Software fatturazione elettronica: cosa sono e quali sono i migliori

I software di fatturazione elettronica è una delle ultime tendenze nel campo digitale.
Le soluzioni software di contabilità hanno già sostituito la fatturazione cartacea e sono in fase di sviluppo anche piattaforme di fatturazione che non solo redigeranno fatture e ricevute all’istante, ma calcoleranno le tasse, gestiranno i pagamenti e soddisferanno i clienti con opzioni di pagamento diretto.

Prima di partire, mostrandovi i migliori software di fatturazione elettronica, è doveroso sapere cos’è una fattura elettronica.

Cos’è una fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento fiscale obbligatorio che permette di attestare un’operazione di compravendita di beni e servizi tra due soggetti. A sua volta, la fattura regola il rapporto di debito e credito che sorge tra compratore e venditore.

La fattura elettronica ha gli stessi obblighi della fattura cartacea, l’unica differenza è he deve essere compilata su un PC, e che deve essere trasmessa al cliente per via telematica, tramite il sistema di interscambio e in formato XML.

Il sistema di interscambio è predisposto dall’agenzia delle entrate per certificare la presenza dei dati obbligatori della fattura, come ad esempio in numero della partita IVA.

Ecco perché i software di fatturazione elettronica devono superare molti standard qualitativi, per non incombere in errori, dato che la loro affidabilità è doverosa.

In quest’articolo ti diamo una mano a non sbagliare quando acquistate un software per la fattura elettronica, abbiamo appositamente scelto i 6 migliori software presenti sul mercato nel 2021.

Come funziona una fattura elettronica

Una fattura elettronica ha bisogno di 3 elementi per funzionare al meglio: i file XML, la SdI e il codice destinatario.

File XML

Le fatture elettroniche vengono generate tramite un linguaggio di programmazione chiamato XML, questo é un linguaggio universale e permette di trasferire dati strutturati anche tra sistemi operativi differenti.

E’ stato scelto questo tipo di linguaggio per la possibilità di definire a priori e con precisione quali informazioni inserire all’interno del file. In questo modo gli utenti avranno un modulo unico di fattura elettronica, che può essere usato su device diversi tra loro, come ad esempio un PC windows e uno smartphone con sistema operativo IoS.

SdI

SdI sta per “Struttura di Interscambio“, questa infrastruttura tecnologica si occupa di convalidare la fattura elettronica secondo le direttive dell’agenzia delle entrate e poi recapitarla al destinatario.

Codice destinatario

Il codice destinatario, o detto anche “codice univoco” è una stringa alfanumerica che identifica il contribuente. Questo codice aiuta la SdI a identificare il destinatario della fattura e recapitare il medesimo documento alla persona giusta.

I vantaggi di un software di fatturazione elettronica

Può sembrare difficile comprendere a pieno gli elementi sopracitati, ed è per questo che un software di fatturazione elettronica rende semplice generare una fattura elettronica. Creando un file xml, inviando allo SdI e generando il codice destinatario in automatico eviteremo di passare ore in fila allo sportello dell’agenzia delle entrate.

I migliori software di fatturazione elettronica

Come detto in precedenza abbiamo scelto i 6 migliori software gestionali di fatturazione elettronica presenti sul mercato riguardo l’affidabilità e i servizi disponibili all’interno, semplificcando il sistema di interscambio ed assolvere all’obbligo legale della loro emissione:

FreshBooks

FreshBooks è una soluzione attualmente utilizzata da oltre 5 milioni di aziende e commercialisti freelance di tutto il mondo. Il programma propone funzioni di contabilità, rendendosi ideale per tutte le aziende che desiderano documenti finanziari con marchio personalizzato e fast-track.

Il programma di fatturazione elettronica riduce significativamente il tempo investito nella creazione di fatture e nella riscossione dei pagamenti: attraverso FreshBooks si possono rilevare e raggruppare i pagamenti online tramite PayPal, Google Checkout o qualsiasi carta di credito. In tal modo, si ha il controllo finanziario e i rapporti sulle attività in un unico sistema, evitando il costo per la manutenzione di un’infrastruttura software complessa.

La dashboard di FreshBooks è stato completamente reinventata per introdurre la categorizzazione delle spese e facilitare ulteriormente la creazione e la distribuzione delle fatture professionali. Gli utenti attuali, tuttavia, possono scegliere se mantenere la versione originale del sistema o acquisire quella nuova.

Inoltre recentemente è nata un’applicazione mobile di Freshbooks che offre ulteriori servizi.

Servizi disponibili

• Interfaccia moderna e semplificata. La nuova versione di FreshBooks gode di un’interfaccia nuova che permette di collaborare con altri utenti e offre una migliore gestione delle attività. Il lavoro è reso più semplice di quanto non fosse in passato, grazie alle attività automatizzate. La dashboard è stata ridisegnata, può essere personalizzata e permettere di rintracciare i ritardi di pagamento.
• Accesso illimitato alle informazioni. Il software di fatturazione elettronica consente di potersi collegare anche tramite le piattaforme mobile (iOS e Android), consentendo di accedere ai dati facilmente.
• Consentire pagamenti online. FreshBooks ha ridisegnato il suo sistema di tracciamento per migliorare la fatturazione elettronica, consentendo alle aziende di accettare pagamenti online attraverso vari gateway di pagamento. FreshBooks rende flessibile la gestione dei pagamenti poiché si possono saldare i conti con MasterCard, Visa, Amex, Google Checkout o PayPal per i pagamenti online. È inoltre possibile utilizzare la nuova versione del sistema per acquisire le spese e assegnare priorità alle attività.
  
• Funzioni di fatturazione in pagamento. FreshBooks assicura che le fatture siano state correttamente consegnate ai clienti. Nell’ultima versione, si possono impostare le date di scadenza delle fatture, addebitare le spese in ritardo e attivare nuove opzioni di pagamento online.
  
• Monitoraggio delle spese. Con questo software si può rintracciare quale spesa appartiene a quale cliente, o aggiungere la spesa a una fattura come accordo di rimborso con un particolare consumatore. È anche possibile collegare lo strumento di spesa al proprio conto bancario o carta di credito e importare le spese direttamente dalla propria banca. Tutte queste caratteristiche semplificano il tracciamento delle spese quotidiane dell’azienda.
• Gestione semplificata. È possibile generare un rapporto di profitti e perdite con pochi click. Inoltre, si può creare una nota spese per tenere traccia dei costi mensili e monitorare il proprio bilancio in tempo reale.
  
• Flessibilità. Con FreshBooks, gli utenti possono scegliere se vogliono acquisire o meno la nuova versione del sistema. Il passaggio tra i due è sempre possibile, sia per i principianti che per gli utenti esperti.

Hiveage

Hiveage è uno dei migliori programmi di fatturazione elettronica che produce fatture professionali supportando in tal modo le specifiche del marchio aziendale. Hiveage offre il servizio di fatturazione elettronica e garantisce il pagamento puntuale in base alle quotazioni corrette, in quanto è possibile convertirle facilmente in fatture. Si possono anche accettare e approvare i pagamenti online, sia che provengano da un famoso gateway di pagamento o che siano trasferiti direttamente da una carta di credito.  

Servizi disponibili

• Fatture professionali. Hiveage facilita il pagamento poiché permette di personalizzare i modelli di fattura fino a quando non corrispondono alle esigenze aziendali. Si possono aggiungere i loghi, i contenuti, le informazioni di contatto e impostare i termini di pagamento.
• Stime e quotazioni. Usando Hiveage, si possono creare preventivi e trasformarli in fatture. Allo stesso tempo, Hiveage si integra con una varietà di popolari gateway di pagamento per consentire di ricevere pagamenti da tutto il mondo.
• Analisi approfondita. Il programma si concentra molto sul controllo finanziario, motivo per cui mette in atto una varietà di meccanismi di segnalazione.
• Fatturazione ricorrente e sottoscrizione. Hiveage propone fatturazione elettronica automatizzata per poter facilmente addebitare abbonamenti e altri pagamenti ricorrenti.

Zoho Invoice

La suite di uno dei migliori software di fatturazione elettronica di Zoho offre anche un sistema di fatturazione cloud, progettato per soddisfare in particolare le esigenze delle piccole imprese.
Zoho Invoice consente di raccogliere i pagamenti in tempo reale e mantenere solide relazioni con i tuoi clienti. Il sistema è rapido e on-point, consente l’accettazione dei pagamenti online, i promemoria automatici, i report approfonditi e la gestione del tempo senza sforzo. Si integra con i più popolari prodotti Zoho e di terze parti, consentendo uno spostamento dei dati senza problemi.

Servizi disponibili

• Precisione decimale. Zoho Invoice consente di registrare fatture e spese in valuta estera con precisione decimale e di richiedere ai clienti di pagare online utilizzando uno dei loro gateway (ad esempio, PayPal).
• Revisione delle informazioni aziendali. Questa funzionalità aiuta a vedere i prodotti e servizi che si vendono meglio e quali clienti pagano regolarmente.
• Monitoraggio del tempo. Il programma offre sia il monitoraggio del tempo che il tracciamento delle spese, quindi si possono seguire i pagamenti tramite dei grafici.
• Protezione dati.Tutti i dati sono protetti, archiviati nel server locale e nei datacenter esterni da cui possono essere ripristinati in qualsiasi momento. Il software di fatturazione elettronica si assicura che il backup sia frequente e automatizzato.

Wave HQ

Con Wave, ci vogliono letteralmente pochi secondi per trovare la fattura in loco, dopo di che è possibile tenere traccia dello stato di avanzamento del pagamento, finché il denaro non raggiunge l’account personale.

Per rendere i pagamenti più veloci e sicuri, Wave accetta tutte le carte di credito, offre anche uno strumento di scansione e una varietà di connettori bancari. In questo modo, non dovrai mai preoccuparti degli errori di immissione manuale o delle transazioni mancanti.

Un’altra area in cui Wave aiuta è la gestione delle buste paga, poiché utilizza depositi diretti e buste paga online per calcolare importi e detrarre le tasse. Tutte queste funzionalità possono essere acquisite gratuitamente.

Servizi disponibili

• Gratuito. Con Wave, non ci sono costi nascosti e tasse non dichiarate. Ciò rende Wave uno strumento ideale di contabilità e fatturazione per piccole start-up, professionisti freelance e consulenti.
• Creare fatture professionali e accettare pagamenti sulla stessa piattaforma. Con Wave creare fatture, stime e incassi è un processo semplice. Il sistema consente inoltre agli utenti di accettare pagamenti tramite carte di credito, offrendo a voi e ai vostri clienti una convenienza impareggiabile.
• Monitoraggio delle spese. Wave si occupa del budget aziendale e monitora le spese. Elimina l’immissione manuale dei dati automatizzando significativamente il processo senza compromettere la precisione e offre strumenti avanzati come i connettori di scansione.
• Fatturazione automatizzata. Con la fatturazione automatica di Wave gli utenti potranno risparmiare un sacco di tempo.