In origine fu Skype. Al noto software per videoconferenza va attribuito il merito di aver contribuito alla nascita e alla diffusione di moltissimi applicativi per poter fare videochiamate, utilizzate sia in ambito privato che professionale. Con il passare degli anni sono infatti nati moltissimi software per potersi vedere a distanza, e nell’ultimo periodo con la diffusione del Coronavirus, stanno diventando essenziali per permettere alle persone di lavorare da casa con lo smart working. Ecco una selezione di software per videoconferenza, come si usano e quali sono i migliori del 2020.
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Cos’è una videoconferenza online e quali vantaggi offre
Grazie ai progressi tecnologici, negli ultimi anni le videoconferenze sono diventate più affidabili, accessibili e convenienti, fino a diventare un vero e proprio supporto al lavoro. Inizialmente i software hanno riscosso un grande successo in ambito privato, perché permettevano alle persone di videochiamarsi e sentirsi meno distanti. Oggi consentono alle aziende di far lavorare i propri dipendenti nella massima flessibilità in remoto, ovunque essi si trovino, compresa la propria abitazione o magari la sede di un cliente.
Attraverso una videoconferenza è possibile svolgere una riunione online senza quasi più preoccuparsi di problematiche di natura tecnica, ma soprattutto con un notevole taglio sui costi. Per comprendere meglio questa affermazione, basti pensare a quanto dovrebbe spendere un’impresa per consentire al personale di viaggiare per incontrare altri collaboratori o un’eventuale cliente, a seconda del ruolo ricoperto.
Sul mercato esistono moltissimi programmi per videoconferenze di gruppo, in maniera del tutto gratuita, ognuno con le sue peculiarità.
In comune tutte queste soluzioni hanno il merito di aver reso le videocomunicazioni un elemento standard delle conversazioni. In futuro ci aspettiamo che le aziende seguano sempre più questa linea, grazie agli innumerevoli vantaggi offerti. Che vedere il viso e le espressioni facciali della persona con la quale parliamo, agevoli la comunicazione, è comprovato a livello scientifico. Volendo fare un esempio concreto infatti, attraverso una videochiamata è possibile distinguere se la richiesta che proviene dall’interlocutore è seria oppure scherzosa.
Come fare una videoconferenza online
Uno dei principali vantaggi delle videoconferenze online è che queste sono piuttosto semplici da fare, e soprattutto che non sono richiesti dei requisiti tecnici elevati. Basta avere un computer, uno smartphone o un tablet dotati di webcam e una buona connessione internet, possibilmente stabile. Come anticipato, ogni applicazione per videochiamate ha le sue peculiarità, ma in fondo il funzionamento è sempre molto simile. Uno degli aspetti che può differenziare i vari applicativi, sia che richiedano un’installazione o che funzionino direttamente online in cloud, è il numero di partecipanti alla conferenza.
Alcuni software, ad esempio, offrono la possibilità di condividere lo schermo del device utilizzato, oppure una porzione di esso. Altri invece permettono di inviare messaggi di gruppo o personalizzati ai partecipanti, magari anche con foto e video. Molti consentono di registrare le sessioni delle videoconferenze, così da permettere a chi non ha potuto assistere in quel preciso momento di visualizzare in un secondo momento. Appare evidente come per le aziende questi strumenti rappresentino un validissimo aiuto formativo.
Volendo riassumere i passi fondamentali per fare una videoconferenza online, troveremmo una sintesi corretta in quelli seguenti:
- scegliere un argomento per la webconference.
- studiare la modalità migliore per la presentazione, sulla base della piattaforma scelta, quindi delle funzionalità preferite.
- stabilire un eventuale budget per l’acquisto dell’applicativo, fermo restando che alcuni programmi sono gratuiti, quantomeno nelle funzioni basi, e che esistono anche software videoconferenza open source.
- scegliere il miglior software per videoconferenza.
I migliori software per videoconferenze
Chiariamo subito un aspetto importante: il miglior software per videoconferenza in maniera assoluta, probabilmente non esiste. Come anticipato infatti, per quanto in comune tutti abbiano l’elemento base della videochiamata di gruppo, ogni applicativo ha le sue peculiarità. Questo significa che ogni utente sceglierà il programma che ritiene più idoneo alle sue esigenze proprio sulla base delle sue esigenze personali o professionali. Vediamo i principali.
Skype
In questa selezione dei migliori programmi per videconferenze vogliamo cominciare con Skype, non perché sia il migliore, ma solamente perché è stato uno dei primi applicativi diffusi su larga scala a sfruttare le potenzialità delle videochiamate. Skype può essere utilizzato come software per Pc Windows, per iMac, come app per smartphone Android e iOS, e anche direttamente via browser. Sicuramente uno dei suoi punti forti è proprio il fatto di poter operare con qualsiasi piattaforma. Inizialmente Skype incontrò il favore degli utenti privati perché permetteva loro di sentirsi e vedersi da una parte all’altra del mondo, in maniera totalmente gratuita. In altre parole era la soluzione ideale per ricongiungere, seppur virtualmente, amici, amori e famigliari dovunque loro si trovassero.
Skype supporta chat individuali, di gruppo e videoconferenze, con un numero massimo di 50 partecipanti, estendendo così l’utilizzo oltre la semplice sfera privata. Tra le principali caratteristiche del noto software, da segnalare la condivisione dello schermo, la possibilità di scrivere dei sottotitoli per focalizzare l’attenzione su alcuni punti essenziali della conferenza, e quella di registrare le sessioni, caratteristica fondamentale per alcune tipologie di riunioni. Come spiegato, il fatto di poter aggiungere fino a 50 persone estende l’utilizzo dell’applicazione anche in ambito aziendale, ma nel caso questo dovesse risultare un limite è possibile fare una videoconferenza Skype fino a 250 persone semplicemente sottoscrivendo Skype for Business, che tra l’altro supporta anche l’integrazione di Microsoft Office.
Zoom Meeting
Zoom Meeting può essere di diritto considerato come uno dei migliori software per videoconferenze in circolazione. Anche in questo caso, al pari di Skype può essere definito come un applicativo multipiattaforma, dal momento che è compatibile con Windows, Mac, iOS, Linux e Android. Zoom è disponibile in due differenti versioni; in quella a pagamento sono presenti ovviamente più funzionalità. In quella gratuita è possibile effettuare videochiamate a due senza limiti di tempo, ma in presenza di più utenti, viene posto il limite dei 40 minuti. Sottoscrivendo l’abbonamento invece, il limite temporale non sussiste, e le persone presenti alla conferenza possono arrivare fino a 100.
In comune le due versioni di Zoom Meeting hanno il fatto di poter condividere lo schermo con gli altri partecipanti, o di concedere (o negare) la possibilità di parlare ad altre persone. Nella versione a pagamento è presente anche una lavagna dove poter annotare appunti da mettere in comune con gli altri utenti, nonché la possibilità di registrare le sessioni di videoconferenze in formato M4A o Mp4.
GoToMeeting
GoToMeeting è un software per videoconferenze che si fa notare rispetto ad altri competitor per la sua semplicità nella comunicazione mobile. Molto semplice infatti il poter attivare una conferenza a più utenti in maniera molto agevole, senza dimenticare il fatto che sono presenti alcune funzionalità per ottimizzare audio, video e qualità delle immagini, anche quelle condivise. Anche le recensioni presenti sue due maggiori store di applicazione, App Store e Google Play, confermano l’inclinazione mobile di GoToMeeting, giudicando come particolarmente performante. Altri software analoghi invece, cercano sempre di trovare una sorta di equilibrio tra l’utilizzo con computer e quello attraverso smartphone o tablet.
La maggior parte delle funzionalità presenti in questa interessante applicazione per videoconferenze, è presente nella versione Professional, commercializzata a un prezzo di poco superiore ai 10 euro mensili, con un limite sugli utenti partecipanti abbastanza altro, ovvero 150 persone. Se si desiderassero ancora più funzioni però, è disponibile il piano Business, che prevede fino a 250 partecipanti e la possibilità di disegnare su di una lavagna. Infine è presente anche un piano Enterprise, per chi vuole arrivare alla “massa”, con la possibilità di far partecipare alla conferenza fino a 3.000 partecipanti.
Google Hangouts
Di certo non poteva mancare il colosso di Mountain View all’appello, per la realizzazione di software per videoconferenze. Hangouts è quindi la soluzione per videoconferenza Google, anche in questo caso multipiattaforma, dal momento che è disponibile come programma per pc, applicazione per dispositivi mobili, e come integrazione per il browser Web. Google Hangouts è uno tra gli strumenti migliori del mercato, gratuito e particolarmente semplice da utilizzare. Tra le caratteristiche principali, sicuramente il fatto che possa supportare fino a 150 persone per quanto riguarda l’aspetto chat, e 10 utenti per quanto concerne le videochiamate.
Per Google Hangouts è prevista anche una versione a pagamento, che in questo caso innalza il limite dei partecipanti a 250, ma sulla scia di quanto con il Coronavirus, Google ha deciso di rendere gratuita tale versione fino al 1° luglio 2020, così da permettere loro di lavorare in smart, testandone nel frattempo le principali funzionalità.
FreeConference
FreeConference rappresenta un’ottima soluzione per i meeting aziendali di piccole dimensioni. La particolarità di questa soluzione è che per funzionare non è richiesto il download di alcun software, dal momento che è completamente operativo anche solamente via browser. Ad ogni modo sono disponibili anche le app per videoconferenze per le varie piattaforme mobili. Tra le caratteristiche principali, il fatto di poter partecipare a chat testuali o video, condividere file e anche lo schermo del terminale.
Come anticipato, FreeConference è destinato alle riunioni di piccole dimensioni, dal momento che è posto a soli 5 utenti il limite dei partecipanti. Ad ogni modo è possibile registrare le sessioni, nonché programmare la cadenza delle riunioni attraverso Microsoft Outlook. I punti forti di questo applicativo sono sicuramente la sua stabilità e la facilità di utilizzo, nonostante gli evidenti limiti sui partecipanti che possono però essere abbattuti acquistando la versione a pagamento.
Teleskill
Un’altra piattaforma per la videoconferenza: Teleskill. Partiamo subito col dire che rispetto ad altre, l’applicazione non prevede la sottoscrizione di un piano gratuito, ma che comunque è possibile testarne le funzionalità attraverso una versione demo. In questo caso ci troviamo di fronte ad un software davvero molto completo e ricco di funzionalità, come la possibilità di registrare le sessioni, la condivisione dello schermo o di una porzione selezionata, strumenti di presentazione, chat dal vivo e molto altro ancora.
Teleskill videoconferenza live è di fatto una versione professionale per le videochiamate, perché la sua completezza lo rende anche molto “tecnico” nel suo utilizzo. La piattaforma può funzionare su qualsiasi dispositivo, sia Android che iOS e chiaramente anche in cloud via browser, e trova il suo impiego ottimale anche nei servizi assistenza o per le sessioni di formazione, grazie ad alcune implementazioni dedicate.
Cisco Webex Meetings
Come ampiamente spiegato, ogni software per videoconferenze ha delle peculiarità che lo distingue da tutti i competitor. Questo avviene anche con Cisco Webex Meetings, che in questo caso mette a disposizione oltre ad altre funzioni comuni di videoconferenza hardware, anche uno spazio per l’archiviazione in cloud di 1 GB. Così facendo è sempre disponibile ai vari partecipanti alle videoconferenze, tutto il materiale occorrente al lavoro. Cisco Webex Meetings, grazie a questa particolare caratteristica, si rivela perfetto anche per la formazione o per chi tiene corsi online, dal momento che è sempre possibile mettere in condivisione in maniera agevole tutto il materiale delle lezioni.
Un nome così importante come Cisco, non poteva certamente deludere le aspettative. Nella maggior parte dei casi e delle esigenze, la versione free di Webex Meetings dovrebbe già essere sufficiente. Tale versione include già l’interessante possibilità di far partecipare alle videoconferenze fino a un massimo di 100 utenti. Se così non dovesse essere però, esistono più versioni dedicate a chi ha necessità maggiori. Ad ogni modo, presente per tutte la possibilità di videoregistrare le sessioni, e quella di poter essere utilizzato sia come software o app, che in cloud da mobile.
CyberLink U Meeting
Altra soluzione destinata alle piccole imprese, che non prevede nella sua versione base nessun costo né download, dal momento che può funzionare via browser. Stiamo parlando di CyberLink U Meeting, che include fino ad un massimo di 25 partecipanti, e che offre alcune interessanti funzionalità, come la “Perfect Cam”, che permette di aggiungere degli effetti ai volti dei partecipanti, così da renderli più professionali.
CyberLink U Meeting funziona solo ed esclusivamente via browser, e se a prima vista questa potrebbe apparire come una limitazione, deve essere interpretata come un vantaggio, perché non è richiesta l’installazione di alcun software. Quattro i piani presenti per CyberLink U Meeting:
- Base. Gratuito, fino a 25 partecipanti con il limite di 30 minuti per sessione.
- Pro50. Alzato a 50 il numero dei partecipanti e 24 ore quello delle riunioni. Moltissimi gli strumenti di amministrazione presenti. Tutto a fronte di un costo di 29,99 euro.
- Pro100. Al costo di 49,99 auro alzato il limite dei partecipanti a 100.
Troviamo anche uno speciale piano destinato alle imprese per CyberLink U Meeting, che include tutto quanto descritto nelle precedenti soluzioni, andando ad aggiungere il supporto clienti premium e la nota crittografia “end-to-end”.
LifeSize
Andiamo subito al sodo: la particolarità di LifeSize è che, connessioni internet permettendo, sono possibili le videoconferenze in 4K, quindi ad altissima risoluzione. La piattaforma risulta particolarmente funzionale e fruibile, ben ottimizzata per lavorare con i terminali touchscreen. LifeSize funziona in cloud, quindi attraverso un qualsiasi browser web. La versione “Go” è totalmente gratuita, e sono possibili meeting fino ad un massimo di 8 utenti, fermo restando la possibilità di condividere lo schermo o altri documenti. Così come accade per altre applicazioni per videoconferenze, il fatto che LifeSize funzioni via browser, non deve essere visto come uno svantaggio, ma al contrario si evita di installare ulteriori programmi sul terminale, in grado di appesantirne il funzionamento. Tre i piani a pagamento previsti:
- Standard. Ideale per conferenze di piccole dimensioni, fino ad un massimo di 100 partecipanti. Presente anche la funzionalità chat.
- Plus. Sale a 300 partecipanti il limite massimo per questa versione. In aggiunta, alcune implementazioni con gli applicativi di casa Microsoft e un supporto dedicato.
- Enterprise. Attivabile solamente per un minimo di 50 host, offre innumerevoli funzionalità aggiuntive, tra cui la creazione di 1000 eventi mensile, le chiamate audio senza limiti, un supporto premium e la registrazione delle sessioni di videoconferenze senza alcuna limitazione.
Rispetto ad altri competitor, i prezzi previsti per i tre piani a pagamento possono apparire come più alti, ma questo non deve trarre in inganno, perché sostanzialmente parliamo di uno strumento professionale. In prima battuta, tra tutti gli applicativi analizzati, LifeSize è l’unico a permettere le videochiamate in 4K. In alcune realtà, questa funzionalità è importantissima. Basti pensare a quanto accade in un meeting misto, dove sono presenti delle persone in “carne e ossa” in sede, e altre sparse per il mondo, la cui immagine viene proiettata su schermi di grandi dimensioni.
