Software per avvocati: la digitalizzazione dei servizi si sta espandendo sempre di più, rendendo indispensabile l’uso di software specifici anche per gli avvocati. Dall’obbligo di fattura elettronica al processo civile telematico, fino alle banche dati giuridiche, è impossibile mandare avanti uno studio legale senza strumenti informatici.
Rispetto ad altri settori, quello dell’avvocatura ha tardato molto a integrare la tecnologia informatica, nonostante la produzione di enormi quantità di documenti da archiviare lo rendesse sempre più impellente.
Se in un primo momento si è assistito all’inserimento degli elaboratori all’interno degli studi, nel 2014 si è avviato invece il processo telematico.
E questo ha costituito una spinta ulteriore nella digitalizzazione dei servizi legali, nonostante le numerose critiche. Così per gli avvocati è divenuto indispensabile avere dimestichezza non soltanto con tablet, PC e smartphone, ma anche con software di semplificazione e informatizzazione delle pratiche e dei processi.
Indice argomenti:
Cos’è un software per avvocati
Un software per avvocati è uno strumento che consente all’avvocato di organizzare in maniera efficace e veloce il suo lavoro, indipendentemente dal fatto che sbrighi la sua attività da remoto oppure all’interno di uno studio legale.
Molte azioni che prima venivano svolte manualmente, con un software apposito diventano automatiche, facendo risparmiare tempo e spazio.
Aprire le pratiche, organizzare la parcella, archiviare dati, sono tutte operazioni che possono essere eseguite con l’ausilio di un programma apposito.
A cosa serve un software per avvocati
I software per avvocati aiutano a gestire le operazioni aziendali quotidiane in modo da poter dedicare più tempo ai clienti.
I vantaggi sono innumerevoli per tutti coloro che sono coinvolti nei procedimenti, a partire dai clienti stessi, ma non solo. Anche i giudici e tutte le professionalità coinvolte nei processi ne traggono beneficio.
La possibilità di archiviare ed accedere ai documenti in qualsiasi momento, consente un notevole risparmio di tempo oltre a poter gestire il lavoro anche da remoto senza dover necessariamente tornare in ufficio. Basti pensare ad esempio al momento in cui un avvocato si trova in tribunale e si accorge di aver dimenticato un documento essenziale.
Con i software che consentono l’archiviazione tramite cloud, avrà solo bisogno di portarsi dietro il notebook senza preoccuparsi di questa eventualità.
Con i software giusti si può anche gestire in maniera semplificata la fatturazione elettronica, i registri dei clienti, la pianificazione degli appuntamenti e la firma digitale dei contratti.
Come funziona un software per avvocati
A seconda della tipologia, un software può gestire moltissime attività.
Ad esempio può gestire il ciclo di vita dei contratti, permettendo di dedicare meno tempo alle azioni di routine come la creazione di nuovi contratti, e consentire l’uso di modelli predefiniti per ridurre le ore di lavoro dedicate alla documentazione, ad esempio inserendo automaticamente nei campi i dati di terze parti richiesti.
Un software può automatizzare i flussi di approvazione dei documenti e accelerare moltissimo la chiusura delle trattative, oppure aiutare i clienti stessi nell’inserimento dei dati personali necessari.
Un software legale è inoltre in grado di ottimizzare le attività amministrative, compreso il monitoraggio delle spese e il collegamento con conti bancari, con depositi che quindi vengono aggiornati e fatturati immediatamente.
Nello specifico, i software per avvocati possono essere suddivisi in software gestionali generici, che creano ad esempio fascicoli per gestire le pratiche dei clienti e l’anagrafe e forniscono l’accesso ai servizi telematici del portale Polisweb, oppure i redattori di atti, che forniscono modelli per la compilazione automatica dei dati e il deposito telematico degli atti.
Altri software contengono le banche dati giuridiche, che permettono una consultazione veloce e completa di tutte le sentenze, semplificando tantissimo una tipologia di ricerca indispensabile.
É chiaro che un buon software, deve unire alcune (se non tutte) queste funzioni insieme, altrimenti un avvocato si ritrova a dover lavorare con diversi software aperti che possono anche dare problemi di compatibilità o rallentare moltissimo il PC.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per avvocati
Secondo recenti statistiche, le aziende, in media, riscuotono soltanto l’88% di quanto dovuto. Bisogna quindi chiedersi dove finisca il rimanente 12%.
La risposta è semplice. I procedimenti di fatturazioni sono laboriosi, lunghi, e questo fa sì che le fatture spesso non vengano contabilizzate. In più, le politiche di riscossione antiquate (ad esempio il pagamento tramite assegni), costituiscono un ulteriore ostacolo, così come il fatto di dover chiedere a voce il pagamento ai clienti.
Attraverso i software, è possibile invece evitare di dover creare da zero delle fatture ogni volta, automatizzare il procedimento di creazione e la riscossione dei soldi. Questo comporta un enorme vantaggio, soprattutto per chi lavora da solo o in piccoli studi.
A causa della mole di documentazione che un avvocato deve produrre, inoltre, le ore giornaliere fatturabili scendono a poco meno di tre, mediamente.
Software per avvocati, automatizzato
L’automatizzazione consente di ovviare a questo problema, e permette all’avvocato di concentrarsi sul suo effettivo lavoro, che consiste nel contatto coi clienti e le loro problematiche.
La gestione automatica della contabilità è un altro punto di forza dei software per avvocati, perché grazie ad essa non sarà possibile perdere il pagamento di una singola fattura.
Errori di questo genere incidono profondamente nel budget, anche se magari si tratta di un processo lento che a prima vista non sembra percettibile.
Alcuni software permettono perfino di acquisire in modo semplice nuovi clienti, oltre a tenere una traccia di tutta la documentazione che li riguarda e fornire modelli che possono essere compilati dal cliente stesso.
In linea generale comunque, un classico software base per avvocati presenta numerosi vantaggi che possono essere riassunti in:
- Gestione parcelle
- Gestione delle pratiche
- Agenda di studio
- Automazione della contabilità e rendicontazione finanziaria
- Gestione del PCT (processo civile telematico) e del servizio Polisweb
Come scegliere un software per avvocati: vantaggi e funzionalità
La scelta del software più giusto non può prescindere dalla specializzazione del singolo avvocato, dalla mole di lavoro che deve affrontare e dalla quantità e il tipo di procedure con cui ha a che fare quotidianamente.
Un avvocato che si sposta molto ad esempio, ha bisogno di un software che archivi tutta la documentazione e la tenga a portata di mano per ogni evenienza.
Se invece si temono attacchi di virus, è bene scegliere un tipo di strumento che abbia all’interno delle protezioni antivirus sicure e che non sia vulnerabile agli attacchi malware (alcuni software possiedono una certificazione apposita contro gli attacchi di virus).
La scelta del miglior software deve però tener conto anche del budget a disposizione.
Se non è molto elevato conviene affidarsi a software con tariffe economiche, ad esempio le tipologie all-inclusive, che consentono un risparmio notevole.
Tuttavia esistono anche dei software totalmente gratuiti, che accorpano meno funzioni ma possono comunque essere utili se non si hanno molte esigenze o si sta avviando l’attività.
Un altro fattore da tenere in considerazione è se si lavora in team o da soli.
Nel primo caso, bisogna preferire necessariamente un software che sincronizzi tutti i dati e li metta a disposizione di più utenti.
Invece i software che organizzano la contabilità sono indicati per tutti coloro che desiderano avere il pieno controllo e il quadro generale delle fatturazioni e dei prospetti finanziari in ogni momento.
Costi per un software per avvocati e limiti
I costi dei software per avvocati possono variare in base alle funzioni.
In media, il prezzo si aggira intorno alle 35/40 euro al mese. Tuttavia se ne possono trovare alcuni da 30 euro come altri da 50 euro. Dipende dalle funzioni che includono.
Il costo quindi non è particolarmente elevato, tuttavia all’interno della spesa bisogna considerare il prezzo aggiuntivo della manutenzione e l’aggiornamento, che a volte può superare quello dell’acquisto.
Inoltre nel momento in cui viene comprato, è importante considerare alcuni fattori chiave che possono comprometterne l’uso.
Molti utenti segnalano la lentezza dei software o il fatto che vanno spesso in crash. Il problema in questo caso dipende essenzialmente da due elementi: l’aggiornamento del pc e quello del software stesso.
Se il software non viene costantemente aggiornato, sviluppa una lentezza che rende impossibile lavorare. Allo stesso modo, anche il PC su cui viene aperto deve esserlo.
E possibilmente non devono essere aperte molte applicazioni insieme al gestionale, altrimenti c’è il rischio che si chiuda in maniera inaspettata entrando in conflitto con altri programmi.
Inoltre, prima di spendere del denaro, è fondamentale riflettere sulla propria preparazione informatica di base e sulla volontà di imparare ad usarlo. Scegliere un software complicato da usare, ma non avere la capacità e la voglia di apprendere come funziona, può portare a ritenerlo troppo complesso o mal funzionante.
I 5 migliori software per avvocati: quale scegliere
App4legal
App4legal è un software pratico ed intuitivo, progettato da avvocati esperti di informatica, appositamente per altri avvocati.
È compatibile con dispositivi mobili IOS e Android e tutti i sistemi operativi e può essere provato gratuitamente.
Amberlo
Amberlo è un software sviluppato su cloud per la gestione degli studi legali.
Utile per gestire documenti e pianificare tutte le attività del team o personali, offre l’automatizzazione della maggior parte delle azioni. Fra i suoi punti di forza spicca la possibilità di averlo gratis, con alcune funzionalità ridotte.
Matters.Cloud
Compatibile con dispositivi mobili e tutti i sistemi operativi per PC, Matters. Cloud è un software basato sul cloud che semplifica il lavoro degli avvocati gestendo automaticamente tutti i contatti, i dati dei clienti, e le fatturazioni.
Legaldesk
Ottimo per archiviare le pratiche ed averle sempre a portata di mano, completo di funzioni di agenda e connessione facile con Polisweb per tutte gli obblighi telematici.
Kleos
Kleos è un software per avvocati accessibile da ogni dispositivo mobile o fisso connesso alla rete, che offre la massima protezione (certificata) dei dati archiviati. Permette di condividere in maniera veloce tutti i file, di archiviare tutta la documentazione in un cloud accessibile in ogni momento, e tenere monitorata tutta la parte amministrativa e finanziaria.
