Software ristorazione: gestire un ristorante non è di per sé un lavoro semplice, tante sono le esigenze della clientela e la complessità del mercato.
Peraltro, in periodo di pandemia, come quello che stiamo vivendo da un anno mezzo a questa parte, le cose si complicano, perché gli aspetti da tenere in considerazione sono aumentati esponenzialmente.
A livello fisico e mentale, questa professione richiede un notevole sforzo, se si tiene anche conto delle misure anti-contagio che i ristoranti devono adottare e delle modalità di prenotazione e ordinazione cui devono far fronte.
Si tenga conto come, nell’ambito di un’attività economica e, in particolare, nel settore della ristorazione, anche un piccolo errore o disguido possa avere ripercussioni negative sul fatturato, in primis.
Per riuscire a tenere sotto controllo ogni dettaglio del tuo lavoro, affidarsi a un software funzionale è il primo passo per avere un locale che riscuota successo.
Sul mercato vi sono molte soluzioni valide e scegliere quella più adatta al tuo ristorante non è semplice.
Occorre, preliminarmente, capire cosa sia e come funzioni, al fine di valutare quali siano i vantaggi e i limiti di ciascuno di essi, nonché il costo che si è disposti a sostenere.
Questo articolo pretende di essere una guida completa alla scelta del miglior software per la ristorazione, con l’indicazione dei migliori 5 attualmente in circolazione.
Indice argomenti:
Cos’è un software per la ristorazione
La prima domanda che devi porti per orientarti in un settore sempre più difficile è cosa sia nello specifico un software per la ristorazione. Se ne sente parlare sempre più spesso, ma pochi sanno effettivamente di che cosa si tratti e a cosa serva.
In termini tecnici, è un insieme di programmi informatici che elaborano ampie categorie di dati in poco tempo.
Si pensi agli ordini dei clienti, agli ordini ai fornitori, al menu, alle consegne, ai pagamenti: un software efficiente e funzionale garantisce un controllo su tutti gli aspetti della gestione di un ristorante, per aumentare i ricavi e limitare i costi.
Dal rapporto Fipe del 2018 emerge come la tecnologia aumenti la produttività di un ristorante.
Un software gestionale per la ristorazione è uno strumento di ultima generazione che consentirà al tuo locale di stare al passo con i tempi e con le nuove esigenze del mercato.
Tutte le informazioni inserite e generate dal software consentono, nello specifico, di determinare il margine di guadagno.
A cosa serve un software per la ristorazione
Anche se il tuo ristorante è di piccole dimensioni, evolversi e stare al passo con i tempi e con la complessità del mercato è essenziale per avere successo.
Utilizzare un software ad hoc, modellato sul tipo di attività che gestisci, è ad oggi essenziale per ampliare i tuoi orizzonti.
Anche nell’ambito di un’attività medio-piccola è importante garantire un flusso efficiente di informazioni, dalla sala alla cucina alla cassa, ad esempio.
Ma si pensi, più semplicemente, agli ordini dei fornitori, al servizio di delivery, ai tempi di attesa tra una portata e l’altra.
Insomma, un ristorante necessita di un gestionale che consenta uno sfruttamento efficiente delle risorse, economiche e di personale.
Per informatizzare un’attività, non occorre avere un ristorante in una grande città e affidarsi a chissà quale tecnologia.
Ottimizzare le risorse con un software ristorazione
Un’organizzazione efficiente, anche in una piccola realtà, serve per ottimizzare le risorse e non sprecare energie, tempo e denaro.
In periodo di pandemia, peraltro, si è resa necessaria da parte dei ristoratori l’adozione di menu digitali, in quanto il classico libro o foglio cartaceo è contrario alla normativa anti-contagio.
Oppure si pensi all’implementazione delle consegne a domicilio o del delivery, soprattutto in tempo di lockdown in cui non ci si poteva recare nei vari esercizi commerciali ad acquistare.
Ebbene, un software permette di gestire in maniera efficiente anche tutte le attività correlate alla ristorazione, anche attraverso una comparazione dei dati e delle informazioni informatiche.
Un software di gestione dell’attività consente di inserire dati, analizzarli, effettuare valutazioni comparate e trarre informazioni rilevanti sull’andamento dell’attività, evitando errori che potrebbero costare molto cari in termini economici e non solo.
Come funziona un software per la ristorazione
Per capire meglio come funziona un software gestionale, occorre partire da esempi concreti.
Si pensi alla comanda, che dalla sala deve passare alla cucina e dalla cucina direttamente alla cassa per il pagamento del conto.
Ebbene sì, un software facilita la comunicazione dei dati da una fase all’altra dell’attività, ottimizzando le risorse e il tempo a disposizione del titolare e del cliente.
Quando si utilizza un software efficiente, la comanda virtuale viene contemporaneamente condivisa in cucina e alla cassa, in modo tale che ogni ordinazione venga automaticamente contabilizzata.
Vi sono dei gestionali, peraltro, che con un semplice click in sede di pagamento realizzano conti separati e permettono a ciascun commensale di pagare la propria quota senza ridursi a fare conti algebrici che portano via tempo ma che soprattutto sono poco eleganti.
Grazie al software, nel caso della comanda o comunque in generale per qualsiasi altra attività connessa, non c’è il rischio di una dispersione di informazioni.
In altre parole, nessun piatto verrà offerto dal ristorante perché il cameriere si è dimenticato di annotarlo sul taccuino.
Analisi dei dati in un software ristorazione
Un software di questo tipo permette anche di incrociare dati e ottenere statistiche rilavanti per determinare la produttività di un ristorante o, comunque, l’efficacia del personale.
Ad esempio, vi sono gestionali che consentono di stabilire quale sia il cameriere più efficiente, oppure quali siano i piatti preferiti dalla clientela.
Utilizzare un prodotto informatico di questo tipo migliora anche l’organizzazione della cucina e della preparazione dei piatti.
Tra gli inconvenienti più detestati dagli italiani quando escono a pranzo o a cena fuori vi è il fatto che alcuni dei commensali possano gustare la propria pietanza mentre altri dovranno aspettare ancora molto prima di poter mangiare la propria.
Al secondo posto, si colloca il piatto che arriva al tavolo freddo.
Un gestionale funzionale è in grado di calcolare i tempi di cottura dei vari piatti in modo tale da servire l’intero tavolo nello stesso momento.
Un software è capace di analizzare i dati e fornire informazioni al ristoratore.
I vantaggi dell’utilizzo di un software per la ristorazione
I benefici che il tuo ristorante può trarre dall’utilizzo di un software di gestione sono molteplici e investono trasversalmente tutte le attività correlate alla ristorazione, tra cui gli ordini ai fornitori, la gestione delle risorse, l’organizzazione della cucina, eventuali altri locali in franchising e molto altro ancora.
Volendo passare in rassegna i singoli vantaggi, un software per la ristorazione consente di:
Gestire la propria attività nel modo più efficiente possibile
Se la comanda digitale viene stampata direttamente in cucina, il capo-sala può preoccuparsi di gestire al meglio la sua attività, senza inutile spreco di tempo. Allo stesso modo, se il cameriere ha già il conto stampato alla cassa, non avrà bisogno di altro.
L’attività in generale risulterà più coordinata anche agli occhi del cliente, il quale non potrà che rimanere piacevolmente sorpreso da tanta organizzazione.
Questo non è un aspetto da sottovalutare, in un momento storico in cui i ristoranti sono sempre più evoluti e in concorrenza diretta tra loro.
Colpire il cliente in positivo avrà il suo impatto a livello remunerativo.
Aumentare il ricavo
Aumentare il ricavo o diminuire le perdite, che dir si voglia, è la diretta conseguenza di una gestione efficiente della propria attività, in tutte le sue fasi.
Un errore in cucina, alla cassa, con il fornitore, con il cliente può costare parecchio a un ristorante, sia nel momento in cui sorge l’inconveniente sia per il futuro.
Ogni ordinazione, ad esempio, viene immediatamente contabilizzata e a fine giornata è possibile già calcolare se l’introito sia sufficiente a coprire i costi.
Vi sono anche software che indicano quale dei camerieri sia il più efficiente, di conseguenza, chi non si impegni a sufficienza.
Anche stabilire quali siano le pietanze preferite dalla clientela e gli orari di punta ovvero i giorni in cui si tende a lavorare di più sono informazioni che impattano sul margine di guadagno e che, pertanto, non devono essere sottovalutate.
Gestire le proprie risorse e i propri rifornimenti
Un gestionale funzionale ed efficiente è in grado di fornire anche preziose informazioni sulla quantità di materie prime utilizzate e su quelle ancora presenti in magazzino, per non rischiare di rimanere senza gli ingredienti necessari per preparare uno o più piatti presenti nel menu.
I gestionali più completi inviano anche notifiche nel caso in cui le scorte scendano sotto una soglia minima, che puoi personalizzare nel modo che più desideri, e in alcuni casi il software è abilitato anche ad effettuare un ordine automatico al fornitore della merce che risulta carente o mancante.
In altre parole, al posto di ricorrere ad una persona fisica che gestisce il magazzino, un software è uno strumento ugualmente efficace.
Gestire il delivery
Sempre più spesso gli italiani preferiscono ordinare online e ottenere i cibi direttamente e comodamente a casa propria.
Il delivery è uno strumento di ultima generazione presente da circa quindici anni nelle grandi città e che si sta diffondendo sempre di più anche nei piccoli centri urbani.
Con un click puoi coprire le distanze e ottenere ciò che desideri nel luogo in cui ti trovi, qualunque esso sia.
Le consegne a domicilio devono, peraltro, incastrarsi perfettamente con gli ordini dei clienti presenti fisicamente nel ristorante e il software serve anche a questo.
Coordinare le attività tra i vari locali in franchising
Se si tratta di locali che appartengono a una “catena”, il software permette di incrociare i dati e individuare quali dei locali funzioni meno e quali funzioni di più e quali siano i relativi “errori” da correggere per rendere l’attività più proficua.
Anche in tal caso, è particolarmente un software che analizzi le scorte di materiale presenti in magazzino e proceda a colmare eventuali carenze.
Raccogliere e analizzare i dati
Incrociando le informazioni inserite nel software, si possono ottenere le risposte a tutte le domande che un ristoratore deve porsi. I dati vengono registrati, elaborati, comparati e conservati, in modo da consentire un controllo della gestione nel breve e nel lungo periodo.
Cosa c’è di più comodo di un sistema informatizzato che sostituisca milioni e milioni di fogli di carta?
Come scegliere un software per la ristorazione: vantaggi e funzionalità
Esistono tantissimi prodotti in commercio a cui affidarsi e scegliere quello più adatto alle proprie esigenze non è per niente agevole. Alcuni, peraltro, sono meno completi di altri e quindi occorre una valutazione in base alle proprie esigenze.
Se, ad esempio, gestisci un grande ristorante, in cui il flusso di dati è notevole, è preferibile affidarsi ad un gestionale completo, efficiente, veloce, affidabile.
Se si tratta di più locali in franchising, è ovvio che occorra un sistema più complesso che consenta di mettere a confronto i dati.
Ovviamente le funzioni che un software può svolgere sono il primo aspetto che un ristoratore deve considerare per la scelta.
Vi sono azioni che necessariamente un sistema di gestione deve avere, come le ordinazioni elettroniche, la gestione informatizzata delle prenotazioni, la fatturazione elettronica, la gestione del magazzino.
Ve ne sono altre che sono facoltative e costituiscono degli optional che possono essere utili a certe attività e non ad altre.
Nella scelta, quindi, è fondamentale non acquistare un prodotto incompleto ma al tempo stesso non esagerare neppure in eccesso. Il software deve essere personalizzato con quelle funzioni che sono necessarie nel singolo caso concreto.
Costi di un software per la ristorazione
Il costo di un software di gestione varia a seconda della sua complessità e completezza. In altre parole, maggiori è più sofisticate sono le funzioni ricercate, più il costo si alza.
Attualmente i software di questo tipo sono disponibili a tutte le fasce di prezzo. Esistono soluzioni anche economiche, che consentono abbonamenti mensili a prezzi contenuti.
I 5 migliori software per la ristorazione: quale scegliere
Zucchetti
Si tratta di un gestionale completo e decisamente affidabile, che puoi personalizzare secondo le esigenze del tuo ristorante. Dalla trasmissione delle comande in cucina al pagamento, dalla gestione delle consegne a domicilio alla fatturazione elettronica.
Team System
Software innovativo, decisamente economico e accessibile a tutte le tasche. Oltre alle funzioni base di un gestionale, consente di visualizzare in tempo reale lo stato di sale, tavoli e comande, tramite il portale cloud.
MyRestaurant
Software per la ristorazione personalizzabile con funzioni avanzate, come la gestione amministrativa di più sedi. Tra i profili più innovativi, gestisce anche la fidelizzazione del cliente.
Ristojet
La casa produttrice Geniosoft ha ideato questo innovativo software, che rappresenta la soluzione ideale per la gestione di un ristorante di dimensioni medio-piccole.
RistoManager
Tra i migliori software attualmente in circolazione, è capace di farti lavorare anche senza una connessione ad Internet. I dati tutti saranno sempre salvati sul tuo pc nel locale e potrai tenere sotto controllo la sala, la cucina e anche il magazzino.
