La scelta dei migliori programmi di messaggistica è fondamentale per migliorare la reattività dei propri contatti e ridurre i tempi di risposta. Le interazioni con i clienti, con i gruppi scolastici e con il convivio quotidiano sono elementi importantissimi nello sviluppo di una comunicazione ricca e di qualità. La gestione delle relazioni va ben al di là del fatto di rispondere a precise esigenze immediate. È necessario mettere a terra strategie di fidelizzazione nelle quali l’interlocutore si senta valorizzato e rispettato grazie a tempi brevi di risposta alle notifiche, e al facile scambio di contenuti.
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Cos’è un programma di messaggistica
Un App di messaggistica istantanea è un programma o un applicativo che permette all’internauta connesso di mettersi in comunicazione in tempo reale con le persone facenti parte di una lista di contatti già prestabilita. Il software informa l’utilizzatore della presenza on-line dei componenti della rubrica e permette di inviare e ricevere messaggi di testo, audio, video e allegati. L’interfaccia grafica dei programmi di messaggistica dà la possibilità di personalizzare l’App con la propria foto e con un determinato status sempre modificabile.
Inoltre un servizio di notifica in tempo reale avvisa l’utente dell’avvenuta ricezione di un messaggio o di un altro contenuto. Sotto l’aspetto tecnico l’invio di testi, o altri tipi di file, si basa su di un programma client che si connette ad un server di messaggistica.
Per scaricare o abbonarsi al software di messaggistica giusto è sempre necessario valutare la piattaforma in termini di sicurezza e gestione dei dati sensibili. Le chat di Instant Messaging accorciano le distanze, e soprattutto i tempi di interazione, per questo si sono rivelate utilissime per migliorare la comunicazione sul lavoro, sia interna tra colleghi, che esterna con i clienti.
È necessario sapere valutare i client di messaggistica più sicuri per proteggere i metadati e sapere conservare gli attivi scaricati perché non vengano eliminati. Alcuni software utilizzano un sistema criptato E2E (end to end) nel quale solo i due interlocutori in contatto possono intercettare i contenuti scambiati. Ciò è molto utile per evitare intrusioni e acquisizioni improprie di dati in rete.
Le più grandi aziende di IM (Instant Messaging) che hanno preso piede in Italia sono senza dubbio WhatsApp e Facebook Messenger; la compagnia di Telegram comunque in pochi anni si è installata fortemente, sia a livello aziendale che conviviale e ludico. I dati parlano di 32 Milioni di utilizzatori italiani per la prima App, per scendere lievemente a 23 milioni di utenti per Messenger e osservare la crescita esponenziale di Telegram che vanta più di 400 Milioni di user in tutto il mondo.
A cosa serve un software di messaggistica
Gli App di messaggistica rappresentano al giorno d’oggi un riflesso del vivere quotidiano. È sufficiente dare un’occhiata sulle piattaforme di download programmi per rendersi conto della quantità di opzioni presenti. La messaggeria istantanea migliora la comunicazione, e quando viene applicata al business permette di aumentare le vendite e offrire un ottimo servizio clienti in tempo reale. I programmi di messaggistica servono a velocizzare lo scambio di informazioni e a moltiplicare le relazioni. Sono utili per ottimizzare le consegne a domicilio, perfezionare gli acquisti in rete, prendere appuntamenti, e accorciare le distanze geografiche tra gli utenti.
Inoltre il fatto che i migliori software di messaggistica siano gratuiti permette a chiunque nella vita privata o lavorativa di intrattenere relazioni in tempo reale e a costo zero. Nel settore business il cliente è in grado di stabilire un rapporto diretto con i suoi brand preferiti, mentre le aziende possono usare l’App per mettere a punto efficaci strategie di marketing.
Rispetto alla vecchia Assistenza Clienti Telefonica l’instant messaging elimina l’attesa e la frustrazione. Evita di comunicarsi su tanti canali differenti, come per esempio l’invio di documenti sulla e-mail. Con tale agilità di scambio anche i costi del Servizio Clienti vengono nettamente abbattuti. È possibile inoltre inviare foto e consigli di utilizzo dei propri prodotti, o video dimostrativi per aumentare l’interesse del potenziale acquirente. La strategia di comunicazione che si può attuare tramite programmi di messaggistica è sempre vincente, perché l’utente non deve uscire dalla sua zona di comfort per scambiare informazioni e ciò lo renderà più ricettivo verso l’argomento trattato.
Come funzionano i programmi di messaggistica
Per inviare e ricevere informazioni nella comunicazione privata e professionale sono necessari dei programmi di messaggistica. Per capire come funziona un client di messaggistica è necessario analizzare i vari protocolli utilizzati per lo scambio. Essi si faranno carico dell’invio, della ricezione e dello stoccaggio dei messaggi elettronici.
– Il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) assicura la comunicazione tra i server di messaggistica e ne permette il trasferimento. Gode di una dubbia reputazione poiché lascia passare numerosi spam in rete.
– La ricezione di un messaggio, o altro tipo di file, mediante protocollo POP (Post Office Protocol) permette la rilevazione sul server, e offre la possibilità di consultare le notifiche anche off-line.
– Il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) agisce diversamente dal POP, poiché la sincronizzazione tra server e computer, tablet o smartphone è permanente. Messaggi e mail vengono immagazzinati in totale sicurezza per essere consultati da ogni tipo di device.
Per l’utente scambiare messaggi con i suoi contatti risulta molto semplice, ma la tecnologia sottostante dei software per messaggistica è più complessa di quello che sembra.
– Prima dell’invio, un messaggio viene trasferito verso un server SMTP o altrimenti detto Mail Transfer Agent (MTA).
– Il server in uscita si incarica di trasportare il contenuto scritto, audio o video fino al MTA del destinatario.
– Il protocollo effettua il trasferimento del messaggio verso un MDA (Mail Delivery Agent).
– Che sia utilizzato POP o IMAP, il server del contenuto in entrata stocca il messaggio fino a che non venga rilevato dal destinatario.
I vantaggi nell’utilizzo di programmi di messaggistica
L’estrema semplificazione dei servizi di WebMails permette un uso immediato delle piattaforme, ma non offre nessun tipo di estensione. I programmi di messaggistica invece propongono numerose funzionalità che richiedono un minimo di apprendistato. Queste funzioni accessorie applicate all’Instant Messaging permettono di risparmiare tempo e di creare cartelle di consultazione personalizzate.
Il vantaggio maggiore dei software di messaggistica risiede nella possibilità di poter inviare testi, audio, video o allegati anche se il device non è connesso a Internet. I client caricano i messaggi sul PC o sullo smartphone, contrariamente alle WebMails che leggono i file registrati sul server.
Il fatto di avere accesso alle informazioni anche off-line permette di potere lavorare o comunicare anche durante lunghi viaggi in treno o in aereo. Un altro punto forte dei programmi di messaggistica è il default che rende i messaggi caricati unicamente ubicati sul device. In ogni caso se si desidera conservare le comunicazioni si può modificare la configurazione.
L’eccellente reattività delle notifiche dei client di instant messaging è un altro vantaggio prezioso; grazie ad alert visivi o sonori è possibile fare regolarmente il check dei messaggi in entrata.
App di messaggistica e gestione mail sono molto funzionali per aumentare la produttività e ottimizzare la personalizzazione delle piattaforme. Scaricare un App di messaggistica su Pc o su smartphone presenta molti benefici:
– Customizzare: è possibile applicare differenti funzionalità al servizio di instant messaging per ottimizzare il client a seconda delle proprie necessità conviviali o lavorative.
– Salvaguardia: è possibile accedere ai messaggi e alle mail anche in caso di panne del device. Il client salva i contenuti da inviare che possono essere recuperati sull’hard disc del PC.
– Produttività: un programma di messaggistica è in grado di ottimizzare l’organigramma produttivo. È possibile decidere quali contenuti prioritari devono passare per primi (snoozing), organizzare cartelle specifiche, e integrare la piattaforma con servizi ad hoc per la destinazione d’uso.
– Stoccaggio locale: grazie al client di instant messaging non solo le mail e i messaggi vengono immagazzinati localmente. Anche i contatti e le cartelle vengono stoccate; se si decide di migrare verso un altro software di messaggistica sarà più facile trasferire i contenuti sensibili.
– Assenza di rete: anche in caso di perdita di connessione i messaggi scaricati sul server del client rimangono intatti fino alla ripresa della rete Internet.
Come scegliere programmi di messaggistica: vantaggi e funzionalità
Mantenere interazioni costanti con i clienti, con gli amici o con i gruppi scolastici e familiari è molto importante. Riuscire a mantenere relazioni di buona qualità fidelizza i clienti e il convivio; entrambi si sentiranno valorizzati e rispettati, diventando ricettivi verso il contenuto dei messaggi in essere.
La scelta di un buon software di instant messaging è fondamentale per la gestione ottimale di un Servizio Clienti, il quale potrà rispondere immediatamente, analizzare il comportamento degli utenti e riuscire a prevedere le vendite future. Migliorare la reattività dell’azienda e diminuire drasticamente i tempi di ricerca sono i maggiori vantaggi di un App di messaggistica.
I parametri per scegliere programmi di messaggistica sono:
– Avere facilità di utilizzo e di configurazione, con un’interfaccia intuitiva ed ergonomica.
– Supportare i protocolli POP e IMAP.
– Gestire diversi account e-mail in contemporanea.
– Interagire con differenti rubriche di contatti e mailing list.
– Avere strumenti per gestire liste di distribuzione, elenchi di firme e notifiche di avvenuta ricezione.
– Essere Open Source, ossia gratuito e disponibile per tutti.
– Funzionare in multi-piattaforma con compatibilità equiparate per Windows, Mac e Linux.
Le funzionalità dei programmi di messaggistica offrono esperienze di utilizzo fino a poco tempo fa inedite; anche le interfacce grafiche dei migliori client sono sempre più piacevoli e facili da usare. Alcuni software di messaggistica hanno capacità di interazione decuplicate e per tale motivo non sono gratuiti, ma prevedono l’acquisto di una licenza o di un abbonamento. A seconda dell’utilizzo prevedono funzionalità avanzate destinate ai professionisti o a specifici sistemi operativi.
Costi e limiti dei programmi di messaggistica
Quando si deve scegliere l’App di messaggistica più adatto al proprio utilizzo è necessario fare luce su diversi fattori:
– Serve per uso ludico o per business
– Quale sistema operativo utilizza il device di installazione
– Che quantità di contenuti si devono inviare o ricevere
– Serve per chat, per notifiche o per marketing
– Open Source (gratis) o Premium (a pagamento).
I costi dei programmi di messaggistica sono davvero irrisori e in molte App validissime sono addirittura pari a zero. Ad esempio Messenger, anche per uso aziendale è gratuito, e permette di abbattere i costi del personale nei settori assistenza pre, e post vendita. Alcuni software sono free solo i primi mesi di prova; successivamente è necessario sottoscrivere un abbonamento che può variare dai 3,90 Euro al mese fino a 5,99 sempre mensili.
Esiste una grande scelta di software di messaggistica gratis e liberi; le App free hanno comunque alcuni limiti che riguardano il tempo di visibilità dei file caricati sulla personale area di lavoro. Generalmente è possibile cercare documenti, audio, video e PDF per soli 3 mesi; solo con un upgrade verso un software a pagamento si potrà accedere all’intera cronologia dei contenuti personali.
Anche la durata di conservazione dei dati caricati sulla piattaforma subisce una restrizione nei programmi di messaggistica gratuiti. È possibile trattenere messaggi e file solo per alcuni mesi nei piani free. Nei piani a pagamento Pro invece le configurazioni possono essere estese e si può scegliere di conservare anche specifiche chat.
I limiti dei software di Instant Messaging gratis riguardano anche lo spazio relativo all’installazione di App e di integrazioni. Molti programmi permettono l’inserimento fino a 10 App, che possono essere eliminate a turno per essere integrate da altre versioni aggiornate.
È possibile superare le restrizioni dei client di messaggistica sottoscrivendo per pochi euro al mese abbonamenti Premium. Grazie ai piani Pro l’utente può godere di molti benefici:
– Disporre di innumerevoli chat identificate con cartelle separate
– Aumentare l’estetica di foto e video grazie a font e didascalie estese
– Raddoppiare il limite di GB disponibili rispetto ai software gratuiti
– Seguire un numero vastissimo di canali
– Accesso a GIF, emoji e stickers in continuo aggiornamento
– Eliminazione della pubblicità
– Ottimizzazione dei bug.
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Telegram
Telegram è una soluzione software di messaggeria che offre una estesa varietà di funzionalità: chat di gruppo, file audio e video, condivisione di foto, video e archivi. Tra i suoi vantaggi di utilizzo spicca la rapidità di interazione. Anche la sicurezza criptata del client protegge in modo ottimale i file da tentativi di hackeraggio. L’interfaccia minimalista permette una facile navigazione anche per i neofiti. I contro di Telegram risiedono nella poca popolarità di cui gode tra i gruppi familiari, scolastici e conviviali.
Signal
L’App di messaggeria Signal è vista dagli esperti e dalle organizzazioni governative mondiali come la più sicura. È un software gratuito, compatibile con iOS, Android, Mac, Windows e Linux. Possiede un codice open source, l’autoeliminazione dei messaggi, stoccaggio dei dati basici e sicurezza delle password. Non presenta quasi nessun rischio di vulnerabilità, anche se l’account risulta legato al numero di telefono dell’utente. Gli sviluppatori del client Signal sono sempre al lavoro per garantire la protezione dei dati sensibili.
Zendesk
Zendesk è uno dei fornitori più affermati di App per messaggistica; propone una gamma di funzionalità molto interessanti. La piattaforma permette di gestire in modo eccellente i dati e gli attivi dei clienti, e di estrapolare dai comportamenti di acquisto esperienze personalizzate di customizzazione. Anche la sicurezza dei contenuti è garantita; l’interfaccia grafica risulta subito semplice, ma diventa più ricercata nei piani di abbonamento premium. Vale comunque la pena passare qualche ora sulla board per personalizzare il proprio client di messaggistica.
L’App di messaggistica WhatsApp ha messo a punto un nuovo upgrade disponibile su Microsoft Store. Non serve solo a migliorare la reattività e le performance del client, ma permette di rispondere ai messaggi anche quando il telefono è spento o disattivato. Sarà sempre necessaria una SIM e un numero per accedere a WhatsApp, ma il software garantisce un’enorme autonomia nell’ecosistema Windows. Presto sarà sviluppato un client compatibile anche con gli utilizzatori Mac.
Viber
Più di 1 miliardo di persone nel mondo utilizzano il programma di messaggistica Viber; è importante sottolineare che lo scambio di informazioni, di testi e di chiamate sono free solo da utente Viber ad altro Viber. La qualità video è eccellente, le chiamate sono criptate e protette, i device mobili sono sincronizzati con il desktop, è possibile creare gruppi e la varietà di emoji, GIF e stickers è in continuo aggiornamento sulla piattaforma.
