I software per ottici sono progettati per aiutare optometristi e negozi di ottica nella gestione delle loro attività quotidiane. Questi programmi non possono sostituire completamente l’esperienza di acquisto personale e la consulenza fornita dagli ottici, ma possono migliorare l’efficienza e la produttività del negozio e consentire di offrire un servizio migliore ai clienti.
Le soluzioni sul mercato sono diverse, con funzionalità che possono includere la gestione delle vendite, le cartelle cliniche dei clienti, supporto per la prescrizione degli occhiali, gestione dell’inventario e altro ancora. Scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze rappresenta un passo fondamentale per far crescere l’azienda.
Indice argomenti:
Cosa sono i software per ottici?
I software per ottici offrono soluzioni per facilitare la gestione delle attività quotidiane e migliorare l’efficienza degli ottici-optometristi nel loro lavoro. Questi programmi offrono una vasta gamma di funzionalità e strumenti per soddisfare le esigenze specifiche del settore e aiutare i negozi di ottica a gestire in modo più efficiente le operazioni di business, a ridurre gli errori e a migliorare l’esperienza dei clienti.
In genere si tratta di software gestionali modulari, in modo che gli ottici-optometristi possano scegliere solo le funzionalità di cui hanno bisogno, ed eventualmente integrarne altre in futuro qualora si presentassero nuove esigenze. Con l’automazione e la semplificazione dei processi offerta da questi programmi si può dedicare più tempo e risorse alla cura dei clienti e alla crescita del business.
A cosa servono i software per ottici?
L’obiettivo di chi sviluppa i software per ottici è di fornire uno strumento per migliorare l’efficienza e l’organizzazione delle operazioni quotidiane degli ottici-optometristi. Per farlo, vengono offerte diverse funzionalità che aiutano a semplificare e ottimizzare le varie attività.
Le principali funzionalità offerte dai software per ottici comprendono:
Gestione dei pazienti: questi programmi consentono di gestire appuntamenti, tenere un registro con le informazioni personali, la cartella clinica e agenda degli appuntamenti.
Prescrizione occhiali e lenti a contatto: i software per ottici forniscono strumenti diagnostici per determinare e generare le prescrizioni per occhiali e lenti a contatto, tenendo conto di fattori come la refrazione, le misurazioni corneali, l’astigmatismo, la presbiopia e altre correzioni visive necessarie.
Gestione inventario: questi programmi consentono di avere un archivio elettronico di quanto è presente in negozio (occhiali, lenti a contatto e altri prodotti ottici), tenendo traccia delle scorte e automatizzando gli ordini per una gestione efficiente delle vendite.
Fatturazione e contabilità: si integrano con i sistemi POS e consentono di gestire la fatturazione, i pagamenti, le assicurazioni e generare report contabili.
Marketing: utilizzando le informazioni dei clienti consentono di creare campagne di marketing mirate per fidelizzarli e attrarne di nuovi.
Reportistica e strumenti di analisi: i software per ottici consentono di creare report ed effettuare analisi per aiutare i proprietari di negozi di ottica a prendere decisioni commerciali informate.
Come funzionano i software per ottici
Una volta scelto il software per ottici più adatto alle proprie esigenze, il primo passo consisterà nell’installazione che può essere eseguita sul computer o su un server. Successivamente si dovrà procedere alla configurazione con le informazioni specifiche della pratica ottico-optometrista (impostazioni dei pazienti, prodotti disponibili, fornitori, tariffe e altro).
Generalmente, questi programmi sono basati su cloud e possono essere utilizzati da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, come computer, tablet o smartphone. La fase di configurazione è fondamentale e può richiedere molto tempo perché potrebbe essere necessario interfacciare il software con altri sistemi già presenti come i POS e dedicare un periodo di formazione per i dipendenti.
La fase successiva consiste nella registrazione dei pazienti con i loro dati come nome, indirizzo, telefono, dati medici e storico delle visite. Sarà inoltre necessario creare l’inventario di occhiali, lenti a contatto e degli altri prodotti ottici per monitorare le scorte e gestire gli ordini in modo efficiente.
Una volta eseguita la configurazione iniziale, il software potrà essere utilizzato in tutte le funzionalità, a partire dalla pianificazione e dalla gestione degli appuntamenti. Gli utenti possono visualizzare una panoramica del calendario, verificare la disponibilità, prenotare nuovi appuntamenti e inviare promemoria ai pazienti tramite messaggi di testo o e-mail.
Il software consente di elaborare gli ordini in modo semplice e veloce, aggiungere i dati del cliente, la prescrizione, la scelta delle lenti, le note speciali e le indicazioni di consegna. Inoltre, possono generare una conferma d’ordine e avvisi automatici sullo stato dell’ordine. Le prescrizioni possono essere visualizzate e modificate in qualsiasi momento.
Questi programmi consentono anche di generare fatture per i pazienti, registrare i pagamenti, gestire le assicurazioni, visualizzare il saldo dei clienti e generare report finanziari. La sicurezza e la privacy dei dati dei pazienti viene garantita attraverso la crittografia, l’accesso protetto con password e backup regolari.
Periodicamente il fornitore rende disponibili aggiornamenti per migliorare le funzionalità, risolvere bug e garantire la conformità normativa.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per ottici
Se si adotta il software per ottici più adatto alle esigenze della propria attività, si possono ottenere numerosi vantaggi. Ecco alcuni dei principali vantaggi dei software per ottico-optometristi:
- SODDISFAZIONE DEI CLIENTI: questi software consentono di memorizzare le informazioni dei clienti, le prescrizioni e gli ordini, permettendo di offrire un servizio personalizzato e migliore. Inoltre, mettono a disposizione strumenti avanzati per eseguire test di refrazione e determinare la prescrizione degli occhiali in modo più accurato, migliorando la qualità della visione dei pazienti e la soddisfazione complessiva.
- MAGGIORE EFFICIENZA OPERATIVA: attraverso l’automatizzazione e la semplificazione delle attività quotidiane, si può risparmiare tempo e ridurre gli errori umani, migliorando complessivamente l’efficienza del lavoro.
- GESTIONE DELL’INVENTARIO SEMPLIFICATA: i software per ottici consentono di monitorare gli articoli in magazzino, riducendo la possibilità di carenze o sovraccarichi e migliorando la pianificazione degli ordini di ri-approvvigionamento.
- CONTROLLO FINANZIARIO PIÙ ACCURATO: questi programmi automatizzano il processo di fatturazione e gestione dei pagamenti. In questo modo si riducono gli errori di fatturazione, si semplifica la gestione dei pagamenti dei pazienti e si può tenere traccia delle finanze in modo più accurato.
- CONFORMITÀ ALLA NORMATIVA: i software per ottici sono progettati per essere conformi alle normative e alle leggi sulla privacy dei dati, garantendo che le informazioni dei pazienti siano gestite in modo sicuro e rispettoso delle normative attuali.
Costi dei software per ottici e limiti
I costi dei software per ottici variano in base alle funzionalità offerte, al numero di utenti, alle opzioni di personalizzazione e al modello di licenza scelto. In genere sono disponibili due modelli di licenza: licenza a vita e abbonamento. La licenza a vita consente di utilizzare il software senza limiti di tempo, ma i costi iniziali sono generalmente maggiori rispetto al modello di abbonamento.
Il costo del modello di abbonamento può essere su base mensile o annuale. Questo modello può essere più flessibile in termini di pagamenti, ma potrebbe comportare costi a lungo termine più alti rispetto all’acquisto di una licenza.
Prima di scegliere un software per ottici, è consigliabile esaminare più offerte, confrontare le funzionalità e richiedere preventivi personalizzati per ottenere un’idea più precisa dei costi.
Oltre ai costi elevati, alcuni software per ottici possono richiede tempo e risorse per la configurazione, l’importazione dei dati e la formazione del personale. Inoltre, il programma potrebbe avere limitazioni nella personalizzazione delle funzionalità o dell’interfaccia. Infine, va considerato l’aspetto relativo al supporto tecnico offerto e agli aggiornamenti. In futuro potrebbe essere necessario aggiornare il software per ottici per beneficiare di nuove funzionalità o correggere eventuali bug e questo potrebbe richiedere costi aggiuntivi.
Tutti questi limiti, insieme alle esigenze specifiche richieste, vanno valutati attentamente prima di scegliere un software per ottici. Un aiuto potrebbe arrivare dalla consultazione con colleghi e dalla valutazione delle demo o delle versioni di prova che spesso vengono messe a disposizione dai vari fornitori.
5 software per ottici e optometristi
Iride
Iride è una soluzione completa per gestire tutte le attività di un centro ottico. Questo software consente agli optometristi di registrare, organizzare e gestire le informazioni sanitarie dei pazienti in modo digitale. Le funzionalità spaziano dall’anagrafica dei clienti con relative schede di ricette, anamnesi, optometria, occhiali, e altro, alla gestione del magazzino con accesso ai listini dei maggiori fornitori presenti sul mercato.
Supporta l’invio automatico di tutta la documentazione fiscale attraverso il Sistema Tessera Sanitario ed è compatibile con le tavolette grafiche della Wacom per firmare elettronicamente i documenti. Iride è realizzato da Ramsoft Informatica S.r.l ed è disponibile in 4 versioni, con prezzi a partire da 199 euro. È possibile anche richiedere l’applicazione APPPRENOTAMI, che consente ai clienti di prenotare una visita di controllo, ordinare le lenti a contatto e altro ancora.
Pupilla
Disponibile anche in versione gratuita, Pupilla è un software gestionale pensato per i centri ottici. Le funzionalità offerte ricoprono innanzitutto l’area della Gestione cliente, con i moduli per gestire tutti i dati dei clienti con anagrafica, scheda Optometrica e Refrazione, scheda occhiali e scheda lenti a contatto.
C’è poi la Gestione Magazzini per il carico e scarico degli articoli, il supporto per i codici a barre, la gestione dell’inventario e statistiche per monitorare il venduto. Infine, c’è tutta la parte per la gestione documentale in formato digitale, come fatture, note di credito, preventivi, documenti di trasporto e atro. La versione gratuita consente fino a un massimo di 600 inserimenti. Per maggiori esigenze si può scegliere la versione Starter a 99 euro con 2000 registrazioni, quella Business a 159 euro con 4000 registrazioni o quella Premium a 239 euro con registrazioni illimitate.
Optix
Optix è un software per ottici completamente in cloud. Non occorre quindi alcuna installazione e può essere utilizzato da computer, tablet o smartphone, ovunque ci si trovi, a patto di avere una connessione a Internet disponibile. Le funzionalità offerte comprendono la gestione clienti/fornitori, le schede optometriche, la gestione del magazzino con l’inventario, e altro ancora.
Consente poi di gestire tutta la parte contabile, dalla fatturazione elettronica all’integrazione col Sistema Tessera Sanitaria. Questo programma mette anche a disposizione report per tenere sotto controllo l’andamento del negozio di ottica e funzionalità di marketing come l’invio automatico di email ed sms per migliorare l’esperienza cliente. Il fornitore mette a disposizione le API per permettere una facile integrazione con altri software. Optix è disponibile in 3 modalità di abbonamento: BASIC a 25 euro mese/utente per un massimo di 3 utenti, BUSINESS a 40 euro mese/utente per un massimo di 10 utenti ed ENTERPRISE a 50 euro mese/utente per un massimo di 30 utenti.
WINeyes XPS
Questo software offre un’interfaccia intuitiva, moderna e dinamica attraverso la quale è possibile accedere a tutte le funzionalità come la gestione cliente, l’inventario con i listini degli articoli e le analisi statistiche utili per tenere sotto controllo l’andamento dell’attività. Offre anche la possibilità di attivare la funzione WINeyes Smart Login per accedere e bloccare il programma semplicemente avvicinando una card ad un apposito lettore.
WINeyes XPS mette a disposizione inoltre una versione basata sul cloud per archiviare i dati sui server di IT Experience e poterci accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Non manca una versione per tablet e la possibilità di richiedere lo sviluppo di un’app personalizzata con cui i clienti possono fare acquisti, prenotare un appuntamento, ricevere coupon, notifiche, informazioni su come raggiungere il negozio e altro ancora.
Progetto Ottico 7
Finson Progetto Ottico 7 è un software di gestione per ottici e negozi di occhiali. È progettato per automatizzare e semplificare le operazioni quotidiane di un’attività ottica, inclusa la gestione delle vendite, la gestione degli ordini, la gestione degli appuntamenti, l’inventario, la fatturazione, la gestione dei clienti e altre funzioni correlate.
Si tratta di un programma completo, con cui è anche possibile creare prescrizioni per le lenti, generare preventivi e inviare i dati per il 730 attraverso il sistema tessera sanitaria. Viene venduto con licenza a vita a 199 euro che consente l’installazione fino a 5 postazioni su rete locale. È possibile scaricare e provare una versione demo di 30 giorni.
