I software per commercialisti si sono imposti negli ultimi anni come contributo informatico necessario per la buona riuscita dell’attività. Sono lontani i tempi in cui carta e penna erano gli strumenti principali di ogni ufficio. Non fa eccezione, ma anzi ne è stata pioniera, la categoria dei commercialisti.
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Cos’è un software per commercialisti
Tenere in ordine conti, tasse, entrate e uscite per un gran numero di clienti è un’impresa complessa e l’aiuto dell’informatica è stato accolto con entusiasmo in questo mondo. Non è solo una questione di semplificazione del lavoro, ma piuttosto di drastico abbassamento degli errori, che potevano essere di trascrizione, di calcolo, di non aggiornamento con la normativa vigente.
Ecco, un software per commercialisti oggi è in grado di gestire tutto questo, con un grande grado di automazione e auto gestione, aiutando il professionista ad avere sotto controllo la situazione generale e a svolgere tutti gli adempimenti nel minor tempo possibile e con la maggior efficienza.
La grande innovazione che coinvolge questa categoria di applicativi, dovuta alla grande richiesta e quindi alla grande disponibilità sul mercato, ha portato a una vasta varietà di software disponibili, che vanno in contro alle più svariate esigenze, da quelli più amatoriali a quelle per la gestione di una mole ingente di pratiche.
A cosa serve un software per commercialisti
La domanda ha contemporaneamente una risposta facilissima e una difficilissima. Banalmente di può dire che un software del genere aiuta a gestire il lavoro di un commercialista. In realtà il progresso in questo campo si è molto sviluppato che non si può dare una definizione specifica.
Il vasto mondo del lavoro che esiste oggi ha portato anche ad una progressiva specializzazione dei professionisti che si occupano di contabilità e gestione, andando a creare delle vere e proprie specializzazioni nei vari campi di lavoro. Si passa dalla semplice gestione contabile di tasse e corrispettivi per piccole imprese, fino alla gestione del magazzino di grandi compagnie. Ma non bisogna disperare.
Avere una vasta scelta significa avere la buona certezza che esiste un software studiato per venire incontro alle proprie particolari esigenze, sia che si tratti dei più classici compiti affidati al commercialista, sia se si necessita di strumenti più specifici e complessi, fino ad arrivare al grande tema del momento nel mondo informatico: i meta-dati.
Senza scendere troppo nel dettaglio, questo tipo di approccio permette di considerare una grande mole di informazioni e trarne delle utili conclusioni sull’andamento generale. Ecco, alcuni di questi programmi sono in grado di fare anche queste valutazioni, chi più in piccolo, chi più in grande. Come si vede, la risposta alla domanda: a cosa serve un software per commercialisti è un po’ ampia nella sua definizione.
Come funziona un software per commercialisti
Anche qui la risposta non è facile ed immediata. Dipende molto dal grado di complessità e dai compiti che il particolare programma è chiamato ad assolvere. Nella sua forma più semplice, un programma per commercialisti si potrebbe intendere come un software contabile con la capacità di tenere traccia dello storico dei lavori, magari associandoci un’anagrafica dedicata in modo da avere un portfolio del cliente sempre coerente e a disposizione. Tuttavia, questo approccio semplice si sta via via trasformando.
Oggi la maggior parte dei software di questo genere si possono dire modulari: nello stesso programma sono contenuti diversi strumenti, che possono o no essere usati a seconda del cliente in questione. Ad esempio: con lo stesso programma si può gestire la semplice contabilità di un’azienda familiare e al contempo di può lavorare con un’impresa più grande, che ha bisogno della gestione del magazzino da remoto, dell’emissione di fatture elettroniche, dei corrispettivi clienti e dipendenti, e così via.
Approccio ERP nei software per commercialisti
Tuttavia, si può affermare che oggi la tendenza di questo tipo di software per commercialisti va verso un approccio ERP (Enterprise Resource Planning). È un complesso di funzioni tra loro integrate ed interagenti, che permette di avere un quadro complessivo dell’azienda in questione, capace di estrapolare dati utili sia al professionista per gli adempimenti fiscali, sia all’azienda stessa per uniformare a questi le proprie strategie future.
Questo modello di programma mette insieme tutte le caratteristiche del cliente, da quelle meramente contabili a quelli più specifiche del proprio settore, anche con riproduzioni visive quali grafici ed istogrammi. Inoltre, uno dei maggiori vantaggi di avere a disposizione un software dedicato ai commercialisti è il costante aggiornamento con la normativa vigente.
Una delle incombenze più importanti per un’azienda è il pagamento delle tasse, che vanno calcolate dal commercialista in maniera corretta, al fine di far versare le giuste somme evitando di incorrere in multe o inconvenienti di sorta. I software sono costantemente aggiornati con le ultime novità in materia di legislazione tributaria ed aiutano l’operatore ad inserire i dati richiesti nelle forme corrette, andando a correggerlo nel caso in cui stia commettendo qualche errore.
Come si vede, il funzionamento tende ad essere il più automatizzato possibile per evitare errori umani e per velocizzare il lavoro. Non è certo un approccio infallibile: molte delle automazioni derivano comunque dal lavoro a monte del commercialista che deve conoscere bene sia il programma in sé, che la situazione generale sia del cliente che della normativa vigente.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per commercialisti
I vantaggi, come si è già iniziato a vedere, possono essere numerosi. I principali sono sicuramente la facilità di utilizzo, l’affidabilità nella gestione e la semplificazione nel lavoro. Viviamo in un’era frenetica ed i clienti di aspettano ormai risposte immediate e corrette. Senza l’aiuto di un software del genere questo tipo di lavoro diventa oggi impossibile, stante anche la complessità del mondo del lavoro odierno, che coinvolge molti più aspetti ed ambiti rispetto ad un tempo.
La versatilità a cui le aziende si stanno volgendo, coinvolge anche i professionisti della contabilità, dovendo aver a che fare mentre lavorano su uno stesso cliente con branche molto diverse tra di loro, ma che comunque devono interagire ed integrarsi costantemente. Qui entra in gioco il software: si può gestire ogni aspetto separatamente ma avere al contempo un quadro generale di come i vari ambiti di lavoro interagiscano tra di loro. Vediamo i principali vantaggi:
- gestire contabilità, amministrazione e organizzazione dell’azienda
- ottenere informazioni circa lo stato generale dell’azienda in tempo reale, in modo da poter intervenire tempestivamente per correzioni e miglioramenti
- amministrare mezzi e risorse in modo integrato
- controllare le scorte di magazzino per essere sempre al massimo livello di efficienza
- seguire l’andamento delle vendite tramite grafici aggiornati in tempo reale
Come si vede i vantaggi sono molteplici. Ovviamente molto dipende dalla tipologia di software che si va ad utilizzare, che può avere tutto o solo alcune di queste funzioni.
Come scegliere un software per commercialisti: vantaggi e funzionalità
La domanda più importante da porsi però è appunto come sceglierlo. Tutto sta in un’analisi a monte dei propri obiettivi che si intende raggiungere, della tipologia di clientela che si ha o di quella che si vorrebbe avere. Purtroppo, non esiste un criterio generale per fare la scelta più giusta; l’approccio più utile è quello di cercare di capire bene i compiti che si andranno maggiormente a svolgere.
Si può dire che la totalità di questi programmi per commercialisti hanno tutti delle caratteristiche in comune, che permettono di assolvere alle richieste più frequenti. L’abilità è capire se esistono da parte dei propri clienti delle particolari esigenze figlie di caratteristiche peculiari delle proprie aziende e, secondo queste, andare a cercare il programma che meglio le affronta.
Ad esempio: se la maggior parte degli utenti sono piccole imprese che non necessitano di una gestione razionale del magazzino, basterà un software di base, capace di assolvere alle esigenze di contabilità ed emissione fiscale. Al contrario, se la clientela è composta da grandi aziende con molti dipendenti, allora si renderà necessario un software più complesso, in grado di gestire in modo automatico le scorte di magazzino ed effettuare acquisti ciclici in autonomia, e con la possibilità di gestire il personale.
Per fare un quadro generale: la totalità dei software dedicati ai commercialisti svolge le funzioni di base, cioè contabilità, inventario, anagrafiche, fatturazione, ecc. Il discrimine sta nella specializzazione in uno di questi campi.
Costi per un software per commercialisti e limiti
Essendo dei programmi che hanno bisogno di costante aggiornamento, anche solo per adeguarsi al continuo cambiamento della legislazione fiscale, in genere questi software prevedono un abbonamento, che può essere mensile o annuale. Ne esistono anche di open source, ma si tratta di programmi definibili amatoriali, che non possono essere utili ad un professionista.
I costi sono dei più vari: si parte da poche decine di euro al mese per la versione base, fino ad arrivare ad oltre 400 euro al mese per le versioni più complete ed elaborate. Tuttavia, si può sempre richiede un upgrade se la versione acquistata non dovesse essere sufficiente alle proprie esigenze.
Il consiglio qui è quello di fare una attenta valutazione delle caratteristiche del lavoro che si andrà a richiedere al programma e su queste scegliere il pacchetto che più si avvicina, partendo magari da uno dei pacchetti meno costosi ed aumentare di grado man mano che questo non riesce a soddisfare le esigenze.
I limiti sono quelli di qualsiasi software: dipendono sempre dalla persona che c’è dietro. Non sono degli androidi in grado di lavorare in completa autonomia. Per questo richiedono uno studio approfondito di tutte le funzioni e il costante uso, anche a livello di esercizio, per padroneggiare bene tutti gli strumenti.
All’inizio sembrerà tutto confuso e dal difficile utilizzo: tuttavia questo tipo di programmi sono pensati appositamente per un uso user friendly. Man mano che li si utilizza questa caratteristica verrà fuori.
I 5 migliori software per commercialisti: quale scegliere
Zucchetti.it
Zucchetti Offre un pacchetto completo di programmi in grado di adempiere a tutte le esigenze di uno studio contabile. Contabilità, gestione del magazzino e del personale, adempimenti fiscali e normativa tributario tutto in un unico software dalla propensione modulare
Ital Soft
Programma completo per gestire al meglio tutti gli adempimenti fiscali come 730, 740, studi di settore, Irap, ecc. Inoltre, permette di lavorare con diverse valute, indispensabile se si ha a che fare con clienti esteri o con importatori o esportatori.
Readytech
Sistema che permette di gestire il lavoro contabile attraverso l’uso di diversi moduli dedicati. Aiuta nella compilazione, correggendo errori contabili e normativi, velocizzando il lavoro compilativo.
Buffetti Informatica
Sistema di lavoro modulare. Adatta l’esperienza di utilizzo in base all’utente rendendo il lavoro decisamente user friendly.
Software Mela
Uno dei più usati dai commercialisti. Una peculiarità è la funzione di controllo bancario: dai dati in suo possesso riesce a fare controlli incrociati in modo da prevenire attestazioni non corrette.
