Essenzialmente un software di project management, o software di pianificazione, non è altro che una piattaforma che permette di gestire il proprio lavoro, organizzandolo in modo tale da agevolarlo e organizzarlo nel miglior modo possibile.
Consente la gestione e il controllo di un qualsiasi progetto in tutte le sue fasi e processi specifici, pianificandolo e tracciandolo in ogni suo punto.
Indice argomenti:
Cos’è un software di project management
Negli ultimi anni, si è notato un incremento del lavoro online, per cui si è reso indispensabile portare al virtuale, anche tutti quegli step che erano fondamentali, e che caratterizzavano una attività reale.
Questo spostamento di contesto ha anche portato a una crescita notevole della mole di dati da utilizzare durante le fasi di progettazione, che devono essere quindi catalogate in modo dettagliato e preciso.
Infatti, grazie a programmi di questo tipo, il compito risulta molto più agevolato e quindi scorrevole.
Utilizzando automazioni e calcoli, anche incrociati, si può ovviare all’intervento manuale diretto e costante di un professionista chiamato project manager, che così, risulta avere solamente un ruolo di controllo generale dei processi di lavoro e loro gestione.
Nello specifico, il lavoro di un project manager si compone quindi in:
• analizzare
• progettare
• pianificare
• realizzare gli obiettivi prefissati
La tendenza della modernità di sfruttare programmi di questo tipo, sta prendendo sempre di più piede.
Le risorse messe in campo sono notevolmente minori e massimizzate rispetto a quelle di una progettazione manuale, e ne riducono in maniera esponenziale i costi generali, che solitamente impattano considerevolmente.
A cosa serve un software di project management
Questi programmi professionali servono nel loro specifico a coadiuvare il lavoro del project manager, aiutandolo così, nella gestione, controllo e pianificazione di un progetto su commissione.
La presenza di ‘parti interessate’ o definite stakeholder, che possono essere organizzazioni o gruppi di persone, sono fondamentali per la realizzazione degli obiettivi prefissati, avendo infatti, un interesse concreto nei risultati che si dovranno ottenere.
Qualsiasi progetto a cui si fa riferimento, è infatti influenzato in ogni sua decisione, non solo dal manager designato, ma anche dai diretti interessati per cui è finalizzato, che fondamentalmente devono essere soddisfatti in ogni loro richiesta e esigenza specifica.
Un software di questo genere, è senz’altro un gestionale utile per tutti quei professionisti freelance che operano nel mondo del management.
Non necessitano infatti di accorgimenti specifici, e possono essere controllati direttamente dal project manager, che deve seguire passo a passo ogni fase di realizzazione degli obiettivi prefissati.
Fondamentale è mirare ad obiettivi concreti e di facile realizzazione, ponendo come base il vantaggio posto dall’uso di queste piattaforme, che rendono il lavoro di progettazione veramente semplice e intuitivo.
La programmazione dettagliata e precisa delle singole fasi e goal da raggiungere, facilitano enormemente il lavoro stesso, che risulta così meno pesante.
L’utilità nell’uso di un software di project manager si deve attribuire in ultima analisi, alla sua redditività, infatti è capace non solo a un calcolo matematico in tempo reale di tutte le caratteristiche impostate nel sistema, ma anche nella previsione dello svolgimento del lavoro nel lungo periodo, dando così una risposta di massima, ove possibile, per sapere a grandi linee quando e come potrebbe finire la progettazione stessa.
Come funziona un software di project management
Un software di project management si basa essenzialmente su 5 fasi:
• avviamento
• pianificazione
• esecuzione
• monitoraggio/controllo
• conclusione
Ogni fase descritta è accompagnata da compiti e attività specifiche, che devono essere vagliate e decise passo a passo.
La loro pianificazione decide quindi la piattaforma e i tool da utilizzare durante il processo di lavoro.
Le funzionalità di un software gestionale infatti, sono tutte diverse e cambiano in base alla presenza di funzionalità integrate, capaci di dare soluzioni e coadiuvare al meglio la gestione del project manager.
Gli strumenti più utilizzati sono:
Work breakdown structure o WBS di progetto
É un diagramma ad albero, che deve descrivere in maniere dettagliata tutta la scomposizione del lavoro da svolgere, puntando a concordare l’intera validità del progetto e a verificarne la sua effettiva attuazione.
Matrice di assegnazione delle responsabilità o RAM ‘Responsability Assignment Matrix’
Comunemente, è lo strumento utilizzato per delineare i ruoli e le loro mansioni specifiche all’interno del processo di lavoro.
Matrice di tracciabilità dei requisiti
Questo strumento serve a analizzare, individuare e formalizzare i requisiti necessari per intraprendere un progetto
Reticolo di progetto
É definito reticolo di progetto, la costruzione articolata e sotto forma di una rete, delle relazioni logiche che intercorrono tra tutte le attività coinvolte nelle fasi di progettazione, arrivando così, a creare una solida base da cui partire.
Diagramma di Gantt e Pert
Nello specifico, il diagramma di Gantt viene utilizzato per visualizzare, tracciare e gestire nel modo migliore, le tempistiche che devono essere rispettate durante tutto l’arco del workflow.
Il diagramma di Pert o anche definito come Project Evaluation and Review Technique, è utilizzato invece, in tutti quei processi di stima del tempo, che risultano essere molto difficili, poichè senza una base storica da cui partire.
Framework per gestire l’earned value
I risultati in termini di earned value e di statistiche delle performance, devono essere controllati e gestiti lungo tutto il processo di progettazione, in modo tale da poterli migliorare costantemente e raggiungere gli obiettivi prefissati.
Registro degli stakeholder
Questo registro, non è altro che un documento di gestione, in cui vengono raccolte tutte le informazioni e i dettagli sulle parti coinvolte nel progetto stesso.
Registro dei rischi
Accompagnato da una gestione concreta e assennata dei potenziali rischi, questo strumento risulta essere essenziale nel delineare, sotto forma di tabella, tutte le problematiche che possono incorrere durante tutti i processi di lavoro e controllo qualità.
Registro delle issue
In questo documento, sono presenti tutti i dati che vengono raccolti per responsabilizzare il team, e renderlo consapevole dei potenziali rischi che potrebbero verificarsi in fase di attuazione del progetto, valutandone le loro capacità in termini di problem solving.
Workflow
In ultima istanza, viene preso in considerazione l’intero workflow, che altro non è che il percorso generale, seguito durante la progettazione.
Viene completamente controllato e tracciato durante la sua attuazione, e dopo una attenta analisi di ogni sua fase, gli viene attribuita una valutazione finale.
I vantaggi nell’utilizzo di un software di project management
Un software di project management, offre sicuramente notevoli vantaggi nell’organizzazione del proprio lavoro.
Alcuni di questi, possono essere:
- gestione efficace e precisa di tutte le fasi di un progetto
- controllo costante della qualità
- limitare e gestire al meglio i fattori di rischio
- semplificare la pianificazione
- automazione nei calcoli specifici
- maggiore controllo del proprio tempo
- mantenere ordine e chiarezza lungo tutte le fasi di progettazione
- massimizzare le risorse utilizzate
- soddisfare il datore di lavoro o le parti interessate, chiamate stakeholder
- mantenere ben chiari gli obiettivi da raggiungere
- ridurre le probabilità di mancata realizzazione
- gestire il proprio successo o fallimento in modo congeniale
Nello specifico, tutte queste utilità, devono portare unicamente al soddisfacimento degli stakeholder utilizzando un concetto chiave.
‘Il Triangolo di Ferro‘ o ‘Triplice Vincolo‘, è la base di qualsiasi progetto, che pone come rilevanti 3 caratteristiche: ambito di progettazione, tempi e costi, che risultano essere interdipendenti tra loro e tutte ugualmente importanti.
Come scegliere un software di project management: vantaggi e funzionalità
La scelta un software management, deve essere ricondotta essenzialmente alla sua finalità di utilizzo e agli obiettivi che si dovranno raggiungere.
Sicuramente deve essere tenuto in considerazione il tipo di progetto a cui fare riferimento, tenendo conto delle sue caratteristiche specifiche in termini di costi e tempi.
Un gestionale di qualità, deve saper gestire nel miglior modo possibile tutti gli step, le fasi, i processi e gli eventuali ostacoli che possono incorrere nella pianificazione e messa in pratica di un qualsiasi progetto lavorativo, massimizzandone le risorse e minimizzando i costi.
Punto fondamentale di cui tenere conto, è l’analisi delle spese di realizzazione, che devono essere contenute.
Mantenerle costanti e il più basse possibili, sono uno degli obiettivi fondamentali su cui fare affidamento.
Avvalersi di una piattaforma di questo genere non solo deve aiutare nella realizzazione di un progetto, ma anche nel suo miglioramento.
Infatti, per qualsiasi esigenza di ottimizzazione, vengono messi a disposizione tool specifici volti al calcolo automatico di benefit e aggiustamenti da poter apportare alla pianificazione stessa.
La possibilità di modificare in corso d’opera il piano di lavoro, mettendo in risalto le opportune correzioni, fanno sì che un software di project management sia veramente una valida alternativa a un team aziendale, potendo benissimo sostituirlo nella sua interezza.
Costi per un software di project management e limiti
I limiti riscontrabili nell’utilizzo di questi programmi, possono essere derivanti unicamente dal mancato rispetto dei 3 punti cardine che devono sempre accompagnare un progetto: metodo, organizzazione, pianificazione e capacità di coordinamento.
Le skills a cui mirare per arrivare a un obiettivo finale di successo, sono appunto 4, tutte connesse tra loro e interdipendenti.
Una non escluda l’altra, e devono essere tutte raggiunte.
Specialmente la capacità di coordinamento del lavoro, se in team, è essenziale per poter raggiungere obiettivi concreti e nel più breve tempo possibile.
Infatti, le tempistiche nell’era del digitale sono pressoché dimezzate, e abbisognano di ritmi e velocità di svolgimento elevati, tali da dover per forza richiedere una divisione di ruoli che, se svolti nel modo corretto e in contemporanea, garantiscono il rispetto della consegna del progetto finale.
La base da rispettare però, è comunque, quella data dal ‘metodo di lavoro’.
Fondamentalmente, è il focus da cui parte l’intera pianificazione, e ne decide tutte le regole da rispettare.
In questa fase di ricerca del metodo più idoneo su come impostare un progetto, si devono tenere conto, non solo degli obiettivi a cui bisogna mirare, ma anche del fattore umano coinvolto.
Il personale incaricato, deve essere in grado di poter sopperire in modo efficiente a qualsiasi esigenza richiesta degli stakeholder e dal processo di progettazione stessa, che necessita un controllo costante e pronti aggiustamenti in caso si presentino fattori di rischio.
I costi per l’acquisto di un software di project management sono relativamente ridotti, poiché è possibile usufruire di piattaforme in abbonamento mensile, in low budget, o gratuite in open source.
Queste ultime, non hanno bisogno di una sottoscrizione e possono essere usate in modo semplice e sicuro.
Infatti, sono programmi completi, molto efficienti, che garantiscono la tutela dei propri dati personali senza l’utilizzo di plugin integrati o tool aggiuntivi.
I 5 migliori software di project management (Aggiornamento 2022)
Asana
È un software gestionale nato nel 2008 e commercializzato nel 2012, completamente online e fruibile dal proprio pc senza la necessità di scaricare nessun file aggiuntivo.
Permette in maniera semplice di condividere progetti in team, e monitorarli costantemente in tutte le fasi di avanzamento.
Il suo punto forza sono le statistiche, che vengono aggiornate ogni giorno in tempo reale.
Basecamp
Una seconda scelta, molto valida, può essere Basecamp.
È un programma molto semplice e di facile utilizzo, grazie alla sua interfaccia grafica veramente intuitiva.
Molto vantaggioso in termini di costi, prevede il primo mese di sottoscrizione gratuita e poi il pagamento dell’intero software, ma solamente per il numero delle persone del team che ne richiede effettivamente l’aiuto.
Liquid Planner
È possibile il suo utilizzo sia in versione online che utilizzando la sua app specifica, disponibile sia per sistemi Android che iOS.
Offre servizi utili ma limitati, infatti, non riesce a supportare un numero troppo elevato di persone connesse in tempo reale alla piattaforma, risultando non idoneo quindi per team troppo numerosi.
Jira
Include un piano gratuito fino a 10 utenti iscritti alla piattaforma per lo stesso progetto, e garantisce, rispetto alle altre offerte sopra citate, una integrazione maggiore con tool esterni.
Infatti, sono messe a disposizione almeno 3000 app da scaricare e collegare al software principale, che ne migliorano le performance.
Clickup
È uno dei più famosi software gestionali, usato anche da Google, Uber e Netflix.
Permette un facile utilizzo tramite una sottoscrizione illimitata annuale, avendo come suo punto forza la pianificazione dettagliata e precisa di tutte le fasi del lavoro.
Ogni step è inquadrato in base al compito e il tempo di svolgimento, permettendo così una massimizzazione delle risorse da utilizzare.
