Software project management: cos’è, a cosa serve e i migliori

Come dice il nome stesso, i software di project management sono dei programmi che ti consentono la gestione di un progetto sotto ogni punto di vista.

Cos’è e a cosa serve un software di project management

La complessità del mondo del lavoro negli ultimi anni è aumentata e i progetti professionali, a qualunque ambito essi appartengono, non sfuggono a questa logica di complessità.

Ovvio, allora, che serva un aiuto per la gestione di una mole di dati che altrimenti rischierebbero di perdersi e di non essere sfruttati come si potrebbe.

Sostanzialmente, quindi, i software di project management sono dei programmi che consentono di pianificare e successivamente organizzare un lavoro, soprattutto per quanto riguarda le diverse mission e le risorse che devono essere allocate su ognuna.

I software di project management offrono poi la possibilità di pianificare le tempistiche di un progetto e di suddividere in budget in base alle diverse attività da svolgere.

Infine, ma non ultimo per ordine di importanza, un software di project management consente di monitorare i risultati raggiunti, sia in corso d’opera che al termine del progetto, così da tenere tutto sotto controllo ed eventualmente apportare le dovute modifiche durante la fase operativo del progetto in corso.

Fino a poco tempo fa gli unici software di project management disponibili sul mercato erano quelli di proprietà dei sistemi operativi, come ad esempio Microsoft Project, oppure quelli open source abbastanza difficili da utilizzare.

Oggi invece si possono trovare molti prodotti diversi, sia a pagamento che gratuiti, e questo consente di avere a propria disposizione un’ampia scelta di software per individuare quello più vicino alle proprie esigenze.

Cosa fa un software di project management

Un software di project management è pensato per aiutare in ogni fase di nascita, di sviluppo o di completamento di un progetto.

Sono programmi pensati per assistere i responsabili di determinate aree, indipendentemente dal settore merceologico nel quale operano, per portare a termine un determinato lavoro avendo sempre tutte le sue componenti sotto controllo.

Infatti, indipendentemente dall’ambito delle applicazioni, un progetto si compone di alcuni fasi sempre uguali a se stesse che non cambiano al mutare dell’oggetto di controllo.

C’è, infatti, la fase di start up che comprende l’allestimento di un lavoro e il suo avvio. C’è poi la fase di progettazione e di pianificazione nella quale si procede all’identificazione dei requisiti indispensabili per il lavoro da svolgere.

La fase successiva è quella dell’esecuzione, più squisitamente operativa, nella quale vengono prodotti i risultati. Si accavalla con la fase esecutiva quella di monitoraggio e di controllo del progetto durante la quale si verifica appunto che i risultati prodotti siano in linea con quelli attesi ed eventualmente si apportano delle piccole modifiche.

Infine c’è la fase di completamento del progetto nella quale si assiste al rilascio dei risultati.

Ecco, con un software di project management puoi eseguire tutte queste fasi in modo più semplice, inserendo in un solo gestionale tutti i dati che riguardano il progetto e avendo sempre a tua disposizione tempistiche, statistiche dei risultati e ogni altro elemento che possa servirti per riuscire a portare a termine il progetto che ti è stato assegnato con il minor sforzo possibile e con un ottimo risultato.

Caratteristiche di un software di project management

Un software di project management deve essere uno strumento di lavoro che aiuta chi lo utilizza a svolgere meglio i propri compiti di coordinamento e di pianificazione. Ovvio quindi che sia necessario trovare un prodotto che sia assolutamente in linea con le esigenze specifiche.

Infatti se è vero che ogni progetto, indipendentemente da quello che sia il settore merceologico per il quale è stato pensato, ha le stesse fasi di lavoro, lo stesso non si può dire per un progetto di piccole dimensioni rispetto a uno di dimensioni molto più grandi, che prevede la partecipazione di più gruppi di lavoro che sostanzialmente devono comunicare fra di loro per evitare confusioni, sovrapposizioni o, peggio ancora, il tacere informazioni fondamentali per la buona riuscita del progetto stesso.

Come sceglierlo

Per scegliere il prodotto giusto, allora, è fondamentale perdere qualche minuto per farsi le domande giuste. Innanzitutto bisogna capire a che cosa serve il software di project management perché solo partendo dall’utilizzo che se ne deve fare è possibile individuare le caratteristiche giuste. È poi importante andare oltre quelli che sono i grandi nomi del mercato perché spesso sono le case di produzioni più piccole a creare il prodotto giusto in base alle caratteristiche fondamentali.

Occorre verificare anche che sia possibile applicare al software di project management future implementazioni, per non essere costretti ad acquistare un software di project management differente dopo pochi anni.

Infine è consigliabile sempre richiedere un test drive così da toccare con mano la qualità del prodotto che stai per acquistare e verificare che abbia un’interfaccia semplice e soprattutto intuitiva, che risponda ai bisogni, insomma che sia proprio il prodotto che si sta cercando.

Migliori software di project management

Come già detto, in commercio esistono moltissimi software di project management differenti. Tutti i programmi disponibili presentano delle funzionalità di base che sono uguali per tutti perché rappresentano le caratteristiche minime che deve avere un software di project management.

Ognuno presenta caratteristiche specifiche che lo rendono un software di project management migliore per un settore merceologico anziché per un altro. Sostanzialmente tutti i programmi devono consentire di effettuare il controllo sulla direzione del progetto, permettere di assegnare compiti e attività ai diversi membri del team nonché di effettuare modifiche se qualcuno è troppo carico rispetto agli altri, consentire di creare report e presentazioni recuperando automaticamente i dati di lavoro inseriti dal capo progetto, in modo da poter sempre dare conto a chi di dovere dello stato di avanzamento dello stesso.

Un buon software di project management deve poi permettere il suo utilizzo a tutti gli utenti coinvolti nel team, ovviamente tarando i permessi e gli accessi alle diverse sezioni del software in base al livello di responsabilità del membro e al tipo di informazioni che possono essergli utili per lo svolgimento del suo compito.

Solo il capo progetto avrà accesso a tutte le aree perché non dovrà mai perdere la visione di insieme del progetto stesso. Infine i migliori software di project management sono modulabili e implementabili in base alle diverse esigenze del cliente e alla specificità dei compiti che vengono affidati al programma.

Ecco, allora, un elenco dei migliori prodotti attualmente in commercio, per aiutarti a scegliere con più facilità quello che meglio si adatta ai bisogni.

1) Asana come software di project management

Asana è uno dei software di project management più “antico” del mercato ed è stato rilanciato sul mercato con l’interfaccia attuale nel 2011 per volontà del programmatore di Facebook, Justin Rosenstein, e del cofondatore del sociale, Dustin Moskovitz.

Questo software si presenta in tre formati diversi: c’è quello base che è gratuito ma ha poche funzionalità a disposizione; la versione premium che è più completa e costa circa 9 euro al mese; la versione enterprise che ha un alto livello di personalizzazione sulle esigenze del cliente che la utilizza e per questo il prezzo viene fornito solo su richiesta, poiché va tarato in base alle personalizzazione effettuate.

Fra le caratteristiche più specifiche di questo software c’è quella di consentire la gestione di ogni fase del progetto. In particolare si possono creare diversi micro team e ci sono molti strumenti di comunicazione messi a disposizione della squadra per agevolare il lavoro condiviso, come un unico calendario delle scadenze, la chat interna per una comunicazione in tempo reale, l’archivio dei messaggi, la funzione di esportazione dei dati e la creazione dei report.

Con la versione base nel progetto possono essere inseriti fino a 15 partecipanti, poi si deve passare alla versione premium che permette un numero illimitato. Asana può essere utilizzato su desktop e tablet ma negli ultimi anni è stata creata anche un’app per smartphone così da utilizzare il software di project management anche in altri momenti e quando non si è in ufficio.

2) Trello

Questo software di project management è di proprietà dell’azienda americana Fog Creek Software che l’ha messo in commercio a partire dal 2011. Anche in questo caso il software presenta sia una relese per desktop e tablet che una per smartphone, sia iOs che Android. Il programma può essere scaricato nella sua versione base che però ha poche funzionalità disponibili.

Su questa versione basic si possono installare le estensioni che sono a disposizione nella versione premium ed enterprise, le prime a 9,90 euro ciascuna al mese, le seconde a 20.

In questo modo è l’utente stesso in un certo senso a crearsi il programma che meglio si avvicina alle sue esigenze, implementando di volta in volta con le estensioni più opportune. Il software di project management offre un’interfaccia semplice e dalla grafica accattivante e ti consente di realizzare tutto quello che pensi si possa fare con un programma del genere.

Puoi quindi creare un certo numero di utenti e assegnare ad ogni membro del tuo team un profilo così da comunicare direttamente i carichi di lavoro, gestire eventuali discrepanze, dettare le tempistiche delle consegne e valutare i risultati raggiunti dai singoli membri del team nonché dalle micro squadre che si occupano dei singoli aspetti del progetto.

Molto utile la funzione delle checklist che possono essere rese visibili a tutti i membri del team o solo ai singoli.

3) Microsoft Project 

Ovviamente si tratta del software di project management di proprietà di Microsoft e spesso viene venduto integrato ad alcuni prodotti del brand, in altri casi può essere acquistato a parte.

Si tratta di uno dei software più antichi del mercato perché, come già è stato detto, fino a qualche anno fa esisteva solo questo prodotto sul mercato e pochi altri. Il punto forte di questo software di project management è quello di sfruttare tutti i prodotti della Microsoft quindi il suo utilizzo è molto intuitivo poiché si tratta di strumenti che già quotidianamente vengono utilizzati non solo dal capo progetto ma anche dai membri del team.

Per il resto il programma presenta tutte le funzionalità che ci si aspetta da un software di project management come la condivisione delle informazioni, la possibilità di un archivio comune, una sorta di libreria in cui ogni membro del team può inserire documenti di importanza per il progetto, si possono estrapolare grafici e valutare i risultati ottenuti.

Inoltre è possibile comunicare in tempo reale con tutti gli altri membri della squadra attraverso un sistema di messaggistica privata in tempo reale ma anche organizzare riunioni online invitando con un messaggio tutti i membri della squadra interessati.

4) Basecamp come software di project management

Si tratta di un software di project management che ha visto la nascita della sua prima versione nel 2004 e da allora ha venduto oltre 5 milioni di release.

Questo successo è dovuto al fatto che è uno dei programmi più facili da utilizzare anche per chi abbia poca dimestichezza con questo tipo di software. Infatti l’interfaccia è molto semplificata ed è possibile comprendere l’utilizzo dei vari tasti anche senza aver mai utilizza prima il software di project management.

In realtà all’inizio il suo utilizzo non era così semplificato ma poiché è uno dei primi programmi messi in vendita, nel corso del tempo ha avuto modo di migliorarsi. Il software di project management può essere utilizzato sia con pc desktop che con smartphone e tablet in quanto esiste un’app specifica che gli utenti possono scaricare per avere sempre tutto sotto controllo anche lontano dall’ufficio.

Inoltre il software di project management permette il suo utilizzo gratuito per un mese così da consentire all’utente di poter saggiare tutte le sue funzionalità. Un’altra caratteristica di Basecamp è quella che non si paga per utente ma per l’intero software che poi può essere utilizzato per un certo numero di utenti.

I costi sono di 99 euro per l’utilizzo del software di project management per un mese e di 999 se si acquista la licenza per l’intero anno. Le sue funzionalità sono tutte quelle previste da un software di project management.

5) Wrike

Questo software di project management può quasi essere definito un programma su misura di utente in quanto è lo stesso utilizzatore che decide come utilizzarlo, quali tools scaricare e a quali utenti destinarle.

Nella sua versione base, che può essere utilizzata da soli cinque utenti, il software si presenta gratuito. Successivamente possono essere scaricate funzionalità differenti in base all’abbonamento professional da circa 10 euro al mese, quello business a 25 euro al mese o il marketing da 35 euro al mese.

Il programma può essere utilizzato sia su desktop che su app con smartphone, anche in questo caso per sistemi operativi iOs e Android. La sua organizzazione interna viene gestita attraverso la creazione di cartelle e di agende. E questo consente di poter sfruttare al meglio gli strumenti di lavoro e organizzarlo per filoni logici, intuibili da tutti.

Molto ben fatto lo spazio di archiviazione che, a partite dalla versione professional, permette di conservare anche documenti molto pesanti senza rallentare in alcun modo il funzionamento del software.

Ottimi, infine, gli strumenti di comunicazione interna che consentono di poter gestire il flusso di lavoro in modo corretto e interfacciandosi con ogni utente.

6) Spike

Non si può definire Spike propriamente un software di project management ma piuttosto uno strumento che, in aggiunta ai soliti che si utilizzano per il lavoro, consente di migliorare le funzionalità del team e il lavoro di squadra.

Spike lavora essenzialmente sulle mail in quanto ti consente di evitare di leggere quelle superflue presentandoti il contenuto di ognuna di esse come se fosse un sms, quindi cogliendone subito i dati salienti.

Inoltre consente di avere un calendario condiviso per verificare tutte le attività proprie e quelle degli altri membri del team, di scambiarsi messaggi in area privata, di indire riunioni con alert e di archiviare tutta la documentazione necessaria per il lavoro della squadra.

Non manca la possibilità di estrapolare dati, realizzare report e grafici con i risultati raggiunti e inviare altra documentazione ad uno o a tutti i membri del team. Spike è gratuito per gli utenti basic e prevede invece il pagamento di un abbonamento mensile per gli account professional.

Si tratta comunque di una spesa molto contenuta perché sostanzialmente il software sfrutta le funzionalità delle mail appoggiandosi al client già in utilizzo ai mebri del team. Infine può essere utilizzato sia dai clienti che preferiscono il desktop che da quelli che invece vogliono controllare messaggi e altri dati dallo smartphone, semplicemente scaricando l’apposita applicazione.

7) Lifesize

Questo software di project management è stato realizzato da un’azienda informatica che è specializzata nella realizzazione di programmi per le video-conferenze e i webinair.

Ovvio, allora, che il suo software di project management riprendesse delle caratteristiche simili e consentisse ai suoi utenti di poter organizzare anche video-conferenze o riunioni virtuali anche se i membri della squadra si trovano in angoli diversi del globo.

ùIl software consente di scaricare una versione gratuita del programma per un tempo pari a 14 giorni durante i quali è possibile accedere ad ogni funzionalità così da saggiarne le potenzialità.

Successivamente, se il prodotto è piaciuto, si deve necessariamente passare alla versione a pagamento che prevede il corrispettivo di un canone mensile.

Le funzionalità di base sono quelle previste per tutti i software di project management ma appunto la sua unicità risiede non tanto nella possibilità di condividere dati, flussi di lavoro e altro quanto soprattutto dalla possibilità di sfruttare la connessione telefonica per effettuare video chiamate e riunioni in tempo reale e, durante le stesse, trasferire anche documentazione di lavoro e altre informazioni e file che sono indispensabili per la gestione di un progetto.

I permessi di accesso sono configurabili in base alle diverse funzioni dei membri del team e ai livelli di permessi che si vogliono attribuire agli stessi mentre il capo progetto può avere accesso a tutto.

8) Podio

Si tratta di un software di project management che costa meno di 10 euro a utenza al mese e consente di utilizzare tutti gli strumenti di nase previsti per un software di project management.

È un ottimo prodotto per tutti coloro siano alla ricerca di un software di project management dalle funzionalità semplici e dall’interfaccia grafica molto intuitiva, tanto che non è prevista alcuna formazione per i nuovi clienti ma viene fornito solo il manuale delle funzionalità perché è davvero un prodotto molto semplice da utilizzare. Si può utilizzare sia da desktop che attraverso la specifica appolicazione che viene fornita in versione scaricabile su Android e iOs.

Non sono previstie versioni demo o gratuite ma è possibile richiedere alla casa madre un test drive che consenta di provarne tutte le funzionalità. Il software di project management è forse uno dei più economici in commercio e per questo motivo non è particolarmente adatto se si vuole utilizzare per progetti complessi ma è più indicato per piccoli gruppi di lavoro che devono semplicemente avere un calendario condiviso di attività e vogliono effettuare un veloce scambio di informazioni attraverso un archivio condiviso che però non è molto capiente.

È prevista l’integrazione del client di mail al software di project management ma ciò non prevede le stesse funzionalità di altri software più performanti.

9) Liquid Planner

Anche in questo caso si tratta di un software di project management molto semplice che prevede un certo numero di funzionalità ma non è adatto per la gestione di progetti troppo complessi o per lavori che richiedano la partecipazione di un numero elevato di partecipanti. Esiste una versione gratuita del software di project management che può essere scaricata ma consente solo l’utilizzo di alcune funzionalità.

La versione a pagamento, che costa 9 euro al mese ad utente, amplia le possibilità dell’utente che comunque può effettuare con questo software di project management tutto ciò che ci si aspetta.

Quindi è possibile integrarlo con le mail, scambiarsi dati e informazioni, condividere il calendario delle attività attraverso il quale si possono anche indire riunioni tramite alert, chattare in tempo reale con i sistemi di comunicazione messi a disposizione dal software di project management.

Infine il capo progetto può accedere alle aree di lavoro di ciascuno e controllare i risultati ottenuti, estrapolare dati e creare report di lavoro. Si può utilizzare sia da desktop che attraverso la specifica appolicazione che viene fornita in versione scaricabile su Android e iOs. Ma alcune funzionalità con l’app sono limitate quindi è consigliabile sempre utilizzarlo solo per consultazione in quest’ultima modalità.

10) Redmine

L’ultimo software per la gestione del project management che vale la pena di prendere in considerazione è Redmine. Si tratta di un prodotto che offre le sue performance migliori se si considera l’utilizzo per un gruppo di lavoro medio piccolo.

Si può utilizzare sia da desktop che attraverso la specifica appolicazione che viene fornita in versione scaricabile su Android e iOs.

Inoltre è possibile integrarlo con le mail, scambiarsi dati e informazioni, condividere il calendario delle attività attraverso il quale si possono anche indire riunioni tramite alert, chattare in tempo reale con i sistemi di comunicazione messi a disposizione dal software di project management.

Ha un buon sistema di archiviazione che consente di caricare un certo numero di documenti senza rallentare troppo il funzionamento del programma.

Anche per questo software sono previsti permessi differenti in base al livello di utenza con la quale si accede, per cui quella del capo progetto avrà accesso a tutte le aree e stabilirà il livello di informazioni disponibili per tutti gli altri membri.

Infine è prevista dalla casa madre la possibilità di effettuare test drive e di utilizzare per 7 giorni una versione gratuita del software trascorsi i quali occorre passare alla versione professional che prevede un canone mensile di noleggio delle licenze. Il software è integrabile con il client di posta in utilizzo al team.