (Free) il programma in modo gratuito per un tempo determinato nel primo caso e indeterminato nel secondo. Si hanno alcune limitazioni nello storage in cloud e sulle statistiche degli acquisti, ma sufficienti per gestire al meglio un’azienda piccola.
A Pagamento: il costo di un servizio di questo genere a pagamento dipende dall’azienda produttrice. Molte di queste danno la possibilità di acquistare il software una tantum. Altre si affidano a un sistema in abbonamento mensile o annuale garantendo però una maggiore assistenza. I costi variano da un minimo di 10€ mensili a un massimo di 100€.
La valutazione di una o dell’altra forma di acquisto è legata prevalentemente alle funzioni che il software metterà a disposizione dell’acquirente. In questo caso, oltre al costo è opportuno focalizzare lo sguardo sulle funzioni a disposizione e non sul costo. Un programma che migliora le prestazioni dell’attività lavorativa non può essere vincolato al suo costo, quanto alla sua capacità di ottenere risultati.
Le 5 migliori piattaforme e-Procurement (aggiornamento 2021)
Ora focalizziamoci su quelli che sono i migliori cinque software per piattaforme e-Procurement.
Odoo
Grazie all’ottimizzazione esemplare di questo software è possibile gestire l’automatizzazione di tantissimi processi. Fornisce l’elaborazione delle fatture, la gestione dell’inventario, la gestione dei fornitori, la gestione dell’approvvigionamento, gli ordini d’acquisto e la catalogazione.
Precoro
Strepitoso software per le aziende, ideale per risparmiare sui tempi di approvvigionamento. Fornisce: gestione delle richieste, dell’inventario, elaborazione fatture, catalogazione, gestione dei fornitori, dell’approvvigionamento e degli ordini di acquisto.
Flaxion
Tra i migliori per la sua capacità di gestire al meglio le spese. Garantisce delle ottime funzionalità per: gestione delle richieste, fatture, catalogazione, gestione dei fornitori e degli ordini d’acquisto.
Prokuria
Tra i più utilizzati per la gestione delle richieste e la gestione di fornitori, approvvigionamento e ordini d’acquisto.
WebReq
Eccezionale per tutti i processi di acquisto e pagamento. Fornisce tutte le funzioni elencate negli altri software: da provare assolutamente.
