Password manager, cosa sono e quali sono i migliori software

I password manager offrono una soluzione ideale per la gestione sicura delle credenziali aziendali. Questi strumenti funzionano crittografando le password in un vault digitale accessibile con una master password. I password manager più avanzati, inoltre, offrono funzionalità come gestione centralizzata, condivisione sicura e integrazione con sistemi aziendali. Tra i principali vantaggi dei password manager sono presenti l’eliminazione di password deboli, riduzione del rischio di violazioni e una maggiore conformità normativa.

Cos’è un password manager e come funziona

Un password manager è uno strumento software progettato per archiviare e gestire in modo sicuro le credenziali di accesso degli utenti.

Il suo funzionamento si basa su un sistema di crittografia avanzata che protegge tutte le password memorizzate all’interno di un vault digitale. L’utente deve ricordare solo una master password per accedere al vault, dove sono conservate in modo sicuro tutte le altre credenziali.

I password manager più avanzati offrono funzionalità come la generazione automatica di password complesse, la sincronizzazione tra dispositivi e il riempimento automatico dei form di login.

Nonostante la crescita di nuove soluzioni passwordless, secondo Gartner entro il 2026 l’utilizzo di password rimarrà significativo nel 90% delle aziende, rendendo i password manager uno strumento essenziale per la cybersecurity.

Per garantire la massima protezione, molti password manager utilizzano l’algoritmo di cifratura AES a 256 bit. Alcuni prodotti, inoltre, implementano ulteriori livelli di sicurezza come la Secret Key, una chiave crittografica aggiuntiva generata sul dispositivo dell’utente e mai inviata ai server del fornitore. Questo approccio “zero-knowledge” garantisce che nemmeno il provider del servizio possa accedere alle password degli utenti.

Le funzioni principali di un password manager per le imprese

I password manager sviluppati in maniera specifica per le imprese offrono una serie di funzionalità avanzate pensate specificamente per le esigenze delle aziende.

Una delle funzioni chiave è la gestione centralizzata degli account, che consente agli amministratori IT di definire policy di sicurezza uniformi per tutta l’organizzazione. Ad esempio, è possibile imporre lunghezze minime per le password, vietare il riutilizzo di credenziali compromesse e forzare l’attivazione dell’autenticazione a due fattori (2FA) per gli account più sensibili.

La condivisione sicura delle password è un’altra funzionalità fondamentale: permette ai team di collaborare su account condivisi senza dover scambiare le credenziali via email o messaggi, canali intrinsecamente insicuri. I migliori password manager per le imprese implementano sistemi di logging e audit trail per tenere traccia di ogni accesso e modifica alle credenziali aziendali, facilitando la conformità a normative come il GDPR.

Caratteristica sicuramente interessante è l’integrazione di alcuni password manager con i sistemi di Single Sign-On (SSO) già in uso nell’azienda, semplificando ulteriormente la gestione degli accessi.

La differenza tra password manager consumer e business

I password manager consumer e quelli business, pur condividendo alcune funzionalità di base, presentano differenze sostanziali in termini di caratteristiche, scalabilità e livello di controllo offerto.

Le soluzioni consumer sono generalmente progettate per l’uso individuale o familiare, con un focus sulla semplicità d’uso e sulla protezione delle credenziali personali. Al contrario, i password manager business sono sviluppati per gestire le esigenze di sicurezza di organizzazioni complesse, con centinaia o migliaia di utenti.

Una delle principali differenze riguarda le funzionalità di amministrazione: mentre i prodotti consumer offrono opzioni limitate in questo senso, le versioni business includono robuste console di gestione centralizzata che consentono agli amministratori IT di definire policy di sicurezza, monitorare l’utilizzo e generare report dettagliati.

Un’altra distinzione chiave riguarda la scalabilità: le soluzioni business sono progettate per crescere con l’organizzazione, supportando migliaia di utenti senza compromettere le performance.

Come anticipato, i password manager pensati per il business offrono anche funzionalità avanzate di condivisione sicura delle credenziali tra team e dipartimenti, essenziali in un contesto aziendale. Questi software, inoltre, implementano spesso integrazioni native con sistemi di directory aziendale come Active Directory, facilitando la gestione degli accessi basata sui ruoli.

Infine, i password manager business offrono generalmente un livello di supporto tecnico più elevato, con tempi di risposta garantiti e assistenza dedicata, fondamentale per organizzazioni che gestiscono infrastrutture IT critiche.

I vantaggi di un password manager per la sicurezza informatica aziendale

L’adozione di un password manager a livello aziendale porta numerosi vantaggi in termini di sicurezza informatica, efficienza operativa e conformità normativa.

Uno dei benefici principali è l’eliminazione delle password deboli o riutilizzate, che rappresentano una delle principali vulnerabilità sfruttate dai cybercriminali. Secondo il Data Breach Investigations Report di Verizon, oltre l’80% delle violazioni legate a credenziali compromesse è dovuto a password deboli o riutilizzate. I password manager consentono di generare e gestire chiavi uniche e complesse per ogni account, riducendo drasticamente questo rischio.

Un altro vantaggio significativo è la riduzione del fenomeno di “password fatigue” tra i dipendenti: non dovendo più memorizzare decine di credenziali diverse, gli utenti sono meno propensi ad adottare pratiche rischiose come l’annotazione delle password su post-it o il loro salvataggio in file non protetti.

L’implementazione di un password manager centralizzato facilita l’applicazione di policy di sicurezza uniformi in tutta l’organizzazione, garantendo che tutti gli account rispettino gli standard aziendali in termini di complessità e rotazione delle password.

Molti password manager per le imprese, inoltre, integrano funzionalità di rilevamento delle minacce, come il monitoraggio del dark web per identificare eventuali credenziali aziendali compromesse in data breach noti. Questo permette alle organizzazioni di reagire tempestivamente, modificando le password a rischio prima che possano essere sfruttate da malintenzionati.

Infine, l’adozione di un password manager facilita l’implementazione di pratiche di sicurezza avanzate come l’autenticazione a più fattori (MFA) e il Single Sign-On (SSO), creando un ecosistema di gestione degli accessi robusto e scalabile.

Protezione contro il furto di credenziali e gli attacchi di phishing

I password manager giocano un ruolo cruciale nella protezione contro due delle minacce più pervasive nel panorama della cybersecurity: il furto di credenziali e gli attacchi di phishing.

Per quanto riguarda il furto di credenziali, questi strumenti offrono una difesa multilivello. Innanzitutto, generando e memorizzando password uniche e complesse per ogni account, rendono praticamente impossibile per un attaccante indovinare o forzare le credenziali attraverso attacchi di tipo “brute force”. Secondariamente, molte soluzioni enterprise implementano sistemi di rilevamento delle anomalie che possono identificare e bloccare tentativi di accesso sospetti, come login da paesi insoliti o in orari inusuali.

Per quanto concerne la protezione contro il phishing, i password manager offrono diverse linee di difesa. La funzionalità di auto-completamento delle credenziali, presente nella maggior parte di questi strumenti, funziona solo sui siti web legittimi precedentemente salvati nel vault. Questo significa che se un utente viene indirizzato a un sito di phishing che imita un servizio legittimo, il password manager non compilerà automaticamente le credenziali, fornendo un segnale immediato che qualcosa non va.

Gestione centralizzata degli accessi per dipendenti e collaboratori

La gestione centralizzata degli accessi è una delle funzionalità più potenti offerte dai password manager, consentendo alle organizzazioni di implementare un approccio coerente e sicuro alla gestione delle credenziali per dipendenti e collaboratori. Questa caratteristica si rivela particolarmente preziosa in un contesto aziendale moderno, dove il perimetro di sicurezza tradizionale è sempre più sfumato a causa del lavoro remoto e dell’adozione di servizi cloud.

Una delle funzionalità chiave in questo ambito è il provisioning e de-provisioning automatico degli account: quando un nuovo dipendente entra in azienda, il sistema può automaticamente generare e assegnare le credenziali necessarie per tutti i servizi rilevanti. Allo stesso modo, quando un collaboratore lascia l’organizzazione, l’accesso a tutti gli account può essere revocato con un singolo click, eliminando il rischio di accessi non autorizzati da parte di ex dipendenti.

I password manager più avanzati offrono sofisticate opzioni di condivisione sicura delle credenziali, essenziali per la collaborazione tra team. Ad esempio, è possibile condividere l’accesso a un account social media aziendale con il team di marketing senza rivelare la password effettiva, mantenendo un controllo granulare su chi può visualizzare, utilizzare o modificare le credenziali.

Come scegliere un password manager

La scelta di un password manager aziendale è essenziale per migliorare le capacità di cybersecurity dell’azienda. Quando si valutano le diverse opzioni sul mercato, è fondamentale considerare alcuni fattori chiave:

• Robustezza della crittografia utilizzata: i migliori password manager impiegano algoritmi di cifratura avanzati come AES-256, considerato inviolabile con le tecnologie attuali.
• Autenticazione a più fattori (MFA): questa funzionalità aggiunge un livello di sicurezza essenziale, richiedendo una seconda forma di verifica oltre alla password principale.
• Facilità d’uso: un’interfaccia intuitiva e facile da utilizzare è un fattore altrettanto importante, poiché determinante per il grado di adozione da parte degli utenti. Un password manager troppo complesso rischia di non essere utilizzato correttamente, vanificandone i benefici.
• Generazione di password complesse e condivisione: la complessità delle password è un’altra caratteristica da non sottovalutare, così come la possibilità di condividere in modo sicuro le credenziali tra i membri del team quando necessario.
• Possibilità di integrazione: è cruciale valutare le opzioni di integrazione con i sistemi aziendali esistenti e la compatibilità con diverse piattaforme e dispositivi.

Requisiti essenziali per PMI e grandi imprese

Le esigenze in termini di gestione delle password variano significativamente tra piccole e medie imprese (PMI) e grandi corporazioni, ma alcuni requisiti essenziali sono comuni a entrambe.

Per le PMI, la semplicità d’uso e il costo contenuto sono spesso prioritari. Le grandi imprese, d’altra parte, necessitano di funzionalità più avanzate come la gestione centralizzata degli utenti, controlli granulari sulle autorizzazioni e report dettagliati sull’utilizzo.

Un requisito fondamentale per entrambe le categorie è la capacità di integrazione con l’infrastruttura IT esistente: il password manager deve potersi interfacciare con i sistemi di single sign-on (SSO) e di gestione delle identità già in uso.

La scalabilità è un altro fattore critico, soprattutto per le aziende in rapida crescita. Il sistema scelto deve poter gestire efficacemente da poche decine a migliaia di utenti senza compromettere le prestazioni.

La possibilità di personalizzare le politiche di sicurezza è essenziale: l’amministratore deve poter definire regole per la complessità delle password, la frequenza di cambio e l’utilizzo dell’autenticazione a più fattori.

Per le grandi imprese, funzionalità avanzate come il monitoraggio delle attività sospette e l’integrazione con sistemi SIEM (Security Information and Event Management) possono fare la differenza.

Costi e piani business dei principali password manager

Sul mercato sono presenti diverse soluzioni di password manager, ciascuna con le proprie peculiarità in termini di funzionalità e modelli di pricing.

In generale, i piani business offrono funzionalità avanzate come la condivisione sicura delle password tra team, controlli amministrativi granulari, integrazione con sistemi di single sign-on (SSO) e directory aziendali, reportistica dettagliata e supporto prioritario.

I costi variano notevolmente a seconda del numero di utenti e delle funzionalità incluse, con prezzi che possono andare da pochi euro a decine di euro al mese per utente. Molti vendor offrono piani scalabili per adattarsi alle esigenze di PMI e grandi imprese.

È importante valutare attentamente non solo il costo, ma anche aspetti come la sicurezza dell’infrastruttura, la facilità d’uso, le integrazioni disponibili e la qualità del supporto tecnico.

Vediamo nel dettaglio l’offerta dei principali player del mercato, analizzando costi e differenze tra i vari piani business disponibili.

LastPass

LastPass, uno dei pionieri nel campo dei password manager, offre una gamma di piani business per soddisfare le esigenze di aziende di diverse dimensioni.

Il piano Teams costa 3,90 € per utente al mese con fatturazione annuale, ed è pensato per team fino a 50 persone. Include funzionalità come la condivisione sicura di password, l’autenticazione a più fattori, l’accesso da dispositivi illimitati e 1GB di storage crittografato per file.

Il piano Business, al prezzo di 6,50 € per utente al mese (fatturazione annuale), aggiunge funzionalità avanzate come single sign-on (SSO) per fino a 3 applicazioni, integrazione con directory aziendali, reportistica avanzata e 3GB di storage per file.

Per le grandi imprese, LastPass offre il piano Enterprise con prezzo su richiesta, che include SSO illimitato, provisioning automatico degli utenti e un Customer Success Manager dedicato.

È importante notare che LastPass offre una prova gratuita di 14 giorni per tutti i suoi piani business, permettendo alle aziende di testare le funzionalità prima di impegnarsi in un abbonamento.

Nordpass

NordPass, sviluppato dalla società di cybersecurity Nord Security, offre una soluzione di gestione password con un focus particolare sulla sicurezza e la facilità d’uso. Per le aziende, NordPass propone due piani principali: Business e Enterprise.

Il piano Business ha un costo di 3,99 € per utente al mese con fatturazione annuale, ed è pensato per team e piccole imprese. Include funzionalità come la condivisione sicura di password e note tra membri del team, l’autenticazione a due fattori, l’accesso da dispositivi illimitati e un vault crittografato per ogni utente.

Il piano Enterprise, con prezzo a partire da 5,99 € al mese per singolo utente, aggiunge funzionalità avanzate come single sign-on (SSO), sincronizzazione con Active Directory, controlli di accesso basati sui ruoli e reportistica dettagliata.

Anche in questo caso è presente la possibilità di provare gratuitamente il piano Business per 14 giorni, permettendo alle aziende di testare le funzionalità prima di impegnarsi in un abbonamento.

1password

1Password, uno dei password manager più noti e apprezzati, offre una gamma di piani business per soddisfare le esigenze di aziende di diverse dimensioni.

Il piano Teams costa 16,95 € al mese con fatturazione annuale, ed è progettato per piccoli team fino a 10 persone. Include funzionalità come vault condivisi illimitati, gestione delle autorizzazioni basata sui ruoli, integrazione con strumenti di collaborazione online come Slack per la condivisione sicura e 1GB di storage per documenti allegati.

Il piano Business, al prezzo di 6,99 € per utente al mese (fatturazione annuale), aggiunge funzionalità avanzate come single sign-on (SSO), integrazione con Azure AD, 5 GB di storage per allegati, e la possibilità di personalizzare le policy di sicurezza.

Per le grandi imprese, 1Password offre il piano Enterprise con prezzo su richiesta, che include funzionalità come provisioning automatico, integrazione con sistemi SCIM, reportistica avanzata e un Customer Success Manager dedicato.

Una caratteristica distintiva di 1Password è l’offerta di un account famiglia gratuito per ogni dipendente, permettendo di estendere la sicurezza delle password anche all’ambito personale.

Keeper Security

Keeper Security offre una suite completa di soluzioni per la gestione delle password e la sicurezza dei dati aziendali. Per le imprese, Keeper propone tre piani principali: Business Starter, Business e Enterprise.

Il piano Business Starter ha un costo di 2 € per utente al mese (fatturazione annuale) ed è pensato per team fino a 10 persone. Include funzionalità base come la condivisione sicura di password, l’autenticazione a due fattori e l’accesso da dispositivi illimitati.

Il piano Business, al prezzo di 3,75 € per utente al mese (fatturazione annuale), aggiunge funzionalità avanzate come single sign-on (SSO), integrazione con Active Directory e Azure AD, e reportistica dettagliata.

Il piano Enterprise, con prezzo su richiesta, offre ulteriori funzionalità come il provisioning automatico degli utenti, l’integrazione con sistemi SCIM e un supporto dedicato. Una caratteristica distintiva di Keeper è la sua architettura zero-knowledge, che garantisce che solo l’utente abbia accesso ai propri dati crittografati.

Non manca l’offerta di prova gratuita di 14 giorni per tutti i suoi piani business, permettendo alle aziende di testare le funzionalità prima di impegnarsi in un abbonamento.

Bitwarden

Bitwarden si distingue nel panorama dei password manager per essere una soluzione open source, che offre un elevato livello di trasparenza e personalizzazione. Per le aziende, Bitwarden propone tre piani principali: Teams Organization, Enterprise Organization e Self-Host.

Il piano Teams Organization ha un costo di 4 dollari per utente al mese con fatturazione annuale, ed è progettato per piccoli team. Include funzionalità come la condivisione sicura di password attraverso collezioni, l’autenticazione a due fattori, l’accesso da dispositivi illimitati e 1GB di storage crittografato per allegati.

Il piano Enterprise Organization, al prezzo di 6 dollari per utente al mese (fatturazione annuale), aggiunge funzionalità avanzate come single sign-on (SSO), provisioning automatico degli utenti, integrazione con directory aziendali e reportistica dettagliata.

Il piano Self-Host, con lo stesso prezzo del piano Enterprise, offre la possibilità di installare e gestire Bitwarden sui propri server, garantendo il massimo controllo sui dati. Pur mantenendo le stesse funzionalità del piano Enterprise, questo offre il vantaggio aggiuntivo del controllo totale sull’infrastruttura, un aspetto cruciale per organizzazioni con requisiti di sicurezza e conformità particolarmente stringenti.

In questo caso, Bitwarden offre una prova gratuita di 7 giorni per i suoi piani business.

Implementazione di un password manager in azienda

L’implementazione di un password manager a livello aziendale è un processo che richiede una pianificazione attenta e un approccio strutturato.

La prima fase cruciale è la valutazione dell’infrastruttura esistente e la definizione chiara degli obiettivi di sicurezza. È fondamentale coinvolgere fin dall’inizio tutti gli stakeholder, dal reparto IT al management, per garantire un allineamento sulle aspettative e le necessità.

La formazione degli utenti è un aspetto critico spesso sottovalutato. È quindi essenziale investire in programmi di formazione completi che non si limitino a spiegare come utilizzare il software, ma che sensibilizzino i dipendenti sull’importanza della sicurezza delle password.

Un aspetto critico dell’implementazione è la migrazione delle password esistenti: questo processo deve essere gestito con estrema cautela per evitare interruzioni del servizio o perdite di dati. Molti password manager offrono strumenti di importazione, ma è fondamentale verificare la compatibilità con i sistemi in uso.

Infine, è cruciale stabilire procedure chiare per la gestione degli account degli ex dipendenti e per il recupero degli accessi in caso di emergenza.

Integrazione con i sistemi aziendali esistenti

L’integrazione di un password manager con l’infrastruttura IT esistente è un passaggio fondamentale per garantire un’adozione diffusa e un funzionamento efficace all’interno dell’organizzazione.

Una delle sfide principali è l’interfacciamento con i sistemi di gestione delle identità e degli accessi (IAM) già in uso. Molti password manager enterprise offrono API e connettori predefiniti per facilitare questa integrazione.

L’integrazione con i sistemi di Single Sign-On (SSO) è un altro aspetto da considerare attentamente: permette agli utenti di accedere al password manager e a tutte le applicazioni aziendali con un unico set di credenziali, migliorando sia la sicurezza che l’esperienza utente.

Per le aziende che utilizzano sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS), l’integrazione può automatizzare il processo di onboarding e offboarding dei dipendenti, garantendo che gli accessi vengano creati o revocati tempestivamente.

Infine, l’integrazione con i sistemi di ticketing e helpdesk può automatizzare processi come il reset delle password, riducendo il carico di lavoro per il supporto IT.

GDPR e protezione dei dati sensibili aziendali

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea ha imposto nuovi standard per la protezione dei dati personali, con implicazioni significative per la gestione delle password e dei dati sensibili aziendali.

In questo contesto, l’adozione di un password manager aziendale gioca un ruolo di primaria importanza nel garantire la conformità alle normative sulla sicurezza dei dati, sempre più stringenti a livello globale:

• La capacità di generare report dettagliati sull’accesso e l’utilizzo delle password è fondamentale per soddisfare i requisiti di audit e tracciabilità.
• La crittografia end-to-end, come AES-256 bit, soddisfa i requisiti di protezione dei dati “at rest” e “in transit” previsti da molte normative.
• La capacità di imporre politiche di password complesse e uniche per ogni account aiuta a soddisfare i requisiti di “sicurezza by design” previsti dal GDPR.
• L’autenticazione a più fattori (MFA) e il controllo degli accessi basato sui ruoli sono essenziali per dimostrare l’implementazione di misure di sicurezza adeguate.
• La gestione del ciclo di vita delle password, inclusa la rotazione automatica e la revoca immediata degli accessi per gli ex dipendenti, è un altro aspetto critico per la conformità.