La scelta dei programmi per condividere file tramite il web è diventata una pratica molto diffusa e ad oggi è considerata la forma più utilizzata a livello globale, non solo per trasferire dati ad altre persone, ma anche per archiviare file di grandi dimensioni, o per raggiungerli da qualsiasi dispositivo, sia esso un tablet, uno smartphone o un computer.
Questo sistema pratico si chiama file sharing e può essere attivato solo tramite programmi online o software specifici.
In questo articolo approfondiremo l’argomento, selezionando in conclusione cinque tra i programmi migliori.
Indice argomenti:
Cosa sono i programmi per condividere file
Scegliere di condividere file su Internet è un modo pratico e legale per poter trasferire, a persone che si conoscono, o ad altri dispositivi personali, dei dati che non siano protetti dai diritti d’autore: per nessun motivo si possono condividere film, video, musica o altri file soggetti a copyright. Gli utenti che dovranno accedere ai file necessitano di appositi software.
Esistono programmi che permettono di creare uno storage virtuale, dove vengono immagazzinati documenti di ogni tipo, o informazioni a cui solamente gli account autorizzati possono accedere. Non solo: le applicazioni di ultima generazione sono state arricchite da strumenti di scrittura e modifica dei file archiviati, creando un vero e proprio editor globale online.
A cosa servono i programmi per condividere file
L’era della tecnologia ha influito non solo sulla vita quotidiana, ma anche su quella professionale: l’evento di Internet ha permesso innanzitutto di eliminare i tradizionali canoni lavorativi, dando la possibilità di creare collaborazioni con il proprio gruppo.
Il lavoro a distanza ha reso necessario la creazione di un sistema per condividere dati con tutto il team: in questo modo si può continuare a collaborare attivamente allo stesso progetto perché, anche operando da luoghi diversi, si può avere l’accesso agli stessi documenti condivisi online.
Parlando di uno spazio comune per gestire i file, un programma per condividere file ha fondamentalmente due strumenti a cui fare affidamento, senza dover più inviare e-mail nel caso di modifiche: la gestione dei dati e la condivisione delle cartelle.
Nel primo caso è il software ad occuparsi del ciclo del documento e, tramite strumenti di chat o videocall, è anche in grado di permettere un intervento simultaneo degli utenti: la sincronizzazione avviene in modo automatico.
Nel secondo caso i documenti vengono archiviati per essere condivisi da remoto su un altro dispositivo: si ha così la sicurezza di conservare gli strumenti lavorativi perché, nella malaugurata ipotesi vengano cancellati dal computer, rimarranno salvati nel cloud.
Come funzionano i programmi per condividere un file
Scambiare file digitali è diventato il metodo più semplice e immediato di condivisione: tuttavia non esiste un sistema unico, ma ce ne sono molti a disposizione, da scegliere in base alle proprie necessità.
Non necessariamente i file vengono trasmessi a dispositivi dislocati in altre zone, ma anche a computer dello stesso ufficio tramite il sistema Client/Server. In questo caso i client si collegano ad un server per condividere le risorse, come funziona nelle reti locali aziendali, più comunemente note con l’acronimo LAN. È un modello che, riducendo i punti di accesso ai dati, migliora il grado di sicurezza.
Mentre nell’architettura Client/Server è necessario un server centrale da cui attingere le informazioni, nella formula Peer to Peer i client si scambiano i dati tra di loro, in modo paritario. È il modo più comune per attivare il file sharing e gestire le comunicazioni. Siccome ogni client è anche server, la trasmissione dei dati varia a seconda della connessione degli host.
Quando i programmi per condividere file attingono ad un server che ospita diversi clienti, si parla di Shared Hosting: in questo caso tutti gli utenti presenti sul server possono condividerne le risorse tramite un link individuale e i dati vengono conservati sul server del fornitore. È utilizzato soprattutto per aprire siti Internet, per questo il target è molto vasto: comprende piccoli privati ma anche imprese di piccole e grandi dimensioni.
Per concludere, la condivisione può avvenire anche tramite archiviazione sul cloud: non possiamo parlare di un vero e proprio programma, ma di una piattaforma di archiviazione che viene utilizzata anche per file sharing. Caricando il documento, viene creato un url che può essere personalizzato e condiviso con altri utenti.
I vantaggi nell’utilizzo di un programma per condividere file
Condividere file e cartelle è diventato indispensabile, soprattutto in campo lavorativo. Per mantenere coeso il team ed essere sempre attivo è necessario che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di accedere a tutte le informazioni. I vantaggi dei programmi per condividere file sono molteplici:
- Simultaneità di accesso ai file: grazie a programmi specifici, i dati possono essere visualizzati in tempo reale, anche in caso di modifica. Questo permette ad un gruppo di lavorare simultaneamente ad un unico progetto, migliorando la produttività.
- Facile recupero dei dati: nel caso in cui si faccia parte di un gruppo lavorativo, è importante assicurare le informazioni.
- Sicurezza dei dati: rispetto ai metodi obsoleti, i programmi di condivisione file garantiscono un livello di sicurezza elevato. Nessuno può accedere ai dati se non è autorizzato: è il proprietario a scegliere il grado di sicurezza di un’informazione, permettendo la modifica di un documento, o di prenderne solo visione. Un sistema di controllo tramite notifica avviserà quando vengono caricati o modificati i dati.
- Ottimizzazione del tempo: una condivisione simultanea permette a tutti gli utenti di collegarsi non solo da dispositivi dislocati in diverse zone di un edificio, ma anche provenienti da paesi differenti: alcuni programmi sono dotati anche di servizi di chat o videoconference.
- Minor investimento di materiale consumabile: scegliendo la condivisione di file, chiunque sia autorizzato può accedere alle cartelle quando vuole, o discuterne simultaneamente con altri utenti: grazie a questo sistema, non è più necessario stampare i documenti, e questo comporta un notevole risparmio di carta, inchiostro, toner ed energia elettrica. Nell’arco del tempo, si noteranno i benefici economici di questa scelta tecnologica.
- Protezione nei confronti dell’ambiente: scegliere di utilizzare un programma per condividere file non è solo un beneficio a livello professionale. Limitare, per esempio, l’uso della carta, protegge gli alberi dalla deforestazione, tutelando così il pianeta.
Come scegliere un programma per condividere file: vantaggi e funzionalità
È importante scegliere un programma per condividere file in base alle caratteristiche necessarie per ottenere il massimo giovamento.
Solitamente il primo criterio preso in considerazione è decisamente il budget: per questo motivo molti programmi hanno una versione trial gratuita per testare il prodotto: alcune sono freeware altre shareware: nel primo caso sono gratuite a tempo illimitato, ma con funzionalità ridotte, mentre nel secondo si può testare in modo completo, ma per un periodo limitato, dopodiché bisogna acquistare il prodotto.
Ci sono programmi la cui tariffa è decisa in base al numero di utenti iscritti, altri in cui l’importo mensile è più alto, ma permettono un’iscrizione illimitata. questi due criteri sono da tenere in considerazione soprattutto se la condivisione è per gruppi ridotti.
In base all’utilizzo, è importante proteggere i file che vengono immagazzinati: quando si usa la condivisione dati per lavoro, è di fondamentale rilevanza che tutte le informazioni vengano tutelate da un protocollo di sicurezza di alto livello, che comprenda la connessione crittografata protetta, l’autenticazione da un singolo IP e quella a due fattori, inserendo, oltre alle credenziali, un codice temporaneo, inviato solitamente tramite e-mail.
Quando si tratta di lavori originali, che richiedano ingegno, è bene tutelare la proprietà intellettuale e fisica dei dati, per evitare che non vengano ceduti a terzi. Per questo motivo alcuni software digitalizzano i documenti garantendone nel tempo il valore legale.
Un altro punto fondamentale è la trasparenza: un software deve dare la possibilità di monitorare l’account e controllare le attività, con la possibilità di attivare le notifiche.
Sicurezza nei programmi per condividere file
La sicurezza dei clienti è data anche dal rispetto della privacy dei dati personali: per tutelarla nel migliore dei modi, esistono programmi che raccolgono solo i dati necessari per il funzionamento corretto del servizio, senza profilare gli utenti, come stipulato nel Data Processing Agreement.
Un’altra caratteristica da valutare è il target e il numero degli utenti che utilizzerà il servizio di file sharing: più la condivisione dei file coinvolge un target ampio, più il programma deve essere intuitivo e semplice da utilizzare. Per evitare disguidi è meglio scegliere software che inviino notifiche in caso di modifiche dei documenti.
Per la scelta del programma è importante anche il tipo di file da condividere: video in alta definizione e presentazioni in Powerpoint richiedono molto più spazio rispetto ad un documento di sola scrittura.
Anche la connessione svolge un ruolo importante: un’interruzione del trasferimento può causare la perdita di dati, per questo motivo in caso di file pesanti è meglio un programma che garantisca la ripresa del trasferimento dal punto interrotto, in questo modo non serve ricominciare il trasferimento dal principio, risparmiando tempo.
Se le informazioni condivise subiscono modifiche continue, è necessario un servizio di backup personalizzabile, evitando così il rischio di perdere dei salvataggi importanti.
Per concludere, un programma deve essere scelto con la garanzia che il servizio sia continuativo, senza interruzioni: se subentrano degli impedimenti, deve essere garantito un centro di assistenza efficiente, in grado di risolvere il problema nel minor tempo possibile, soprattutto nei casi si utilizzi la condivisione per lavoro. La mancanza di un supporto tecnico tempestivo può causare danni all’azienda, anche ingenti.
Costi di un programma per condividere file e limiti
I programmi per condividere file sono veramente numerosi, e con prezzi differenti. Budget e funzioni sono le caratteristiche che spingono un cliente a propendere per un servizio rispetto ad un altro. I costi dei software variano a seconda di ciò che offrono.
Non tutti i programmi danno la possibilità di consultare un listino prezzi dei pacchetti a disposizione, questo perché, in molte occasioni, i servizi offerti sono così numerosi da creare una vasta gamma di opzioni. In questo caso, per evitare che un cliente rimanga insoddisfatto, sono messe a disposizione delle prove gratuite.
La maggior parte dei software è disponibile in Italia, ma è operante all’estero, per questo motivo le tariffe vengono calcolate sulla valuta americana. Solitamente offrono almeno tre piani tariffari, uno base, uno avanzato e uno professionale, a seconda delle caratteristiche idonee per il cliente. In alcuni casi, soprattutto se i clienti sono grandi aziende, viene data la possibilità di creare un piano ad hoc, inserendo solo caratteristiche congeniali alla produttività dell’impresa.
Programmi per condividere file: costi di Filecamp vs Monday.com
Tra i pochi programmi trovati in rete con tariffario aperto possiamo annoverare Filecamp e Monday.com: entrambi mettono a disposizione del cliente una prova gratuita e tre piani tariffari differenti.
Filecamp offre una soluzione Basic a 29 dollari al mese, con uno spazio di archiviazione pari a 20GB, una Advanced, la più usata, a 59 dollari mensili e 50GB di immagazzinamento dei dati e una Professional a 89 dollari, con 100 GB per conservare i documenti. Per tutte e tre le offerte non c’è un limite di utenti, e nel caso servano Gigabyte aggiuntivi, si possono acquistare a parte, a partire da 10GB a 10 dollari fino a 20TeraByte, con una spesa di 3500 dollari.
Monday.com, invece, ha una versione completamente gratuita, ma solo per due posti ed è ideale per monitorare il lavoro. Per condividere i file, si hanno a disposizione tre piani: Basic, a 8 euro al mese per utente, con 5GB di spazio di archiviazione, Standard, il piano più popolare, a 10 euro e la versione Pro, a 16 euro. I pagamenti possono essere effettuati mensilmente o in un’unica soluzione, usufruendo di uno sconto sul totale. A questi si aggiunge un ulteriore piano, creato su misura: è ideale per le grandi aziende che vogliono rendere il lavoro funzionale.
I 5 migliori programmi per condividere file: quale scegliere (aggiornamento 2022)
WeTransfer
Adatto alle piccole e medie imprese, può gestire un archivio di 100GB, con trasferimenti di file di grande estensione. L’applicazione si può integrare con i principali social. Il prezzo si basa su abbonamento mensile e parte da 12 euro.
Samepage
Questo software è adatto per agenzie di marketing, crea e condivide calendari, pianifica le attività di gruppo e le riunioni in tempo reale. Si può accedere anche tramite app da qualsiasi dispositivo. Disponibile in versione gratuita, è semplice da usare ed intuitivo.
OnBoard
Programma per gestione virtuale di chat e videoconferenze. È utilizzato soprattutto da leader aziendali e dirigenti e consiglieri amministrativi. Per testare il programma, l’azienda offre una versione di prova gratuita.
Monday.com
È realizzato per aiutare una squadra a lavorare nel modo migliore: consente a gruppi di lavoro di gestire simultaneamente progetti. È un software versatile, adatto sia a grandi team sia a realtà più piccole. Disponibile una versione gratuita per due utenti.
Filecamp
Prerogativa di questo programma è la possibilità di un numero illimitato di utenze, per questo motivo può essere usato da piccole e grandi imprese, senza distinzioni. Si può provare gratuitamente, e il prezzo di partenza è di 29 dollari al mese, senza limiti di utenti.
