Oggi è indispensabile per tutte le aziende dotarsi di programmi per creare documenti che consentano di automatizzare e semplificare il lavoro. Ognuna, grande o piccola che sia, si trova ad avere a che fare con l’invio di lettere, fatture, polizze, atti giudiziari, contratti, preventivi di spesa e altro ancora.
L’uso del cloud e la spinta alla dematerializzazione favoriscono il passaggio dalla carta al digitale, ma sia che si tratti di stampare che di gestire i documenti in formato elettronico, un software per la creazione di documenti rende il processo molto più semplice e veloce, migliorando la produttività dell’ufficio. Districarsi tra le varie alternative non è facile, ma di seguito vedremo le specifiche e le funzionalità da valutare per scegliere quello giusto per la propria attività.
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Cosa sono i programmi per creare documenti?
Sono software che consentono di creare, modificare, personalizzare e condividere in diversi formati file basati su testo e arricchiti con altri elementi come immagini, grafici, moduli, tabelle e altro. Attraverso queste applicazioni si possono generare documenti adatti a una vasta gamma di utilizzo, come contratti, volantini, report, tesine, moduli per raccogliere dati e tantissimo altro.
Tra le tante funzionalità, una importantissima è quella legata alla collaborazione che consente a più persone di lavorare allo stesso documento da postazioni differenti. È possibile così apportare modifiche e inserire note in tempo reale, senza doversi scambiare il file del documento. Sono quindi programmi che forniscono una soluzione di collaborazione semplice, che facilitano la condivisione e l’archiviazione dei documenti, e che consentono di automatizzare e migliorare il lavoro in ufficio.
A cosa servono i programmi per creare documenti?
Un libero professionista o un singolo imprenditori può usare questi programmi per creare i documenti necessari per suoi scopi commerciali, come ad esempio fatture, ordini, preventivi, contratti e altro. Questi software offrono una varietà enorme di risorse per facilitare il processo di scrittura e realizzare elaborati complessi dall’aspetto professionale.
Un’applicazione per creare documenti offre anche strumenti per la protezione del file, permettendo la condivisione in tutta sicurezza. Le piccole, medie e grandi imprese, e gli istituti scolastici possono poi sfruttare questi programmi per eliminare la carta, ridurre il lavoro manuale, semplificare l’archiviazione e rendere più efficienti i propri processi.
Come funzionano i programmi per creare documenti
La maggior parte di questi software offrono le stesse funzionalità di base che includono l’inserimento, la modifica e la formattazione del testo. Integrano poi il controllo grammaticale e ortografico in modo che si possano correggere le parole scritte o usate in modo errato, strumento utile anche per la realizzazione di documenti in lingue differenti.
La disponibilità di modelli predefiniti aiuta a realizzare documenti dall’aspetto professionale e a semplificare la realizzazione di lavori specifici come curriculum, moduli legali, lettere e brochure. Il testo può essere arricchito con elementi importati anche da altri software come immagini, grafici o diagrammi. Il documento può poi essere salvato o scaricato in diversi formati, inclusi PDF, file di testo semplice e RTF.
Le soluzioni basate sul cloud consentono la modifica collaborativa. Gli utenti possono visualizzare le modifiche in tempo reale e vedere chi le sta apportando. In questo modo si può permettere ad altri di correggere il proprio lavoro e i revisori possono suggerire modifiche senza modificare direttamente il documento. I lavori possono essere condivisi con un semplice link, senza dover inviare il file, e il proprietario del documento può impostare autorizzazioni diverse a seconda dell’utente e del documento.
I vantaggi nell’utilizzo di un programma per creare documenti
L’affidarsi a un programma specifico per la creazione di documenti porta innumerevoli vantaggi in ogni ambiente lavorativo, dagli istituti scolastici alle piccole, medie e grandi imprese. Ecco i principali.
- RIDUZIONE DEL CARTACEO: La realizzazione di documenti digitali riduce o elimina i costi di stampa, e rende più semplice l’archiviazione e la gestione. Si risparmia spazio e le ricerche e le consultazioni sono molto più veloci.
- MAGGIORE PRODUTTIVITÀ: L’uso di modelli predefiniti velocizza la realizzazione dei documenti. Inoltre è possibile velocizzare e automatizzare la creazione di lettere, buste, etichette e altro importando gli elenchi dei destinatari da file di dati esterni.
- RIDUZIONE DELL’ERRORE UMANO: Con questi programmi si possono automatizzare le attività ripetitive come l’inserimenti di intestazioni, numeri di pagina, date e formattazione del testo riducendo così il rischio di errore quando si devono creare manualmente numerosi documenti.
- DISPONIBILITÀ. Le soluzioni basate sul cloud consentono di archiviare online i documenti più importanti per potervi accedere sempre e ovunque da qualsiasi dispositivo. Inoltre, consentono di visualizzare, modificare e condividere con i membri della propria squadra agevolando la collaborazione tra persone diverse.
- COERENZA TRA DOCUMENTI DIVERSI: Questi programmi consentono di creare e salvare modelli con le specifiche di formattazione della propria azienda, come logo, intestazione e font. Usando poi questi modelli si possono realizzare documenti uniformi in termini di formattazione e branding aziendale.
- SICUREZZA: I documenti possono essere protetti con una password o firmati digitalmente. Quando si condividono con altri, si possono impostare autorizzazioni differenti in base al tipo di utente così da permettere solo la visualizzazione o anche la modifica.
Costi dei programmi per creare documenti e limiti
Esistono soluzioni totalmente gratuite che possono andare bene per utenti singoli. Queste, come i programmi per creare documenti venduti con licenze a vita, non offrono il supporto per il cloud e quindi sono poco indicate per aziende o istituti scolastici dove è importante la collaborazione con altri membri del team.
I costi dei piani in abbonamento in genere dipendono dal numero di utenti e dallo spazio sul cloud offerto. Si parte da 5-10 €/mese per singolo utente, un costo non altissimo, ma che per le piccole aziende può rivelarsi ugualmente elevato. Potrebbe inoltre essere necessario dover pagare un extra nel caso si necessiti di più spazio di archiviazione.
Se si decide di investire in un programma con funzionalità elevate, e quindi costoso, diventa essenziale formare i dipendenti per utilizzarlo in modo efficace e non vanificare l’investimento.
I 5 migliori programmi per creare documenti: quale scegliere (aggiornamento 2023)
MS Word
È l’applicazione più conosciuta per la creazione di documenti. Ha un’interfaccia molto intuitiva, supporta quasi tutte le piattaforme e consente di esportare i file nei formati più diffusi. Col tempo si è aggiornata e perfezionata aggiungendo strumenti sempre più potenti per la redazione di testi. Oltre alle classiche funzionalità di formattazione, consente la traduzione istantanea, la formattazione delle pagine Web, l’inserimento di modelli 3D e la dettatura vocale. Consente di accedere a una ricca libreria di icone e modelli per la realizzazione veloce di documenti dall’aspetto professionale.
MS Word supporta anche l’uso di dispositivi touch per disegnare liberamente sui documenti e rende facile la condivisione del lavoro con altri utenti grazie al cloud. L’applicazione è integrata nella suite Microsoft 365. L’abbonamento per le aziende parte da 5,10 €/mese per utente. Scegliendo l’abbonamento Business Premium si ha anche la possibilità di usufruire di strumenti di sicurezza avanzati per la protezione da minacce informatiche e controllo accesso ai dati.
Pages
È la più valida alternativa a MS Word per gli utenti Apple, e ha il vantaggio enorme di essere gratuita, a patto di avere un nuovo dispositivo della Mela. È un’applicazione intuitiva e facile da usare, ma anche completa e molto potente. Permette di scegliere tra oltre 90 modelli e salva tutte le modifiche per un controllo completo sul documento. Grazie al supporto di iCloud, i documenti sono subito disponibili su qualsiasi dispositivo: si può iniziare a lavorare in ufficio per continuare a casa.
Sull’iPad è anche possibile scrivere il testo a mano con l’Apple Pencil e convertirlo in automatico in testo digitato. Con gli ultimi aggiornamenti è stata aggiunta la funzione per la Stampa Unione che permette di automatizzare la creazione di lettere, biglietti e buste. È inoltre possibile riprodurre video di YouTube direttamente nell’applicazione. Purtroppo questo programma può essere usato solo su dispositivi Apple, la compatibilità con i documenti di Word non è perfetta e lo spazio su iCloud è molto poco.
Adobe Acrobat
È realizzato dall’azienda che ha creato il formato PDF che è divenuto il formato standard per la distribuzione e la condivisione dei documenti elettronici. È, quindi, anche il più potente e il più flessibile. Offre un’interfaccia a schede facilmente navigabile, e consente di creare un documento partendo anche da un file realizzato con altre applicazioni. Offre tantissime utili funzioni per le aziende come il supporto per la firma elettronica, l’oscurazione delle informazioni sensibili e la protezione tramite crittografia e password.
Consente inoltre di verificare la conformità dei documenti agli standard di accessibilità per essere sicuri che possano essere consultati anche da persone con disabilità. C’è poi la possibilità di incorporare audio e video, e di convertire una foto in un documento editabile grazie all’OCR integrato. La versione Standard ha un costo di 15,85 €/mese, mentre la versione Acrobat Pro parte da 24,39 €/mese per utente.
Scrivener
Scrivener è un programma che si rivolge a ricercatori e scrittori di tutti i tipi, offrendo una suite di strumenti pensati per la realizzazione di report, ricerche, libri e altro. Si tratta di un software per la realizzazione di lunghi progetti di scrittura. Si possono raccogliere bozze e idee in un unico posto, come in una bacheca o in un blocco per gli appunti, e poi trasformare il tutto in un prodotto finito pronto per la pubblicazione.
Inizialmente sviluppato per Mac, ora è disponibile anche per Windows. I progetti vengono salvati in un formato proprietario, ma è possibile esportarli nei formati più diffusi come Word, PDF, Final Draft o testo normale. Si può anche collegare un servizio cloud per la sincronizzazione online. Il costo per la versione completa è di 69,99 euro, ma è possibile provarlo gratuitamente per 30 giorni.
Writer
Si tratta di una soluzione open source, quindi adatta a professionisti che non possono permettersi investimenti in software e che non hanno bisogno di strumenti di collaborazione. Writer è integrato nella suite LibreOffice ed è una delle migliori alternative gratuite a MS Word. È un elaboratore di testi ricco di funzionalità, che includono strumenti di formattazione, possibilità di scegliere stili diversi per le varie sezioni, supporto per lingue differenti, correttore ortografico e altro ancora.
L’interfaccia è meno moderna e meno intuitiva di quella di MS Word, ma le funzionalità ci sono quasi tutte, bisogna solo perdere un po’ di tempo per padroneggiarle. C’è anche la possibilità di creare lettere circolari con la stampa unione, usare modelli, inserire formule matematiche, indici e molto altro. Il formato predefinito è quello odt, ma è compatibile anche con i formati di Office e consente di esportare i documenti in pdf e epub.
