Scegliere tra i molteplici programmi per inventario è un’esigenza comune alle molte attività che si occupano di produzione e commercio di svariati prodotti che si possono trovare sul mercato. È presente una vasta gamma di software sul mercato, pensati per questo tipo di attività che aiuta a facilitare il business quotidiano.
Si possono trovare gestionali in lingua italiana e anche in lingua inglese, molto semplici e intuitivi, adatti a chi è alle prime armi.
Indice argomenti:
Cosa sono i programmi per inventario
I software per la gestione dell’inventario sono strumenti in grado di semplificare e automatizzare gli aspetti della gestione dell’inventario e del magazzino, migliorando il tracciamento dei flussi e semplificando notevolmente le attività necessarie. Sono in buona sostanza delle applicazioni dedicate alle aziende che gestiscono gli acquisti di materiali, le vendite dei prodotti, la consegna delle merci e altre attività connesse.
Oltre a questo, è possibile anche gestire il reintegro dei prodotti e aggiornare i dati necessari per la contabilità.
Vista la notevole importanza di questi sistemi gestionali nelle operazioni quotidiane di un’azienda, è molto importante orientare la scelta su una soluzione affidabile, efficace e personalizzata con le funzionalità adatte allo scopo finale.
A cosa servono i programmi per inventario
Possiamo partire da un assunto, fare l’inventario è un’operazione comune per le aziende che serve a monitorare gli articoli presenti a magazzino nella loro posizione. E quindi molto utile per pianificare l’attività futura.
Un gestionale dedicato per l’inventario ha una grande potenzialità rispetto al controllo manuale, infatti, le capacità di calcolo sono nettamente superiori e permettono di elaborare grandissime quantità di dati che si andranno ad immettere a sistema.
Un programma di questo tipo permette anche di numerare e catalogare le merci e successivamente a localizzarle con facilità nelle aree del magazzino aziendale, fondamentale questo per intercettare rapidamente quanto necessario e agire con velocità per espletare le attività.
Come funzionano i programmi per inventario
La gestione dell’inventario è sempre un anello debole nella catena aziendale relativa all’approvvigionamento e al monitoraggio delle merci ricevute dai produttori e successivamente distribuite ai vari reparti o ai vari punti vendita.
Un altro degli obiettivi principali dell’inventario e avere contezza di dove le merci sono dislocate nel magazzino per trovare velocemente i prodotti, questo permette anche di sapere quando e quanto ordinare.
I software di gestione dell’inventario possono funzionare in differenti modi a seconda del programma che si andrà a scegliere. Ad ogni modo, generalmente, sono presenti una serie di passaggi comuni a molte soluzioni tra i quali:
– INSERIRE GLI ARTICOLI NEL SOFTWARE: compilando i campi presenti con dati quali le quantità, le unità di misura, una breve descrizione ed eventualmente un’immagine allegata, il peso, ecc.
– CREARE LE ETICHETTE DELL’ARTICOLO: in generale il software è in grado di creare delle etichette per ogni prodotto elaborando i dati inseriti. Le etichette possono essere stampate e poi applicate sulle merci.
– RICEZIONE DI UNO STOCK: le quantità di merce in entrata vanno sempre registrate al fine di mantenere aggiornato l’inventario, ogni volta che queste entrano in magazzino. il gestionale è anche in grado di indicare all’operatore dove collocare la merce in base alla disponibilità di spazio presenta magazzino.
– GESTIONE DEI CONTENITORI: le merci sono generalmente contenute in scatole appositamente etichettate che vengono chiamate contenitori. Questi contenitori possono essere gestiti nello spazio grazie all’etichetta apposta sugli stessi.
– GESTIONE DEGLI SPAZI: i software hanno funzioni che permettono di ottimizzare la collocazione delle merci in funzione del lavoro svolto quotidianamente in loco.
– CONTEGGI: le merci in entrata in uscita vengono costantemente monitorate e contate e il programma per l’inventario permette anche di effettuare controlli periodici.
– GESTIONE DI MAGAZZINI SECONDARI E PUNTI VENDITA: i software permettono anche di gestire più sedi al fine di poter avere un sistema centralizzato di gestione di tutte le merci presente in una determinata azienda. questo consente di semplificare le attività di riordino e di spostamento della merce.
I vantaggi nell’utilizzo di un programma per inventario
Sono innegabili i vantaggi di affidarsi a un software per la gestione dell’inventario, sia per grandi che per piccole aziende virgola di seguito vengono sintetizzati i maggiori benefits:
– MAGGIORE PRECISIONE E ACCURATEZZA: Il monitoraggio puntuale di ogni merce che entra e esce dall’azienda tramite l’utilizzo di un software garantisce una maggiore raffinatezza dei dati grazie alle capacità di calcolo elevate del programma. La connessione di più magazzini e punti vendita minimizza gli errori garantendo una gestione centralizzata della merce.
– MINORI COSTI: dopo l’investimento iniziale per l’acquisto della licenza del programma si può notare come il costo venga ammortizzato rapidamente grazie alla riduzione del tempo impiegato nella gestione e alla minore quantità di errori commessi. La maggiore velocità del lavoro permette anche di evadere maggiori quantità di ordini aumentando i guadagni.
– AUMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ: è provato come le imprese che si sono affidate a un software di gestione dell’inventario hanno aumentato la loro produttività, riducendo gli errori e potendo dedicare le ore guadagnate nella gestione del magazzino ad altre attività volte ad incrementare il lavoro e quindi i guadagni.
– ORGANIZZAZIONE PIÙ EFFICIENTE: inserendo le merci nel programma e creando ordine sia un’organizzazione migliore e più efficace che consente agli operatori di avere tutte le informazioni necessarie su ogni prodotto e di individuarlo velocemente nell’area di magazzino dove stoccato o nel punto vendita dove è presente.
– MIGLIORE GESTIONE DEL CLIENTE: vista la velocità e la riduzione degli errori i clienti risultano più soddisfatti e hanno un’immagine migliore dell’azienda. questo permette di fidelizzare i clienti già in essere e di acquisirne di nuovi grazie al buon nome e all’immagine dell’impresa.
– ATTIVITÀ COMMERCIALI INCREMENTATE: una buona gestione delle merci e quindi del cliente finale permette di acquisire fiducia sul mercato e di consolidare le relazioni commerciali.
– SICUREZZA DEI DATI: i gestionali garantiscono protezione dei dati aziendali e accesso limitato agli operatori abilitati garantendo così riservatezza e preservando i dati sensibili inseriti nel programma.
– GESTIONE DEGLI SPAZI MIGLIORATA: il gestionale permette una gestione efficace del magazzino o del punto vendita e il coordinamento tra le diverse sedi dell’azienda. questo produce una notevole riduzione di costi e una maggiore efficacia del processo di vendita con una conseguente soddisfazione del cliente che valorizzerà l’immagine aziendale.
– VISIBILITÀ DEI DATI MIGLIORATA: i dati sono a disposizione di tutti i dipendenti dell’azienda fornendo informazioni su ogni tipo di merce stoccata. La velocità nel reperimento dei dati consente di ottimizzare il processo decisionale ottimizzando le tempistiche.
Costi dei programmi per inventario e limiti
Esistono svariate soluzioni disponibili per i programmi per inventario, alcune possono essere scaricate e utilizzate gratuitamente, altre sono a pagamento e possono raggiungere anche il costo di migliaia di euro all’anno.
Sicuramente il prezzo finale e determinato dalla complessità del software che varia a seconda delle dimensioni dell’attività che deve gestire e del volume di merci presente. Anche il numero di ordini e di spostamenti da gestire incidono sulla complessità e di conseguenza sul costo del programma.
Ad ogni modo, oggi come oggi, tutte le aziende necessitano di un software di questo tipo per rimanere aggiornate e organizzate, garantire affidabilità e precisione nelle operazioni e gestire i costi.
Parecchie tipologie di software sono attualmente disponibili in versione app semplici e intuitive, adatte ad essere utilizzate da tutti gli operatori che gestiscono il magazzino e dalle persone che devono compilare report oppure gestire la contabilità ordinaria.
Un fattore molto importante da considerare e che un investimento iniziale anche importante permette di avere una migliore gestione e quindi di abbattere i costi e ammortizzare quindi la spesa in poco tempo: Non da meno si deve considerare anche la quantità di ore risparmiate per la banale attività di inventario e che possono essere dedicate ad attività più remunerative.
Allo stesso modo è bene considerare che scegliere un software per l’inventario molto costoso non sempre significa che il migliore adatto alle proprie esigenze. La scelta andrebbe orientata su un programma che può offrire le funzionalità adatte al tipo di attività svolta e ai volumi di merce gestiti.
5 software per inventario: quale scegliere (aggiornamento 2022)
Katana
È un software nato per aiutare le aziende nel monitoraggio delle materie prime e nella pianificazione della produzione monitorando anche l’approvvigionamento delle scorte. Consente inoltre di calcolare i costi operativi e di avere una completa visibilità degli ordini inseriti.
Questo programma permette di gestire più sedi e ha un’interfaccia intuitiva è di semplice utilizzo. Può essere testato gratuitamente per un periodo di prova.
Invoicex
È un programma di gestione dell’inventario disponibile in diverse versioni, dalla più semplice alla più complessa, che permette anche una puntuale gestione delle attività di contabilità quali fatturazioni, gestione iva, emissione preventivi e molto altro. Nella versione gratuita non è possibile avere un’assistenza dedicata via mail o telefono come nelle versioni più avanzate.
Zoho Inventory
È un software a pagamento che permette di controllare costantemente il magazzino e di espletare con efficacia tutte le più comuni attività quali la gestione degli ordini e la contabilità. Permette anche di creare ordini di vendita e di tracciare le consegne migliorando i servizi di spedizione. È possibile integrarlo scaricando l’app sullo smartphone.
Boxstorm
Questa è una soluzione di software per la gestione dell’inventario basata su cloud, si potrà quindi accedere online da qualsiasi dispositivo tramite un browser web. Non è necessario scaricare software essi integra con diverse soluzioni aziendali offrendo un’ampia gamma di strumenti a disposizione degli operatori come la gestione delle vendite e degli acquisti e molto altro per gestire efficacemente l’inventario.
Square
Questo programma è nato non solamente per gestire al meglio l’inventario ma anche per semplificare ogni tipo di vendita virgola che sia di persona oppure online. È una soluzione disponibile gratuitamente e grazie alla sua semplicità non sono necessari costosi corsi di formazione per l’utilizzo. le vendite sono gestibili anche attraverso i social più comuni quali Instagram e Facebook.
