Dalla comparsa della pandemia, le piattaforme webinar hanno preso il posto delle conferenze e gli eventi organizzati in presenza. Che si tratti di un training, la presentazione di un prodotto, una lezione in didattica a distanza o un’esperienza Airbnb, i software webinar stanno diventando uno degli strumenti di riferimento per continuare il proprio lavoro in smart working.
I webinar ci hanno fornito un modo sicuro per mantenere i nostri impegni professionali attivi e socialmente distanti allo stesso tempo. Ora che gli eventi digital first sono la nuova normalità, stiamo assistendo a webinar che si svolgono quasi ogni minuto, con più dimestichezza da parte anche di quello zoccolo duro di utenti poco inclini alle nuove tecnologie.
Indice argomenti:
Cosa sono le piattaforme webinar
La parola “webinar” è l’unione di “web” e “seminario”. Un webinar è un evento a cui partecipa esclusivamente un pubblico online. Altri termini utilizzati come alternative per il webinar sono “evento web”, “seminario online”, “conferenza web” ed “evento virtuale”.
Una piattaforma webinar è quell’insieme di strumenti che permette una forma di comunicazione “uno a molti”: un relatore può raggiungere un gruppo ampio e specifico di spettatori online da un’unica posizione.
Le piattaforme webinar non sono solo programmi per videoconferenze di gruppo, come purtroppo viene considerato da molti non addetti ai lavori. Il software per videoconferenza è solo uno dei componenti utilizzato da una piattaforma webinar. Meglio quindi analizzare come funzionano.
Come funzionano le piattaforme webinar
Di norma i webinar consentono ai partecipanti di sola visualizzazione. Hanno la capacità di interagire tramite domande e risposte, chat e rispondendo alle domande dei sondaggi. L’ospitante può anche attivare l’audio dei partecipanti che si sono prenotati per interagire, con domande e commenti.
Visto dalla parte dell’organizzatore, l’uso di una piattaforma webinar per organizzare un meeting online, è spiegabile così:
- L’organizzatore sottoscrive un servizio, solitamente basato su cloud, in base al numero di partecipanti e funzionalità, esempio condivisione file
- Inserisce l’elenco dei relatori e dei moderatori, soprattutto se si tratta di un webinar a cui si pensa parteciperanno tanti utenti. Relatori multipli se chi parleranno saranno più persone da diversi luoghi, per potersi “passare la palla” durante il meeting. Uno o più moderatori, se durante il seminario online sarà possibile per il singolo utente formulare domande.
- Imposta data, ora e durata stimata della conferenza web. Ogni partecipante potrà decidere, se l’evento fosse ripetuto in più date, avere una stima del tempo che dovrà dedicare all’ascolto.
- Alla conferma dell’evento, la piattaforma webinar invierà una conferma via email all’organizzatore, ai relatori e ai moderatori, contenente un link personalizzato per accedere al sistema. Sarà fornito anche un link pubblico da comunicare ai potenziali spettatori. Per maggiore sicurezza, se gli spettatori fossero ad esempio la classe di una scuola, potremmo impostare una password da inserire all’ingresso nella piattaforma.
- Prima dell’inizio pianificato, è buona norma che organizzatore e relatori entrino nel sistema webinar per provare che tutto funzioni a dovere, accedendo al sito della piattaforma webinar se si tratta di una soluzione cloud, o aprendo il software webinar, se le funzioni avanzate di meeting online richiedessero l’utilizzo di un programma specifico.
- Gli spettatori potranno partecipare all’evento cliccando il link ricevuto. Solitamente allo spettatore non è richiesta l’installazione di software o plugin, perché quasi tutti i programmi per webinar prevedono un visualizzatore via web cross platform, cioè funzionante su tutti i tipi di device, PC, Mac, Android, iPhone…
I vantaggi di un software webinar
L’utilizzo di una piattaforma webinar può essere gratificante per qualsiasi attività, commerciale, istituzionale, indipendentemente dal settore in cui opera.
Ecco i maggiori vantaggi nel trasmettere un webinar online:
- Risparmio sui costi: Non dovendo o meglio, non potendo viaggiare, possiamo organizzare un evento online tagliando tutte le spese di sala riunioni, viaggi, hotel, ristoranti…
- Platea più ampia: In teoria non c’è limite al numero di partecipanti che possono assistere. In pratica il numero massimo di partecipanti dipende dalle capacità tecniche della piattaforma webinar, soprattutto in caso di streaming video ad alta definizione.
- Incontri one-to-one semplificati: I webinar online facilitano anche gli incontri virtuali one-to-one tra relatori e pubblico. L’esempio è quello di una sessione di approfondimento singola, su un argomento trattato nell’evento: una lezione individuale, o un incontro tra un’azienda e un potenziale acquirente.
- Atmosfera più coinvolgente: Assistere a un webinar ci dà un “posto in prima fila”. Nessun rischio di trovarsi all’angolo di una sala, dove non riusciamo a comprendere quello che viene detto. Nessun rischio che la nostra alzata di mano per intervenire venga ignorata.
- Scambio informazioni più completo: La possibilità di condividere o scaricare materiale digitale aggiuntivo in qualsiasi momento durante il webinar, risparmia allo staff operazioni da “volantinaggio”. Tutte le slide possono essere visualizzate e scaricate in qualsiasi momento.
- Scambio opinioni anche oltre l’evento online: Quante volte ci siamo chiesti se gli argomenti che tratteremo nel webinar online sono quelli più richiesti? Con un software webinar, i partecipanti possono rivolgere domande, dare opinioni, anche prima del webinar, ad esempio “Tratterete anche l’argomento x?”. Anche dopo la riunione, potremo ricevere un feedback libero, o attraverso la funzione di sondaggio che molti software per eventi online forniscono.
- Registrazione semplice dell’evento: La riunione online può essere registrata, per archivio o per permettere la visione on demand a tutto il pubblico che non ha potuto assistere alla diretta. Il webinar online diventa quindi un utile strumento per l’e-learning, basti pensare a una lezione all’università, o a un corso di aggiornamento che possiamo distribuire come fosse il capitolo di un progetto più vasto.
Come scegliere una soluzione webinar: caratteristiche e funzionalità
Qual è la miglior piattaforma webinar per la nostra attività? Semplice, non c’è una piattaforma migliore in assoluto. Poiché le aree di utilizzo possono essere molto differenti tra loro, altrettanto sarà lo spettro di scelta della piattaforma eventi:
- Presentazioni di prodotti
- Riunioni aziendali
- Conferenza stampa
- Lezioni in didattica a distanza
- Corsi di formazione o aggiornamento
- Fidelizzazione del cliente
- Acquisizione di nuovi clienti (funnel)
Fondamentale è l’individuazione della macroarea, o delle aree, nel caso volessimo usare il nostro software webinar per più scopi. Vogliamo dare maggior risalto alla presentazione in diretta video, o al materiale che possiamo scambiare durante il meeting? Ecco solo alcune delle funzionalità che dobbiamo valutare per la scelta di un software per meeting online:
- Video streaming ad alta definizione: se puntiamo alla dialettica e vogliamo farci vedere, sicuramente il video dovrà essere HD. La trasmissione video è la funzione che userà più banda internet, e potrebbe incidere molto sui costi.
- Condivisione desktop o lavagna virtuale: utile se vogliamo spiegare l’utilizzo di un software, o se dal vivo ci trovavamo bene a spiegare concetti con fogli e pennarelli
- Chat con il pubblico: la nostra platea potrà rispondere in diretta, vogliamo dare importanza alle idee dei nostri spettatori?
- Condivisione file: trasmettiamo una slide powerpoint, ma i nostri interlocutori potrebbero distrarsi per fare screenshot delle presentazioni. Meglio dar loro la possibilità di scaricare il file dall’apposita area.
- Ruolo relatore trasferibile: siamo tutti in smart working, quindi potrebbe essere necessario trasferire il ruolo di presentatore a un altro partecipante durante l’evento.
- Archivio online: possiamo registrare l’evento, ma dopo? Come organizziamo tutti i file? Dobbiamo poter offrire un archivio facilmente navigabile, magari tramite parole chiave.
- Streaming on demand: non tutti sono disponibili allo stesso orario, e questo inficerebbe sul numero di reali spettatori. Come nel caso delle università online, potrebbe essere un punto di forza poter offrire le registrazioni on demand.
- Partecipazione audio tramite telefono: seppure internet sia disponibile sempre e ovunque, potrebbe essere più comodo, anziché cuffie e microfono sul pc, ascoltare chiamando un numero di telefono tradizionale.
- Sistema cross platform: ovunque c’è internet, da qualsiasi dispositivo Ultimo ma forse l’aspetto a cui non dovremmo mai rinunciare nella scelta di una piattaforma webinar. Tutti devono poter partecipare, indipendentemente dal device che hanno.
Costi medi di una piattaforma webinar e limiti
I webinar sono tecnologie prontamente disponibili, esperienza benefica per chi vuole continuare anche dopo il periodo della pandemia. Se siamo pronti a spostare online l’esperienza di un evento online, dobbiamo sapere che una piattaforma webinar potrebbe costare zero euro, come alcune centinaia al mese.
Esatto, gratis o molto costose. Essere gratis non vuol dire di poca importanza, che non ci aiuterà nella nostra mission. Se parliamo ad esempio di YouTube Live, se dobbiamo fare una presentazione video, potrebbe essere la soluzione migliore. Inoltre, tutti i device hanno la piena compatibilità a YouTube, smart tv comprese.
In genere però è consigliabile partire con la versione basic o free per testarne le funzionalità. Alcune offrono un periodo di prova, da 7 a 30 giorni, con tutte le funzioni premium abilitate. Alla fine del periodo di prova, dovremmo considerare un canone medio tra i 10 e i 20 euro al mese.
In base al pubblico e alle funzionalità dovremmo scegliere la piattaforma giusta. Alcuni problemi che potremmo riscontrare:
- Problemi tecnici: possono portare alla cancellazione dell’evento o impedire ai partecipanti di partecipare.
- Mancanza di partecipazione: gli spettatori potrebbero essere facilmente distratti, ad esempio a causa di ciò che li circonda o perché sanno di non essere osservati.
- Disponibilità on-demand: l’intervallo di tempo è quasi sempre vincolante, a volte non è possibile accedere in un secondo momento.
- Scarsa interpretazione del feedback: l’interazione tra oratore e partecipante è spesso ridotta al minimo. L’umore e la motivazione dei partecipanti sono difficili da determinare per il relatore.
Le migliori piattaforme webinar: quale scegliere (aggiornamento 2021)
Zoom
Zoom Cloud Meeting è la soluzione più diffusa per organizzare riunioni, webinar, lezioni online e altro. Nel 2020 è stata l’app che ha avuto il maggior incremento di utilizzo, grazie alla facilità di registrazione e utilizzo. Con pochi click possiamo organizzare il nostro webinar dallo smartphone, e rivederlo dal pc. La piattaforma è interamente basata su cloud.
Cisco WebEx
Il nome è una garanzia, e Cisco Webex è sicuramente la piattaforma più adatta all’uso aziendale. Grazie all’Intelligenza Artificiale, Webex ha introdotto funzioni come “Momenti salienti dei messaggi”, che consente di dare la priorità al tempo e all’attenzione su ciò che è più importante.
Per garantire che tutti abbiano la stessa voce nelle riunioni virtuali, il nuovo modello di “riunione a tavola rotonda” consente agli ospitanti di assegnare un ordine di parola per tutti i partecipanti e silenzia gli altri fino a quando non è il loro turno.
Per i relatori delle riunioni, “Webex AI” fornisce reazioni e feedback in tempo reale utilizzando il linguaggio del corpo naturale dei partecipanti alla riunione.
GoToMeeting
GoToMeeting è un servizio in hosting sul cloud creato e commercializzato da LogMeIn. Si tratta di un software per riunioni online, condivisione desktop e videoconferenza.
Seppur poco conosciuto, è da menzionare LogMeIn per l’attenzione alla sicurezza delle comunicazioni. Come gran parte delle piattaforme, utilizza la più recente crittografia TLS (Transport Layer Security) e Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit.
Arkadin – NTT Cloud Communication
Arkadin Anywhere è la soluzione di web conferencing all-in-one semplice da usare. Molto flessibile in quanto offre di default anche la conferenza telefonica tramite linea tradizionale protetta da pin. Si tratta del sistema più indicato nel caso non sia necessario il video, in quanto la conferenza può essere attivata e moderata anche senza pc. Nel 2019 è diventata NTT Ltd.
YouTube Live
Il live streaming di Youtube permette di interagire con il pubblico in tempo reale grazie a feed video, chat e altro.
La soluzione di YouTube è gratuita ma allo stesso tempo la più indicata per eventi broadcast con centinaia, se non migliaia di utenti collegati.
Inoltre essere su YouTube vuol dire avere una platea senza confini.
