Dotarsi del giusto software per studi legali può aiutare a concentrarsi sulla pratica di avvocato rendendo il lavoro più efficiente e redditizio. Ma come scegliere quello migliore? Le soluzioni sono diverse, ognuna con specifiche e funzionalità diverse. Per questo motivo abbiamo selezionato i 5 migliori, e per ognuno ne illustreremo le caratteristiche peculiari.
Anche i piccoli studi legali hanno bisogno di un programma per gestire i vari aspetti di questo settore, dalla gestione dei clienti, all’archiviazione e condivisione dei documenti. Per scegliere il software più adatto è necessario prima analizzare le diverse categorie a disposizione, e comprendere tra queste quale ha le funzionalità di cui si ha bisogno per non correre il rischio di acquistare la soluzione sbagliata.
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Cosa sono i software per studi legali?
I software per studi legali sono una combinazione di strumenti per la gestione quotidiana dell’attività sotto ogni aspetto. Integrano, quindi, tool per la contabilità, per il calendario legale, per gestire i contatti, per catalogare e condividere i documenti, per la registrazione di attività, per monitorare scadenze e assunzioni e altro ancora.
Queste soluzioni consentono di liberare gli avvocati dal lavoro sì importante ma non prettamente legato a quello di uno studio legale, e consentirgli di concentrarsi sui compiti critici. Questi programmi sono utilissimi sia che si sta avviando un nuovo studio, sia che si è già uno studio legale affermato che cerca di modernizzare le proprie procedure e migliorare la produttività
A cosa servono i software per studi legali?
Come premesso, i software per studi legali servono soprattutto a sgravare gli avvocati da tutti quei compiti non strettamente legati alla professione. Queste soluzioni consentono quindi di semplificare i propri processi e concentrarsi sulla figura più importante che è il cliente. Un programma per studio legale è progettato per gestire le informazioni sui clienti, tutta la parte amministrativa con fatturazione e contabilità, registrare il tempo dedicato alle varie pratiche e controllare le scadenze, gestire i documenti cartacei in loco e consentirne l’accesso da remoto.
L’adozione di un software per studi legali è il primo passo per diventare uno studio di successo, perché pone le basi per massimizzare la produttività e l’efficienza della propria attività. Questi programmi, grazie al cloud, permettono al personale di accedere in remoto a tutta la documentazione riguardante i vari casi, e offrono ai clienti la possibilità di essere aggiornati sull’andamento della loro pratica senza dover incontrare fisicamente l’avvocato che l’ha presa in carico.
Come funzionano i software per studi legali
Un programma per studi legali offre quasi sempre il supporto per il cloud, per poter archiviare i documenti in modo sicuro e potervi accedere facilmente e in modo veloce da qualsiasi dispositivo e luogo. Un avvocato nel suo lavoro si trova spesso ad aver bisogno di informazioni aggiornate. Esistono naturalmente anche soluzioni desktop che però possono sincronizzare i dati che si hanno sul pc col cloud e sfruttare i vantaggi di entrambe le soluzioni.
Questi software, poi, sono integrati con Polisweb per la gestione del processo civile telematico e opzionalmente offrono la possibilità di integrare altri moduli come quello per la fatturazione elettronica e quello per ottemperare a tutti gli adempimenti in materia di antiriciclaggio. Le soluzioni che funzionano nel browser offrono un’interfaccia responsiva per adattarsi in modo automatico ai piccoli schermi degli smartphone, ma possono anche avere app dedicate.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per studi legali
I software per studi legali sono in grado di migliorare diverse aree dell’attività di avvocato, compresi i rapporti col cliente, la parte amministrativa e soprattutto la produttività. Di seguito analizzeremo i benefici più importanti:
- AUTOMAZIONE: Nella pratica di avvocato ci sono molti compiti ripetitivi, noiosi e dispendiosi in termini di tempo. Compiti che avvocati altamente qualificati non vogliono svolgere come l’immissione dei dati, l’invio di e-mail ai clienti, il monitoraggio del tempo. Tutte queste attività possono essere automatizzate facendo risparmiare tempo che potrà essere dedicato ad altro.
- ORGANIZZAZIONE MIGLIORATA: I piccoli studi legali non possono contare sulle stesse risorse umane dei grandi studi e quindi per loro diventa difficile stare dietro agli innumerevoli compiti legali e amministrativi. Con il software giusto si può trovare la soluzione per sfruttare al meglio tempo e risorse limitate. Un programma per studi legali aiuta a mantenere una buona organizzazione di tutte le attività perchè consente un’archiviazione efficace dei documenti, tenere traccia dei casi seguiti, controllare le scadenze dei tribunali, gestire la fatturazione e le comunicazioni con i clienti.
- RIDUZIONE DEI TEMPI DUPLICATI: Un software per studi legali consente di monitorare il lavoro, di tenere traccia di chi ha fatto cosa, e di notificare il tutto agli altri membri del team legale, evitando che più persone completino la stessa attività e risparmiando tempo e denaro.
- ACCESSIBILITÀ. Una soluzione basata sul cloud consente agli avvocati di accedere alle informazioni su un caso in qualsiasi momento e ovunque si trovi. L’accesso alle informazioni è fondamentale per il lavoro legale e può velocizzare la soluzione delle pratiche e la produttività in generale.
- COLLABORAZIONE: I software per studi legali sono progettati anche per facilitare la collaborazione tra i vari membri del team. Il cloud consente a più avvocati di lavorare sullo stesso caso da luoghi differenti, senza la necessità di essere fisicamente in ufficio. Inoltre, offrono strumenti per una comunicazione veloce sia interna che verso l’esterno.
- MONITORAGGIO DEL TEMPO: La parcella di un avvocato è di solito quantificata in base alle ore che si è lavorato al caso. Diventa, quindi, fondamentale avere sempre traccia del tempo speso per poter fatturare ai clienti. Ma il monitoraggio del tempo è altrettanto utile per migliorare le prestazioni perché aiuta a capire come il personale dedica il proprio tempo allo svolgimento delle varie attività.
Costi dei software per studi legali e limiti
Il prezzo di un software per studi legali è strettamente legato alle funzionalità che offre e al numero di utenti. Ci sono anche rarissime soluzioni gratuite, ma che difficilmente vengono prese in considerazione perché non offrono supporto e le funzionalità sono molto limitate.
I modelli di costo sono essenzialmente due. Le soluzioni con licenza a vita prevedono un prezzo che si paga in un’unica soluzione e non ci sono spese accessorie. In questo caso gli aggiornamenti sono limitati e, qualora si decidesse di cambiare in futuro, l’intera spesa andrebbe persa. Sono per lo più soluzioni desktop che non offrono supporto per i dispositivi mobile.
Il secondo modello di costo prevede un abbonamento, in genere su base mensile o annuale. Queste soluzioni sono di solito basate sul cloud e offrono aggiornamenti periodici. Il costo dell’abbonamento dipende dalle funzionalità, dal numero di pratiche e dal numero di utenti.
Al costo del software potrebbero aggiungersi altri costi accessori, come quelli per l’installazione la configurazione e per la formazione degli utenti. Questi costi di solito non sono inclusi e vanno sostenuti a parte.
La scelta del software per studi legali deve tener conto, oltre che del prezzo, di altri importanti fattori tra cui la facilità d’uso. Ha tutte le funzionalità che servono per lo studio? Consente la gestione e l’archiviazione dei dati in modo sicuro e conforme ai requisiti giurisdizionali? Garantisce un tempo di utilizzo di almeno 5-10 anni prima che diventi obsoleto? È scalabile adattandosi all’eventuale crescita dello studio?
I 5 migliori software per studi legali: quale scegliere (aggiornamento 2022)
TeamSystem Studio Legal
Questo gestionale per studi legali è completamente in cloud e quindi non richiede alcuna installazione e può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo e con qualsiasi sistema operativo. Integra la Business Intelligence per ottenere velocemente le informazioni che servono senza dover perdere troppo tempo ad analizzare i numeri.
Le funzionalità sono complete e comprendono il modulo per il deposito in cassazione, l’agenda, il timesheet per avere un report completo delle attività, lo Smart Mailer per l’archiviazione intelligente dei documenti ricevuti per email e naturalmente i moduli per gestire contabilità e fatturazione. Nella licenza sono compresi 100GB di spazio sul cloud.
Kleos
È sicuramente uno dei migliori software per studi legali. Una soluzione completa per gestire ogni aspetto sia per quanto riguarda la parte gestionale che per quella relativa al processo telematico. Con Kleos è possibile accedere direttamente a Polisweb per gestire tutte le fasi del processo civile, oltre che quello penale, tributario e amministrativo.
Ti permette di rimanere sempre aggiornato sullo stato delle pratiche, archiviare e consultare facilmente i tuoi documenti, monitorare scadenze e consultare l’archivio giurisprudenziale su sentenze, ordinanze e verbali. Offre spazio illimitato sul cloud, mette a disposizione l’app dedicata per smartphone e tablet e può essere integrato con moduli aggiuntivi come quello per la fatturazione elettronica e per adempiere agli obblighi in materia di antiriciclaggio.
Legaldesk
Si tratta di una soluzione in cloud che però offre anche tutti i vantaggi delle soluzioni desktop in quanto i documenti possono essere consultati dal pc anche quando non si ha una connessione a internet. Offre un’interfaccia moderna e intuitiva e si integra con i servizi più usati come Google Drive, Dropbox e Google Calendar.
Tra le tante funzionalità ci sono la possibilità di effettuare depositi con il PCT e consultare i dati di qualsiasi pratica grazie al Polisweb. È disponibile in tre diversi piani, Silver, Gold e Platinum e per aiutarti nella scelta ti viene offerta una prova gratuita di 30 giorni. Incluso nel prezzo c’è anche l’assistenza gratuita.
Cicero
Software pensato per organizzare il lavoro in studio, dalla gestione di documenti e pratiche, all’emissione di parcelle e fatture. È adatto sia ai singoli avvocati che agli studi di grandi dimensioni. Mette a disposizione l’Agenda Legale per annotare impegni, udienze e scadenze. C’è poi il modulo per gestire le pratiche, la possibilità di archiviare elettronicamente tutti i documenti per la catalogazione in fascicoli, l’uso facilitato di Polisweb e il modulo per la fatturazione.
Attivando il servizio Cicero Cloud sarà possibile accedere a tutti i dati da qualsiasi dispositivo tramite il browser e gestire ogni aspetto anche quando ci si trova fuori ufficio. Il costo varia in base alle proprie esigenze e si parte da 3€ al giorno.
Cliens GSL
Cliens Gestione Studio Legale è un software modulare che si adatta alle esigenze di qualsiasi studio legale. Una soluzione completa per avere sempre sotto controllo ogni fascicolo (udienze, scadenze, attività ancora da svolgere, spese sostenute, documenti, onorari maturati e altro). Consente poi di sincronizzare l’agenda di studio con Polisweb, redigere atti telematici e curare tutta la parte amministrativa. È disponibile in piani annuali e triennali che comprendono pratiche illimitate.
