Quando si parla dei programmi per fare preventivi, vengono sempre in mente numerose soluzioni e tante possibilità. Si crea confusione e molte persone attribuiscono a tali software delle definizioni estremamente differenti. Per alcuni si tratta di programmi semplici, facili da usare e immediati, ma ci sono anche tanti utenti che non sanno di cosa si tratta, né come creare i preventivi. Considerata la poca chiarezza, cerchiamo di capire meglio insieme cosa sono i software utili per fare i preventivi.
Indice argomenti:
Cosa sono i programmi per fare preventivi?
Si tratta di programmi che vengono installati sul computer e facilitano il processo di creazione ed emissione di un preventivo. Parliamo di software altamente richiesti soprattutto in ambiti aziendali, ove bisogna rilasciare ai clienti dei preventivi completi di tutti i dati. Molti software di questo genere sono molto intuitivi, in quanto creati appositamente per aiutare le persone a risparmiare il loro prezioso tempo. Un buon software deve possedere due caratteristiche principali: la semplicità d’utilizzo, senza la quale si rischiano di commettere innumerevoli errori, e la precisione dei dati forniti. Molti programmi per fare i preventivi funzionano automaticamente: gli interessati semplicemente ci immettono i dati e tutto il resto lo fanno i software. Se un programma fosse non affidabile, potrebbe inserire delle informazioni errate e quindi anche il preventivo sarebbe sbagliato. Affinché questo non accada è di vitale importanza rivolgere le proprie attenzioni solo verso programmi a pagamento realizzati da produttori con una grande esperienza alle spalle.
A cosa servono i programmi per fare preventivi?
Come si può intuire anche dal nome, il programma è utile per la creazione automatizzata dei preventivi e per la loro stampa. Grazie a tali software è possibile diminuire considerevolmente il carico di lavoro dei collaboratori dell’azienda, in quali non dovranno inserire a mano tutte le informazioni. Difatti, il sistema richiama i dati di un cliente automaticamente, anche se la quantità d’informazioni che si potrebbero inserire nel preventivo potrebbe essere ampia. Principalmente tali programmi sono realizzati per velocizzare le tempistiche di emissione del documento e anche per minimizzare gli errori da parte del personale.
Come funzionano i programmi per fare preventivi?
Il funzionamento dei programmi per la creazione dei preventivi è estremamente semplice e facile da capire. Si tratta di un database molto simile ai programmi per il rilascio delle fatture. Non appena sorge la necessità di rilasciare il documento a un cliente, l’operatore entra nel programma, sceglie tra diverse opzioni per il rilascio del preventivo, inserisce alcuni dati a mano (non è sempre necessario farlo, in quanto molti software lo fanno in automatico) e provvede a stampare il foglio. Grazie a questo sistema diventa possibile fare il tutto in pochi secondi, emettendo un documento semplice e chiaro da leggere. Grazie a questo sistema diventa possibile emettere tanti preventivi nell’arco di una sola giornata e l’invenzione delle nuove tecnologie e di approcci particolari ha abbassato ulteriormente la necessità di un intervento umano.
Vantaggi nell’utilizzo dei programmi per fare preventivi
Nonostante i vantaggi di un software per fare i preventivi siano tanti, ancora oggi molte persone li ignorano cercando di fare tutto a mano, il che crea un grande rallentamento per il processo di lavoro. Per evitare che questo accada, cerchiamo di capire insieme quali siano i più grandi vantaggi di un programma utile per fare i preventivi.
Velocità
A differenza dei preventivi emessi a mano, quelli fatti con il computer vengono realizzati in una maniera molto tempestiva. In generale ci vuole meno di un minuto per richiamare i dati dal database e stampare il preventivo. Le informazioni che vengono inserite a mano non sono molte. Ovviamente, le cose cambiano per un nuovo cliente a cui bisogna rilasciare il preventivo: in tal caso bisogna comunque compilare il cartiglio a mano. Anche in quel caso, però, l’intera operazione non richiederebbe affatto molto tempo e una volta realizzato il documento, si potrebbe subito stamparlo.
Maggiore organizzazione
Uno dei problemi dei preventivi realizzati a mano è la grande mole di scartoffie che si crea. Nel caso si volesse consultare un preventivo rilasciato per vedere alcune informazioni, bisognerebbe iniziare a frugare tra i vari fogli e si creerebbe potenzialmente un grande casino. Tale problema viene meno grazie i software per rilasciare i preventivi: tutti i documenti restano nel database del programma, motivo per cui se si volesse consultare un documento rilasciato in precedenza, si potrebbe farlo in un paio di click. La maggior parte dei programmi per creare i preventivi funzionano similmente a un archivio: se si volesse richiamare un documento rilasciato in precedenza, basterebbe trovarlo nel database.
Possibilità di farne tanti
Nell’uso dei preventivi cartacei compilati a mano c’è anche un altro problema spesso tralasciato dalle persone: emettere tanti preventivi senza usare alcun software è difficile per vari motivi. Non solo è un’operazione che richiede molto tempo, ma è persino possibile perdersi tra le varie opzioni e tanti dettagli che s’includono nei documenti. I programmi per fare i preventivi eliminano questa complessità, dando la possibilità di fare molti preventivi nell’arco di una sola giornata.
Personalizzazione dei preventivi
A questo si aggiunge anche un altro vantaggio importante: grazie al software è possibile personalizzare il documento in base alle esigenze del personale. Alcuni programmi danno la possibilità di migliorarne l’aspetto estetico, altri forniscono il modo d’inserirci delle informazioni extra. Grazie al computer ogni preventivo potrebbe diventare particolare, anche se si segue uno schema comune. Per giunta, i software di questo tipo danno anche la possibilità di fare i preventivi per aziende diverse, creando per ognuna uno schema differente e anche un aspetto grafico diverso.
Segnalazione degli errori
Spicca anche un altro grande vantaggio dei programmi di cui parliamo: i software controllano il database e nel caso ci fossero delle informazioni contrastanti tra loro, il personale lo verrebbe a sapere e potrebbe procedere a eliminare lo sbaglio. Si tratta di una particolarità di vari programmi, di cui non possono godere coloro che cercano di fare a meno del computer e si affidano ai preventivi cartacei scritti a mano. Difatti, cercando di fare il preventivo senza l’uso del programma si può facilmente commettere un errore, non ci si accorge di averlo commesso e si rilascia il documento al cliente. Quindi i software per fare i preventivi sono utili anche per ridurre il numero degli sbagli.
Invio tramite mail
Inoltre, bisogna ricordarsi della possibilità d’inviare i preventivi per mezzo della mail al destinatario: un’opzione molto comoda, specialmente nel periodo della pandemia. L’invio viene svolto in poco tempo ed è possibile scegliere il formato del file che arriverà al cliente. Quest’ultimo quindi potrà stampare il preventivo oppure visualizzarlo direttamente sul suo smartphone o sul suo computer.
Come scegliere tra i programmi per fare preventivi: vantaggi e funzionalità
Durante la scelta di un programma per fare i preventivi si consiglia di prestare attenzione a vari fattori che potrebbero facilitare il lavoro al personale. Tra questi spicca la semplicità dell’interfaccia: molti software appesantiscono senza motivo la pagina da cui è possibile creare i preventivi. Il risultato è una maggiore difficoltà per il personale che, trovandosi dinnanzi un’interfaccia con troppi elementi, rischia di perdersi. Per questo motivo è consigliato preferire i software con una visuale semplificata. In questo modo si velocizzerà il lavoro.
Senza dimenticarsi di quel che riguarda la funzionalità. Purtroppo, i programmi gratuiti per la creazione dei preventivi lasciano a desiderare da questo punto di vista, in quanto le funzionalità avanzate mancano e gli utenti si ritrovano con possibilità limitate. Per esempio, alcuni software non a pagamento non consentono di stampare il documento e altri non offrono la possibilità di vedere l’anteprima. Vi sono poi anche quei software che permettono di gestire un numero limitato di documenti (per esempio, al massimo 100) e nel caso si volesse gestire più file, si dovrebbe acquistare l’opzione premium.
Programmi per inviare preventivi via e-mail
C’è anche un altro fattore da valutare: alcuni software non permettono d’inviare il documento tramite e-mail, mentre altri offrono questa possibilità unicamente a pagamento. A questo si aggiunge anche un’altra necessità: valutare la possibilità di personalizzazione dell’aspetto grafico. Molti programmi forniscono al cliente unicamente dei cartigli predefiniti, che non permettono di modificare l’aspetto grafico del file. Non è un problema funzionale, ma a lungo andare potrebbe diventare un ostacolo per l’azienda. Per tal motivo è importante sin da subito scegliere un software che permetta di effettuare delle modifiche nell’aspetto dei documenti emessi.
Infine, spicca ovviamente uno dei criteri di valutazione più importanti: il costo. Sul mercato si possono trovare vari programmi gratuiti, che offrono delle funzionalità basilari e si possano paragonare a delle versioni Demo: permettono di provare le funzionalità del software e soltanto dopo scegliere se acquistare un altro programma oppure continuare a usare quello gratuito.
Costi dei programmi per fare preventivi e limiti
I costi per un programma in grado di produrre le fatture sono variabili dai 49 ai 69 euro in base al software scelto. Per usare le opzioni avanzate dei programmi bisogna acquistare un abbonamento annuale. Altrimenti l’utente potrebbe avere diversi limiti di utilizzo dei programmi. Tra questi spicca il limite sui documenti che si possono gestire (i numeri sono variabili in base al programma), il numero dei progetti (variabili tra 1-2 in base al programma di riferimento), le possibilità di apportare le modifiche e così via. Per un’attività professionale è sicuramente meglio acquistare un abbonamento annuale cloud in modo da non essere bloccati dai limiti. I costi, come si può vedere, non sono elevati.
I 5 migliori programmi per fare preventivi: quale scegliere? (aggiornamento 2021)
Invoicex
Tra i migliori programmi per fare i preventivi spicca Invoicex. Si tratta di una soluzione estremamente versatile, pensata per le esigenze dei coloro che hanno il bisogno di un software professionale e affidabile. Nell’ultimo periodo viene usato soprattutto dalle aziende edili, ma si può adattare bene a qualsiasi tipo di società. La sua versione basilare permette di gestire fino a 100 documenti e l’abbonamento costa 69 euro all’anno. Acquistando l’opzione premium si potranno gestire non solo i preventivi, ma anche le fatture, i fornitori, i clienti e i prodotti.
Finson
Parlando dei migliori programmi per fare i preventivi spicca anche Finson: un programma gestione dal costo di 49 euro, che si può provare gratuitamente per un mese. Tra le sue particolarità spicca una vasta scelta di possibilità gestionali e, come Invoicex, è un software che si può impiegare in vari settori.
Harvest
Harvest offre agli utenti la possibilità di creare e gestire non solo i preventivi, ma anche le fatture. Tra i vari programmi è ottimale per coloro che vogliono affidarsi a un software semplice, ma c’è un problema: è in inglese. La versione basilare è gratuitamente, ma permette di gestire solo 2 progetti. Per eliminare il limite è necessario acquistare un abbonamento mensile pari a 12 dollari.
Teamleader CRM
Si tratta di un programma che si può usare online: è un’App pensata per i professionisti e le aziende di grandi dimensioni. Le funzionalità offerte sono tante e sono tutte utili, ma il programma non è gratuito: dopo i 14 giorni di prova bisognerà sottoscrivere un abbonamento mensile pari a 50 euro. Tuttavia, ne vale la pena poiché le funzionalità offerte sono davvero tante.
Canva
Infine, troviamo Canva, un servizio online molto famoso che permette di personalizzare l’aspetto grafico dei preventivi. Inoltre, Canva fornisce anche la possibilità di usufruire di vari template pronti all’uso. Il servizio offerto è gratuito, ma le funzionalità sono limitate e l’uso di alcuni elementi grafici costa 1 dollaro. Si può usare Canva unicamente dopo aver completato il processo di registrazione.
