Gestire l’organizzazione di una biblioteca, dalla catalogazione dei libri ai prestiti è un’attività molto complessa che non può prescindere dall’adozione di uno specifico software per biblioteche. Questi programmi aiutano ad automatizzare tantissime procedure come l’invio di notifiche per i ritardi, l’emissione delle tessere per i clienti, la consultazione dei cataloghi e altro ancora.
Questi programmi prendono anche il nome di LMS (Library Management Systems) o ILS (Integrated Library Systems) e sono usati per organizzare e gestire tutte le risorse fisiche e digitali di una biblioteca. Muoversi tra le varie soluzioni non è facile, sia perché ci sono diverse tipologie di biblioteche con esigenze diverse, sia perché ci sono molti software tra cui scegliere, con prezzi e funzionalità molto differenti tra loro. Scegliendo il programma giusto, si può gestire la biblioteca in modo efficiente e semplificare il lavoro del personale.
Indice argomenti:
Cosa sono i software per biblioteche?
I software per biblioteche sono programmi che facilitano la gestione delle normali attività di una biblioteca. Offrono diverse funzionalità per rendere più semplici e veloci cose come la catalogazione dei libri, la gestione degli utenti, il prestito e la restituzione del materiale e altro ancora.
Questi software consentono poi di effettuare ricerche nel catalogo, mantenere aggiornate le informazioni sui libri e altri documenti presenti nella biblioteca, tenere traccia degli utenti registrati e dei loro prestiti, gestire le acquisizioni di nuovi materiali, monitorare le risorse elettroniche e molto altro ancora. Grazie a questi programmi il personale può concentrarsi sulle attività di servizio ai lettori anziché sulle attività amministrative.
A cosa servono i software per biblioteche?
I software per biblioteche consentono di svolgere diverse funzioni essenziali per una biblioteca, tra cui le principali sono:
Catalogazione dei materiali, che non sono solo libri, ma anche riviste, materiali audiovisivi e risorse digitali: in questo modo gli utenti possono cercare e trovare facilmente quello che gli serve.
Gestione degli utenti: per ogni utente è possibile creare una scheda elettronica con tutte le informazioni utili, come dati personali, storico di prestiti e preferenze.
Prestito e restituzione: un software per biblioteche consente di monitorare lo stato dei prestiti, impostare regole di scadenza ed eventualmente inviare avvisi agli utenti che sono in ritardo e notifiche di disponibilità per chi ha effettuato una prenotazione.
Gestione delle acquisizioni: questi programmi consentono di gestire in modo semplice tutta la parte che riguarda l’acquisizione di nuovi materiali, dalla registrazione degli ordini al monitoraggio delle consegne, all’anagrafica dei fornitori e altro ancora.
Accesso alle risorse digitali, come e-book, contenuti audio/video, riviste online.
App e sito web, per la consultazione del catalogo e la prenotazione da remoto usando il computer o i dispositivi mobile.
Reportistica, per ottenere informazioni utili come il tasso di utilizzo dei materiali o le preferenze degli utenti: grazie a queste metriche si può valutare l’efficacia dei servizi offerti e prendere decisioni informate per il miglioramento della biblioteca.
Come funzionano i software per biblioteche
L’adozione di un software per biblioteche comporta una prima fase che consiste nell’installazione e nella configurazione. Potrebbe essere necessaria l’integrazione con altri sistemi già presenti nella biblioteca come sistemi di pagamento. Questi programmi funzionano attraverso una combinazione di database, interfacce utente e logiche di gestione delle informazioni. Quindi, dopo che il software è stato installato, i bibliotecari potranno procedere col catalogare i libri e gli altri materiali, inserendo titolo, autore, soggetto, ISBN, genere e altre informazioni pertinenti. Tutti i dati vengono memorizzati nel database del software.
Successivamente si potrà passare a registrare gli utenti, con nome, indirizzo, numero di tessera, dati di contatto e storico dei prestiti. Questi dati possono essere anche importati da database già esistenti, come ad esempio quando il software scelto va a sostituire o aggiornare quello precedente.
Il catalogo dei libri e l’elenco degli utenti potranno essere aggiornati facilmente con nuovi record in qualsiasi momento. Quando un utente prende in prestito un libro, il bibliotecario registra la transazione nel sistema che provvede ad aggiornare lo stato del materiale come “in prestito”. Quando il materiale viene restituito, il bibliotecario registra il ritorno e il sistema aggiorna lo stato come “disponibile”.
Tutte queste operazioni vengono gestite attraverso l’interfaccia “operatore”, ma i software per biblioteche mettono a disposizione anche un’interfaccia “utente” accessibile tramite computer o dispositivi mobile. Attraverso quest’interfaccia gli utenti possono consultare il catalogo, controllare la disponibilità del materiale, la posizione all’interno della biblioteca o prenotare un libro e ricevere una notifica.
I bibliotecari possono usare il software anche per effettuare nuovi ordini e tenere traccia delle consegne. In qualsiasi momento è possibile generare report statistici e analizzare i dati relativi all’utilizzo dei materiali, alle preferenze degli utenti e ad altre metriche.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per biblioteche
Ci sono diversi vantaggi nell’usare un software per biblioteche, sia per il personale che per gli utenti. Ecco di seguito alcuni dei motivi perché è importante usare un programma per la gestione delle biblioteche:
- SEMPLIFICAZIONE DELLE OPERAZIONI: un software per biblioteche consente di risparmiare molto tempo automatizzando molte attività manuali e ripetitive, come la catalogazione dei materiali, la gestione degli utenti, il prestito e la restituzione dei libri.
- ACCESSO PIÙ FACILE: attraverso un’interfaccia intuitiva gli utenti possono cercare e accedere velocemente ai materiali presenti nella biblioteca, cosa che si traduce in una migliore esperienza d’uso. Inoltre, alcuni di questi software consentono di condividere le risorse con altre biblioteche e facilitare il prestito interbibliotecario.
- AUMENTO DELL’EFFICIENZA: questi programmi semplificano la gestione dei prestiti e delle restituzioni dei materiali anche grazie all’uso di scanner RFID. Questo consente al personale di monitorare il movimento dei materiali riducendo gli errori e migliora l’efficienza nel processo di prestito.
- ACCESSO E GESTIONE DI RISORSE DIGITALI: grazie a questi software è possibile organizzare e gestire anche materiale elettronico come e-book, riviste online, contenuti audio/video e altro.
- SUPPORTO ALLE DECISIONI: gli operatori della biblioteca possono accedere a diverse metriche come dati relativi all’utilizzo dei materiali o alle preferenze degli utenti e usare queste informazioni per valutare l’efficacia dei servizi offerti, identificare trend e prendere decisioni informate per migliorare l’offerta bibliotecaria.
Costi dei software per biblioteche e limiti
I costi dei software per biblioteche variano in base a una serie di fattori, come il tipo di licenza, le funzionalità offerte, le opzioni di personalizzazione, il supporto post-vendita e altro. Per quanto riguarda la licenza, è possibile trovare software open-source e software commerciali.
Le soluzioni open-source sono gratuite, ma in genere offrono funzionalità limitate, e possono comportare costi per la configurazione e la formazione del personale. I software commerciali, invece, sono a pagamento ma possono offrire funzionalità avanzate e supporto tecnico dedicato.
I modelli di costo per i software commerciali sono su abbonamento o licenza perpetua. I prezzi variano in base alla dimensione della biblioteca, al numero di utenti e alle funzionalità richieste. Possono inoltre essere previsti costi ulteriori per la personalizzazione, per la formazione degli operatori, per il supporto tecnico e per servizi aggiuntivi come sistemi di autenticazione, POS e altro.
Oltre ai costi, quindi, si devono considerare altri aspetti che possono rappresentare dei limiti come complessità tecnica, costi di manutenzione, dipendenza dalla connessione a Internet, personalizzazione limitata, scalabilità, integrazioni complesse e rischi per la sicurezza dei dati.
Prima di scegliere il software più adatto, è bene effettuare una valutazione delle funzionalità necessarie, del budget disponibile e richiedere più preventivi per confrontare le diverse proposte. Un’attenta valutazione e una ricerca approfondita possono aiutare a scegliere la soluzione più adatta alle esigenze della biblioteca.
5 software per biblioteche di qualsiasi dimensione
BIBLIOWin 5.0Web
BIBLIOWin 5.0Web è un software per biblioteche basato sul web e che quindi consente l’accesso da parte degli utenti attraverso un browser web, semplificando la gestione e la fruizione dei servizi bibliotecari. Inoltre, può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze specifiche di una biblioteca. Tra le funzionalità offerte ci sono la registrazione e la gestione degli utenti, la catalogazione dei materiali, il prestito e la restituzione, la gestione delle scadenze, la generazione di report e statistiche, l’automazione dei processi di routine, l’integrazione con servizi di ricerca online e altro ancora.
Questo programma è progettato per essere intuitivo e di facile utilizzo, consentendo agli utenti di apprendere rapidamente come utilizzarlo. È disponibile una versione light per singole biblioteche di piccole e media dimensione, con un catalogo inferiore a 30.000 record. È inoltre disponibile una versione scontata per scuole, ONLUS e biblioteche personali.
SebinaNEXT
Soluzione modulare già adottata da migliaia di biblioteche in Italia e in Francia. Si tratta di una piattaforma con funzionalità complete per la gestione di biblioteche e centri di documentazione. Consente di catalogare, indicizzare e organizzare i materiali bibliografici in modo facile ed efficiente. Si possono gestire diversi formati di risorse, come libri, riviste, audiovisivi, elettronica e molto altro ancora. Il sistema offre strumenti per importare, esportare e condividere dati bibliografici tra le diverse biblioteche.
Punti di forza di SebinaNEXT sono personalizzazione, flessibilità e integrazione con servizi di ricerca esterni, basi di dati bibliografiche (come il servizio Inter Library Loan SBN per il prestito interbibliotecario e la fornitura documenti) e altre risorse online. Garantisce inoltre l’accesso sicuro ai cittadini tramite SPID ed è conforme al GDPR per la protezione dei dati personali.
Progetto Biblioteca 2
Progetto Biblioteca 2 è un software di gestione bibliotecaria per Windows sviluppato da Finson, un’azienda che offre soluzioni software per diverse aree aziendali, inclusa la gestione delle biblioteche. Viene venduto a € 149 con licenza a vita che consente l’installazione fino a 5 postazioni su rete locale.
Si tratta di un programma utile per semplificare e migliorare l’organizzazione e la gestione dei materiali nelle biblioteche, consentendo una migliore accessibilità e un servizio più efficiente per gli utenti. È pensato per biblioteche private, comunali, scolastiche o aziendali e offre funzionalità come gestione dei prestiti e delle restituzioni, gestione dei ritardi, creazione delle tessere per gli utenti, supporto per i codici a barre, creazione e stampa di documenti fiscali e fatturazione elettronica.
Biblioteca
Biblioteca è un software gestionale per biblioteche di Modular Software. Offre funzionalità per la catalogazione dei libri, la ricerca bibliografica e il prestito con l’anagrafica degli utenti e il controllo degli scaduti. Supporta la stampa delle pubblicazioni, l’uso dei codici a barre, consente di importare i dati da file Excel e può essere integrato con altri programmi dello stesso fornitore.
Questo software per biblioteche è disponibile in diverse versioni. Quella online che si appoggia sul cloud parte da 60 €/semestre e offre il vantaggio di poter essere usata da più postazioni, da qualunque luogo e da qualsiasi dispositivo. La versione per PC, invece, parte da 114 € + iva per singola postazione, o 342 € + iva per 8 postazioni su rete locale. Opzionalmente si può richiedere anche la realizzazione del sito web della biblioteca a 65 €/semestre.
Biblioteca Win
Sistema completo per la gestione di una moderna biblioteca libraria e multimediale realizzato da Argo Software. Questo software è stato progettato per semplificare e velocizzare il lavoro di un bibliotecario. La funzione di catalogazione può essere usata in due modalità: semplificata e avanzata. In quella semplificata si può scegliere le voci da attivare e disattivare e personalizzare la loro descrizione. In quella avanzata, invece, l’utente ha a disposizione tutte le voci.
Biblioteca offre poi le funzioni per la ricerca nel catalogo, che può essere eseguita in modalità semplificata o avanzata. C’è poi la gestione dei prestiti con l’anagrafica degli utenti e il supporto di lettori ottici per codici a barre. Il programma consente inoltre di eseguire diverse stampe e generare report statistici che possono essere usati per estrapolare informazioni utili a migliorare l’offerta della biblioteca.
