Il software Gantt è di fondamentale importanza nell’ambito del project management, in quanto è destinato alla creazione e pianificazione di un progetto.
Nel 1986 un ingegnere polacco progettò un metodo destinato a mostrare le interdipendenze dei processi produttivi, ma essendo pubblicato in lingua polacca, all’epoca poco conosciuta, venne immediatamente sostituito dal metodo scritto in inglese e creato nel 1910 da parte di Henry Gantt al fine di sviluppare i livelli di produttività dei suoi dipendenti.
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Cos’è un software Gantt
Il diagramma di Gantt, rappresenta attraverso un grafico a barre, la programmazione delle timeline di un progetto, indicando sull’ asse orizzontale, la linea temporale di svolgimento di un progetto, e sull’ asse verticale, le attività che costituiscono il progetto.
Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data d’inizio a quella di fine attività.
Dopo aver inserito tutte le attività nel software Gantt, si avrà uno schema visivo di come è strutturato il progetto, vedendo nell’ immediato quali compiti vengono prima e quali successivamente.
Permette di entrare nello specifico, indicando chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività, se vi lavora a tempo pieno ovvero part time, la quantità di lavoro svolto e di quello restante e addirittura chiarisce anche il costo associato a ogni attività.
In tale diagramma sono indicati anche il nome delle task di progetto, le loro relazioni di dipendenza, le date temporali ed il tempo stimato per portarle a termine.
Non dimentichiamo che tale diagramma deve essere impostato solo successivamente all’ideazione di un progetto, e cioè subito dopo la composizione della WBS di progetto, destinata a descrivere la composizione delle attività e delle sotto attività.
A cosa serve un software Gantt
I liberi professionisti e i team di lavoro non possono assolutamente sottovalutare l’importanza di un software Gantt, essendo uno strumento indispensabile nell’ambito della pianificazione di un progetto, in quanto permette di agevolare la sua pianificazione rispettando i termini dei vari compiti.
Il Gantt è molto facile da capire, attraverso la lettura delle barre colorate, si comprendono le cose da fare, con le relative durate e scadenze.
I responsabili di un progetto avranno modo di capire la data di inizio e di fine di un progetto, inoltre si tiene traccia delle attività in modo da non dimenticare nulla, tenendo presente che possono esserci delle attività da poter essere svolte in qualsiasi momento ed altre in tempi specifici.
Nella rappresentazione del progetto è possibile individuare il percorso critico, cioè la sequenza di attività che collega l’inizio e la fine di un progetto e che determina la data di completamento.
Individuare il percorso critico serve a ridurre il tempo necessario a completare il progetto, indicando la sequenza a cui dare maggiore attenzione per evitare di compromettere la data finale.
Monitorare un processo tramite software Gantt
Sin dalla prima occhiata si nota se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti, e i componenti del team possono visualizzare dove si trovano all’interno d’un progetto, di cosa necessitano per completare determinate attività e gli input di cui hanno bisogno.
Tale diagramma mostra chiaramente chi bisogna contattare e con chi occorre collaborare in ogni fase del progetto, migliorando la coesione e la comunicazione del teams di lavoro, motivandolo a lavorare con maggiore consapevolezza, in maniera produttiva e nel rispetto delle scadenze.
Tutte le attività di project management e quelle che afferiscono alla gestione del personale, identificano nel diagramma del software Gantt un utilissimo strumento operativo.
I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati anche al di fuori della gestione di un progetto, come ad esempio nel settore della produzione, in cui sono destinati alla creazione di piani di occupazione.
In tali circostanze, le attività sono organizzate in risorse e non in fasi temporali, riuscendo a determinare chiaramente le capacità disponibili.
Come funziona un software Gantt
È importante avere le idee chiare sulle attività da dover svolgere, prima di creare un progetto.
Successivamente occorre dover individuare le risorse, definire le scadenze e stabilire le dipendenze tra le attività.
Per quel che riguarda la creazione del grafico di Gantt, il foglio di calcolo excel è considerato lo strumento ideale da utilizzare a tale scopo.
Sono cinque la parti principali di un diagramma di Gantt, quali il riquadro che mostra il nome dell’attività, la barra delle attività che ha in sé delle informazioni riguardanti l’inizio e la fine dell’attività e il suo avanzamento.
Vi è poi la cosiddetta relazione di attività che rappresenta la priorità del lavoro da svolgere, ad esempio l’ attività X non può iniziare se non dopo il completamento dell’ attività Y.
Di fondamentale importanza sono anche la gestione delle risorse e i cosiddetti punti cardine del progetto, la prima destinata ad assegnare specifici compiti a determinate risorse, mentre il secondo sottolinea la presenza di un importante risultato.
Nel caso in cui un manager voglia introdurre tale metodo nel proprio flusso lavoro deve verificare che i propri progetti soddisfino dei criteri quali, la presenza di scadenze, la necessità di lavorare contemporaneamente a più incarichi, l’ esigenza di collaborazione tra diversi dipendenti e reparti.
In presenza di tali requisiti, l’utilizzo del metodo Gantt sarà soddisfacente sotto tutti punti di vista.
I vantaggi nell’utilizzo di un software Gantt
- Permette di organizzare le attività della WBS, e cioè della struttura analitica di un progetto, definendo le relazioni e i vincoli tra le varie attività, mettendo in evidenza casi di sovrapposizione indesiderati.
- È versatile, in quanto potendo fin dall’ inizio suddividere un singolo progetto, si riesce ad avere una panoramica di più progetti in un unico diagramma di Gantt.
- Flessibile, in quanto consente di aggiornare il progetto, avendo a disposizione una panoramica dei cambiamenti inattesi.
- È in grado di fare chiarezza, perché suddividendo più attività e time line in un unico panorama, permette di capire a che punto si trova il team in ogni fase di progetto.
- Sostituisce le riunioni, fornendo aggiornamenti sullo stato di avanzamento di un progetto.
- Tale grafico può essere utilizzato al fine di presentare un progetto, e le sue fasi successive, agli eventuali finanziatori.
- Potenzia la motivazione dei membri del team, in quanto grazie a una visione d’insieme limpida, potranno comprendere le loro prestazioni complessive, acquisendo una migliore consapevolezza delle conseguenze dei ritardi su di un progetto.
Costi per un software Gantt
I costi per un software Gantt possono variare a seconda di numerosi fattori. Molto dipende dalla versione scelta, dalle funzionalità offerte e dalla qualità del programma.
È difficile confrontare le spese in quest’area poiché i fornitori addebitano in una varietà di metodi.
Si stima che i servizi di livello medio costino tra 20 euro e 40 euro a persona al mese. I software Gantt di livello intermedio sono ideali per lo sviluppo di aziende e team.
Le piccole imprese, d’altra parte, non hanno bisogno di spendere quasi altrettanto per uno strumento dignitoso, con alternative che vanno da 5 a 12 euro per lavoratore al mese. Le grandi imprese con centinaia di progetti spenderanno molto probabilmente 45 euro per lavoratore al mese o più.
I 5 migliori software per Gantt: quale scegliere (aggiornamento 2022)
Clarizen
Clarizen è un ottimo software Gantt destinato a collegare le conversazioni dei dipendenti, e i progetti in un unico ambiente.
Si rivolge alle PMI e ai grandi gruppi che svolgono progetti importanti e complessi.
Permette una forte collaborazione tra i membri del team e le altre parti interessate, visualizza in tempo reale lo stato di avanzamento del progetto.
Riesce a monitorare l’avanzamento del progetto, la durata e le spese, aumentando la redditività del progetto.
La sua applicazione mobile lo rende eccellente, fornendo l’ accesso a tutte le sue funzioni anche in movimento.
Sciforma
Sciforma è un software Gantt destinato a gestire i progetti, le risorse e a monitorare il tempo.
Da la possibilità di poter utilizzare tre moduli separatamente oppure in modo complementare.
Vi è un modulo che permette di gestire i progetti giusti in base alla strategia aziendale, un secondo modulo destinato a gestire i progetti in base a delle diverse metodologie, e un terzo modulo destinato a monitorare il tempo.
È molto facile da installare ed è compatibile con tutti i browser.
Monday.com
Monday.com è usato da più di 80mila team in tutto il mondo, è molto semplice nella gestione di qualsiasi team o progetto.
I suoi elementi principali sono le schede, i gruppi, le colonne e gli elementi.
La scheda è un foglio di calcolo le cui sezioni sono definite gruppo, che a sua volta ha in se degli elementi che contengono le informazioni, come ad esempio, tutto ciò che deve essere fatto.
Le 4 funzioni più importanti sono la dashboard, le integrazioni, le visuali e le automazioni.
La dashboard, ci dà la possibilità di vedere le cose più importanti a colpo d’occhio, le integrazioni servono a semplificare il flusso di lavoro, integrando perfettamente i più diffusi strumenti esterni, le visuali ci danno la possibilità dividere le varie cose in modo diverse ed infine le automazioni consentono di risparmiare tempo e ottimizzare il lavoro.
ProjectManager.com
ProjectManager.com è un software Gantt capace di rivoluzionare la maniera di concepire il concetto di progetto stesso.
Le sue caratteristiche principali sono: il diagramma di Gantt, per seguire ogni progresso sulla linea del tempo, il task management, destinato ad assegnare delle attività al team, la pianificazione del progetto on line ed infine vi è il cosiddetto cruscotto, che serve a notificare nell’immediato ogni tipo di progresso o di modifica assegnata al progetto.
Britix24
Britix24 è un software Gantt destinato a piccole e medie imprese, mette a disposizione degli utenti un set di strumenti destinato a gestire progetti, incarichi, e così via.
Ha molte funzioni integrate, come intranet aziendale, gestione delle email, gestione del flusso di lavoro, videoconferenze.
Durante l’assegnazione delle risorse, i nomi dei dipendenti più impegnati al momento sono evidenziati con il colore rosso.
È molto semplice da utilizzare, sarà facile comprendere il suo funzionamento anche per coloro che non hanno esperienze con il diagramma di Gantt.
Tale software per il diagramma di Gantt è disponibile gratuitamente nel caso in cui il team è costituito al massimo da tre persone, ovvero nel caso in cui ci si accontenta delle funzioni base, nel caso contrario occorrerà prendere in riferimento dei piani di abbonamento.
