Software videoconferenza: i migliori programmi

Se sei atterrato su quest’articolo vuol dire che vuoi saperne di più sui programmi di videoconferenza, che sia per la tua azienda o per altri scopi, in questa guida troverai tutto quello che ti serve per fare una scelta consapevole quando e se decidarai di acquistarne uno. Per facilitarti nella scelta ne abbiamo scelti alcuni che risultano essere i migliori sul mercato nel 2021.

Cos’è e come funziona un software di videoconferenza?

Cos’è un software per videoconferenza

Con lo sviluppo della tecnologia e, in particolare, dei computer si è assistito a una vera e propria digitalizzazione del lavoro e dei rapporti professionali tra tutti i componenti che formano un’azienda o un’attività.

Tra i principali artefici che hanno portato a questa rivoluzione digitale troviamo senza dubbio i vari software per videoconferenza sviluppati dalle principali aziende del settore. Si tratta di programmi informatici che sfruttano le capacità video e audio delle rispettive periferiche per collegare virtualmente due o più persone.

Come vi abbiamo anticipato, ne esistono programmi di videoconferenza di diverse tipologie e per tutti i sistemi operativi utilizzati da dispositivi fissi o portatili come PC, smartphone, tablet ecc.

Ognuno di questi ha funzionalità e caratteristiche tecniche che lo differenzia dagli altri e che allo stesso tempo lo rende più o meno utile verso una certa categoria.

Troviamo però anche degli aspetti che li accomuna come, ad esempio, lo sfruttamento di una rete internet per poter funzionare o la creazione di stanze virtuali dove riunire i vari componenti della videoconferenza e tanto altro ancora.

A cosa serve un programma di videoconferenza

Un qualsiasi software per videoconferenza ha l’importante compito di annullare le distanze fisiche o logistiche presenti tra più persone così da sostituire in modo rapido ed efficace le classiche riunioni aziendali o lavorative che siamo abituati a conoscere lì dove non è possibile svolgere di persona per varie cause.

In questo modo è possibile interloquire in tempo reale e senza alcun tipo di difficoltà anche con persone molto distanti da noi e si facilitano notevolmente tutte quelle azioni di amministrazione e dialogo grazie anche al supporto di particolari funzionalità aggiuntive che prevedono anche la condivisione di documenti o file multimediali su cui trarre le proprie valutazioni.

I programmi di videoconferenza stanno trovando grande spazio e favori anche nel mondo scolastico e universitario in quanto permettono di aumentare il numero di strumenti a disposizione utili all’insegnamento e al confronto con costi ridotti o addirittura in modo del tutto gratuito.

Come funziona un software per videoconferenza

Utilizzare un software per videoconferenza è molto più semplice di quanto si possa pensare anche se richiede una certa dimestichezza con i vari dispositivi smart e le loro funzionalità. Organizzare una riunione virtuale in modo ottimale, inoltre, garantisce l’ottenimento di risultati migliori sia dal punto di vista gestionale che funzionale.

Prima di procedere con l’apertura di una stanza virtuale è opportuno verificare la qualità della propria connessione alla rete internet in quanto una velocità di navigazione troppo bassa o instabile potrebbe causare spiacevoli interruzioni o addirittura la chiusura della videoconferenza.

Una volta fatto ciò bisogna ovviamente scaricare e installare il software scelto, registrarsi tramite un username e una password e confermare l’effettiva registrazione. A questo punto si potranno sfruttare tutte le funzionalità messe a disposizione dal programma a partire dalla possibilità di invitare più persone in una stanza virtuale (tramite apposito codice o indirizzo e-mail).

È possibile scegliere se e quando accendere la propria camera e il proprio microfono e, inoltre, si possono scrivere anche dei normali messaggi come in una classica chat social. Come possiamo notare, il funzionamento di un programma per videoconferenza è abbastanza semplice ma richiede pratica e alcune piccole conoscenze informatiche di base in modo da poter sfruttare al meglio tutte le sue potenzialità.

I vantaggi nell’utilizzo di un programma di videoconferenza

Che si tratti di un’impresa o di persone private, ogni programma per la creazione di riunioni virtuali presenta numerosi ed enormi vantaggi sia dal punto di vista logistico che economico. Tra i principali troviamo ad esempio:

• possibilità di confronto senza spostarsi: grazie all’utilizzo di una webcam o della comune camera del proprio smartphone o tablet, è possibile comunicare a distanza direttamente dalla propria abitazione o dal proprio ufficio senza alcuna necessità di spostamento. In questo modo si ampliano le possibilità di poter creare conferenze anche con persone che vivono in posti molto lontani da noi o che per vari motivi non hanno modo di essere spostarsi fisicamente.
• sfruttamento di funzionalità aggiuntive: quasi tutti i software a disposizione offrono ai propri clienti diverse funzionalità aggiuntive che rendono gli stessi programmi di videoconferenza molto versatili e utilizzabili in tutti gli ambiti (da quelli lavorativi a quelli scolastici e personali). Nell’era dei dispositivi sempre più smart e connessi tra di loro, la condivisione dei vari documenti e file richiede pochi istanti con grande riduzione degli sprechi e dei costi.
• velocità di comunicazione: quante volte ci sarà capitato di partecipare a riunioni confusionarie dove era difficile intervenire o ascoltare. Grazie all’utilizzo di software per videoconferenza anche il livello di comunicazione e la qualità del linguaggio hanno visto un notevole incremento grazie ad un sistema ben organizzato e gestito in modo completamente automatico.
• possibilità di registrare e condividere la videoconferenza: molti programmi, soprattutto quelli a pagamento, prevedono anche la possibilità di registrare la videoconferenza effettuata e di salvarla direttamente sul proprio dispositivo così da averla sempre a disposizione e di condividerla via email o social quando necessario. Se il software scelto non ha questa funzione non demoralizzatevi, esistono infatti diverse applicazioni che rimediano a questa mancanza in modo gratuito e semplice.
• riduzione dei costi aziendali: è stato dimostrato che molte aziende attraverso l’utilizzo di riunioni digitali hanno avuto dei risparmi fino al 30%. In gran parte sono dovuti alla mancanza dei classici costi da trasferta, i quali comprendono ad esempio i vari spostamenti sui mezzi pubblici o privati e il pernottamento negli hotel ma anche il consumo di cibo e tanto altro. Non a caso è in corso una vera e propria rivoluzione a livello mondiale che sta mettendo sempre più in secondo piano le conferenze di persona in favore di quelle virtuali.
• possibilità di partecipare a più conferenze contemporaneamente: se si hanno a disposizione due o più dispositivi smart è possibile scaricare e installare su ognuno di essi lo stesso (o diversi) programma per videoconferenza con la stessa e-mail così da poter partecipare a più riunioni in contemporanea. Una possibilità molto utile soprattutto quando si devono intrecciare rapporti lavorativi molto complessi e che toccano diversi settori o semplicemente quando si raggiunge il limite massimo di persone in una stanza virtuale.
• compatibilità con tutti i dispositivi smart: come vi abbiamo anticipato in precedenza, tutti i diversi software sono perfettamente compatibili con i principali sistemi operativi (Windows, IOS, Android). Alcuni di essi però sono pensati esclusivamente per un solo sistema operativo o presenta versioni diverse a seconda di quello utilizzato.

Come scegliere un software di videoconferenza

Affinché si possa scegliere il software per videoconferenza più adatto alle proprie esigenze o a quelle della propria impresa è fondamentale prestare attenzione ai seguenti aspetti:

• costo: esistono programmi di videoconferenza gratuiti e programmi che richiedono la sottoscrizione ad un abbonamento di durata variabile. Generalmente per un utilizzo per fini personali o scolastici è più che sufficiente affidarsi ai più famosi software gratuiti in circolazione mentre per scopi professionali o aziendali potrebbero non bastare.
• sicurezza e protezione dei dati: durante le videoconferenze vengono mostrati visi, nomi e cognomi, documenti e altri tipi di dati sensibili che devono essere necessariamente protetti dal programma che si sta utilizzando. Per questo motivo è consigliato affidarsi a software prodotti da aziende informatiche note e con grande esperienza nel settore.
• compatibilità con i software aziendali: a seconda della tipologia dell’impresa e del settore in cui opera potrebbe essere necessario utilizzare alcune funzioni aggiuntive particolari. In questo caso è assolutamente fondamentale avere a disposizione un programma quanto più completo possibile o pensato appositamente per i propri scopi.

• stabilità e ottimizzazione: come avviene per tutti i vari software che si utilizzano quotidianamente, anche per quelli adibiti alle videoconferenze potrebbero presentarsi errori (definiti bug) che inficiano negativamente la qualità della riunione. Anche in questo caso è importante affidarsi ad aziende con esperienza e che risolvono in breve tempo eventuali problemi presenti nelle loro applicazioni o a singoli clienti.
• numero massimo di partecipanti: ogni software presenta un numero di partecipanti massimo che può entrare all’interno della stanza virtuale. Soprattutto in ambito scolastico e lavorativo, dove si ha a che fare con decine di persone alla volta, è necessario optare per programmi che hanno un limite elevato così da non lasciare mai nessuno fuori.
• funzionalità aggiuntive: oltre alle classiche funzioni di video e audio condivisione, alcuni software permettono anche la condivisione di vari documenti e file multimediali ma anche lo svolgimento di particolari azioni che possono tornare utili in alcuni settori piuttosto che in altri.

Quanto costa un programma di videoconferenza

I costi di un software per videoconferenza possono variare a seconda del piano scelto o delle funzionalità aggiuntive che presenta. La maggior parte dei programmi è completamente gratuita e possono essere utilizzati indipendentemente sia da dispositivi come smartphone e tablet sia da PC.

Tutti i software che andremo a scoprire di seguito prevedono delle versioni più complete pensate principalmente per un utilizzo aziendale e/o Business con costi che vanno da 4 euro a 20 euro al mese.

Si tratta sicuramente di prezzi molto contenuti a fronte di servizi molto potenti e versatili che portano enormi vantaggi sia nell’uso comune sia nel mondo lavorativo e scolastico.

Tra i principali limiti dei software per meeting virtuali troviamo:

• qualità audio/video dipendente dalla velocità della propria rete internet;
• rapporti personali limitati.

I migliori programmi di videoconferenza

Ed eccoci arrivati alla lista dei migliori programmi di videoconferenza del 2021, vi parleremo delle loro funzionalità e i loro costi mensili.

Zoom Meetings

Zoom Meetings è uno dei più apprezzati e utilizzati software per videoconferenza in tutto il mondo ed è disponibile sia per smartphone e tablet sia per PC. Tra i suoi principali pregi troviamo senza dubbio l’interfaccia moderna e intuitiva che semplifica notevolmente il suo utilizzo e la rende adatta a chiunque.

Ottimo anche il supporto del team di sviluppatori i quali rilasciano costantemente aggiornamenti che portano costanti miglioramenti e vanno a risolvere tempestivamente eventuali problemi.

Ogni stanza virtuale può contenere un numero massimo di ben 1000 partecipanti contemporaneamente senza alcun tipo di problema. La risoluzione video è di elevata qualità (risoluzione massima Full HD) così come anche quell’audio e garantiscono sempre dei meeting molto stabili e chiari (salvo scarsa copertura di rete dell’organizzatore o di uno o più partecipanti).

Tutte le riunioni, inoltre, possono essere registrate in modo automatico e salvate nel cloud dedicato; tutti i dati sono perfettamente protetti da un moderno sistema di crittografia e vi possono accedere solo i partecipanti autorizzati.

Il software Zoom è disponibile in più versioni, quella base è completamente gratuita e non richiede la sottoscrizione di alcun abbonamento ma se si ha bisogno di funzionalità aggiuntive o di pacchetti aziendali è possibile usufruire di una versione più completa a soli 14 dollari al mese.

Google Meet

Si tratta di un software per riunioni virtuali realizzato direttamente dal noto colosso informatico americano e che offre da ormai molti anni la possibilità di organizzare e realizzare meeting digitali con estrema qualità e affidabilità.

Di recente è stata completamente aggiornata e resa ancora più completa e potente così da soddisfare le richieste sempre più esigenti del mondo aziendale, scolastico e privato.

Rispetto alla versione precedente, infatti, presenta un numero massimo di partecipanti sensibilmente maggiore e una stabilità generale molto positiva che ha ridotto al minimo i problemi presenti ed è ora possibile effettuare delle videoconferenze con estrema facilità e rapidità grazie anche ad una interfaccia rivista caratterizzata da una nuova veste grafica e nuove scorciatoie che rendono meno macchinoso e complesso l’intero prodotto.

Si integra perfettamente nell’ampio ecosistema Google, se usato insieme ad altri software per la produttività risulta essere davvero un software con pochi limiti funzionali e gestionali e permette di ridurre notevolmente i costi aziendali grazie ad un numero elevato di funzionalità aggiuntive pensate appositamente per ogni settore professionistico.

Anche in questo caso ci troviamo di fronte ad un programma completamente gratuito ma che presenta versioni più complete a partire da 8 euro al mese.

Microsoft Teams

Parliamo ora di un altro programma per videoconferenze nato direttamente dalle sapienti menti della Microsoft e che va a completare l’ampio ecosistema produttivo di Microsoft Office: Teams.

Si tratta di un programma molto semplice e che non presenta molte funzionalità aggiuntive ma proprio questa sua semplicità rappresenta uno dei suoi principali punti di forza in quanto è praticamente utilizzabile in qualsiasi ambito anche se è preferibile usarlo nel mondo scolastico o universitario in quanto il numero massimo di partecipanti in contemporanea nella stessa stanza virtuale è piuttosto limitato.

Tra i pregi più importanti di Teams troviamo senza dubbio l’ottimo sistema di messaggistica istantanea integrato il quale permette di dialogare anche in forma scritta oltre che orale come se ci si trovasse in un normale social.

È completamente gratuito mentre per utilizzare il pacchetto completo di Office 365 è necessario sottoscrivere un abbonamento a partire da 4,20 euro al mese. È disponibile sia per smartphone e tablet Android sia per PC (ovviamente dotati di sistema operativo Windows).

Prima di entrare nel mondo di Teams è necessario creare un account Microsoft, se siete studenti universitari o professori potete utilizzare l’indirizzo istituzionale.

Skype

Skype è stato forse il primo programmi di videoconferenza ampiamente utilizzato a livello globale per connettere in videochiamata due o più persone. A differenza degli altri software descritti in precedenza, oltre a sfruttare un indirizzo e-mail per connettere i vari partecipanti, prevede anche la possibilità di chiamarsi tramite un classico numero telefonico.

In entrambi i casi è necessario essere connessi ad una rete internet stabile e con una buona velocità così da evitare problemi video o audio durante la chiamata virtuale. A livello di funzionalità è piuttosto essenziale, non è particolarmente indicato per un utilizzo aziendale anche se permette di poter comunicare e confrontarsi con estrema affidabilità ed efficienza.

Il numero massimo di partecipanti per ogni stanza virtuale è di 50 persone, è possibile condividere il proprio schermo e presentare vari documenti e file di produttività come presentazioni di Power Point o tabelle di Excel o semplicemente fogli di testo.

Skype rappresenta senza dubbio un modo gratuito ed essenziale per rimanere sempre connessi e poter partecipare a videoconferenze a distanza. Ottimo anche per l’insegnamento a distanza.

GoToMeeting

GoToMeeting è un dei programmi per videoconferenza pensato appositamente per i computer e per il mondo mobile (Android e IOS) e presenta tutte le classiche funzionalità video, audio e di condivisione dello schermo che vi abbiamo descritto in precedenza.

È possibile avviare un meeting direttamente dal proprio smartphone e proseguire successivamente da altri dispositivi utilizzando lo stesso account.

In questo modo si ha a disposizione un prodotto molto versatile che permette anche di partecipare a più videoconferenze in contemporanea senza alcun tipo di difficoltà.

Purtroppo, non presenta alcuna versione gratuita, è possibile utilizzarlo a un costo di 14 dollari al mese e prevede un limite massimo di 100 partecipanti mentre il piano per le aziende (Business) è disponibile a 19 dollari al mese e porta il limite a ben 150 persone in contemporanea.