I software di produttività: ecco i tool che migliorano la tua attività

Da sempre i software di produttività hanno rappresentato una risorsa indispensabile per qualsiasi tipo di azienda di qualsiasi dimensione. Col tempo queste suite si sono evolute, aggiungendo nuove funzionalità e strumenti di collaborazione per migliorare il flusso di lavoro e alleggerire i carichi in ufficio.

Ogni professionista o team che vuole gestire meglio il proprio tempo e le attività quotidiane, si rivolge a un software di produttività, ma la scelta non è semplice perché le offerte sono molteplici e spesso si corre il rischio di acquistare un prodotto con funzionalità superflue, che non servono e che comportano una spesa evitabile. Analizzeremo quindi le caratteristiche che è possibile trovare in questi programmi in modo da scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Cosa sono i software di produttività?

Sono programmi pensati e progettati per aiutare le aziende e i professionisti a gestire in modo efficace le attività quotidiane. In genere si tratta di pacchetti software che includono diverse funzionalità, tra cui la creazione di documenti, la gestione dei contatti, la pianificazione delle riunioni, la gestione delle scadenze e altro.

Chiamati anche suite per ufficio, i software di produttività includono innanzitutto strumenti per creare documenti, come lettere, report, volantini e altro. Questi documenti possono essere personalizzati nell’aspetto velocemente ed essere arricchiti con immagini, grafici e tabelle.

Ci sono poi i fogli di calcolo che sono usati per gestire dati in forma tabellare, effettuare analisi, creare grafici, estrapolare informazioni, gestire budget e fatture. Altro programma che è in genere presente in ogni software di produttività è quello per la creazione di presentazioni con animazioni, transizioni e contenuti multimediali, utile per incontri di formazione o illustrare in aula nuovi prodotti e strategie.

Le soluzioni più complete offrono anche un programma per la gestione delle email, completo di agenda contatti e calendario per tenere traccia di scadenze e attività. Un DBMS (database management system) per l’archiviazione, la gestione e l’analisi di grandi quantità di dati: attraverso le funzioni di ricerca integrata, è possibile interrogare il database per estrarre le informazioni di cui si ha bisogno, generare report e poter prendere scelte strategiche consapevoli. E anche un CRM per la gestione dei clienti.

A cosa servono i software di produttività?

I programmi di produttività servono a svolgere il lavoro d’ufficio in modo più rapido, più semplice e più efficace. Tra le attività che si possono svolgere ci sono, ad esempio, la stesura di documenti come relazioni, contratti, lettere a fornitori, presentazioni per meeting aziendali e altro.

Consentono poi di gestire e consultare l’anagrafica di dipendenti, clienti e fornitori. A supporto di queste funzionalità, offrono un client e-mail per gestire la posta elettronica e i calendari con le varie attività. Tra gli altri strumenti immancabili in un software di produttività troviamo il foglio di calcolo per creare budget, tabelle di confronto, grafici, statistiche, realizzare modelli di previsione, liste di controllo e schede di registrazione.

La maggior parte dei software di produttività offrono inoltre la possibilità di collaborare e condividere documenti con altri utenti in tempo reale. Dipendenti, di sedi diverse, possono lavorare così agli stessi progetti senza doversi incontrare fisicamente. Si tratta di un aspetto fondamentale che ha dimostrato la sua importanza negli ultimi tempi dove, a causa della pandemia, le aziende hanno dovuto ricorrere allo Smart working, implementando nuove modalità di lavoro che continuano ad essere usate anche dopo la fine dell’emergenza.

Gli strumenti di collaborazione offrono la possibilità di realizzare videoconferenze per permettere ai vari utenti di realizzare e gestire meeting da remoto, con un notevole risparmio di tempo e soldi.

Come funzionano i software di produttività

Questi programmi in generale mettono a disposizione dell’utente un’interfaccia intuitiva e facile da usare, da cui è possibile scegliere la funzionalità desiderata e lavorare in modo efficiente. I software di produttività sono spesso disponibili come servizi cloud-based: questo permette agli utenti di accedere ai dati e lavorare sui documenti da qualsiasi luogo e qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

L’utilizzo dei prodotti sul cloud avviene attraverso un’interfaccia web accessibile via browser e, quindi, utilizzabile da qualsiasi dispositivo. Queste soluzioni offrono anche uno spazio web dove è possibile archiviare file e documenti per accedervi da remoto in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo e ovunque ci si trovi.

I software di produttività più completi offrono entrambe le soluzioni, ovvero sia applicazioni desktop e mobile installate in locale, sia applicazioni web accessibili via browser.

I vantaggi nell’utilizzo di un software di produttività

Un software di produttività è uno strumento essenziale per qualsiasi tipo di attività, che aiuta a migliorare la produttività dell’ufficio e la creazione di documenti. Un software di produttività può offrire, sia ai professionisti che alle aziende, i seguenti vantaggi:

• MIGLIORE PRODUTTIVITÀ: Uno dei principali vantaggi è il numero di cose che è possibile realizzare con un singolo prodotto della suite. Il foglio di calcolo, ad esempio, può essere usato da un’azienda per gestire la contabilità, mentre un ricercatore può creare tabelle pivot per il confronto dei dati.
• AUTOMAZIONE DI COMPITI RIPETITIVI: offrono funzionalità avanzate per automatizzare compiti ripetitivi, come la creazione di report, l’inserimento e la consultazione di dati, la realizzazione di lettere ed etichette in serie grazie all’uso di modelli, l’invio automatico di messaggi di posta elettronica e altro ancora. In questo modo è possibile risparmiare una notevole quantità di tempo.
• SICUREZZA: sono dotati di una serie di opzioni per proteggere i documenti e i dati sensibili, come la crittografia, la gestione dei diritti di accesso, backup e uso del cloud per la protezione contro la perdita di dati.
• DISPONIBILITÀ: le soluzioni cloud-based possono essere usate ovunque e sono accessibili da qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet, offrendo una maggiore flessibilità nell’uso e nella collaborazione dei documenti.
• COLLABORAZIONE: grazie alle funzionalità di collaborazione e alla messaggistica istantanea è possibile collaborare in modo efficiente sia all’interno del team che tra i reparti. Molti software di produttività consentono a più utenti di creare e modificare documenti contemporaneamente.
• MIGLIORE ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: i software di produttività aiutano a non dimenticare scadenze o attività importanti attraverso strumenti per creare e gestire liste di cose da fare, calendari e promemoria.

Costi dei software di produttività e limiti

Sono disponibili sia software di produttività gratuiti, sia a pagamento. I primi in genere offrono solo le funzionalità base come elaborazione di testi, foglio di calcolo e presentazioni. Le soluzioni a pagamento, invece, includono funzionalità aggiuntive come database e strumenti collaborativi. Il costo solitamente dipende dal tipo di software scelto e dal numero di utenti.

Si può scegliere di acquistare una suite a un costo una tantum, che comporta un investimento iniziale più alto, o propendere per un software di produttività in abbonamento. In quest’ultimo caso i prezzi partono da circa 5 euro/mese per utente.

Per valutare la scelta migliore, oltre al costo è importante guardare ai limiti delle varie opzioni. Le soluzioni che lavorano nel cloud sono ideali per la collaborazione ma dipendono da una connessione a Internet e potrebbero avere funzionalità limitate. È bene poi considerare la complessità del software perché alcuni potrebbero richiedere un periodo di apprendimento per familiarizzare con tutte le funzionalità.

È importante valutare attentamente le proprie esigenze e scegliere una suite che le soddisfi al meglio, evitando quelle che offrono strumenti non necessari. Molte non consentono la selezione dei prodotti in fase di acquisto e si corre il rischio di avere funzionalità inutili che rendono il software più complesso e meno intuitivo.

Infine c’è da considerare la compatibilità dei formati. Non tutti i software di produttività consentono di convertire e gestire i documenti in formati compatibili con altre soluzioni, aspetto che potrebbe influire negativamente sulla produttività.

5 software di produttività per lavorare in modo più efficiente

Microsoft 365

La suite di produttività di Microsoft include i programmi Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote per Windows o Mac, cui si aggiungono Access e Publisher solo per Windows. Offre diversi piani di abbonamento con prezzi che partono da 5,10 euro per utente/mese. È una delle soluzioni più complete perché, oltre a offrire la potenza della produttività del cloud, consente di installare anche i software in versione desktop e offre app per dispositivi mobile.

Microsoft 365 include strumenti di collaborazione in tempo reale, come Microsoft Teams, che consente di chattare, chiamare e condividere file in un unico posto. Non va dimenticato SharePoint, una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti che offre un’ampia gamma di funzionalità per la creazione di siti web aziendali, la gestione dei documenti e la collaborazione tra team.

Google Workspace

Google Workspace è una suite di strumenti di produttività per la gestione delle attività aziendali basata sul cloud. Include Gmail, Calendar, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Meet e altro ancora. Tutti gli strumenti sono integrati e possono essere utilizzati insieme per collaborare e condividere informazioni in modo efficiente.

Il prezzo di Google Workspace varia a seconda del piano scelto. Ci sono tre piani disponibili: Basic, Business e Enterprise, con prezzi a partire da 5,20 euro/utente al mese. È la più valida alternativa a Microsoft 365 per la produttività aziendale, ma ha alcune limitazioni. Lo spazio di storage per i piani più economici potrebbe essere insufficiente, offre limitate possibilità di personalizzazione ed essendo basata sul cloud non è adatta a chi cerca una soluzione per l’uso offline. Inoltre non offre un’alternativa a Microsoft Access per la gestione di database.

Zoho Workplace

Zoho Workplace è un software di produttività basato sul cloud. Si tratta di una soluzione completa con un’ampia gamma di funzionalità per aiutare le aziende a gestire le attività quotidiane, come posta elettronica, collaborazione, progetti e molto altro. Si tratta di una piattaforma altamente personalizzabile e che consente ai suoi utenti di integrare anche app di terze parti.

Tra le tante applicazioni offerte in questa suite c’è ad esempio Zoho CRM Plus per la gestione completa dei clienti e che si avvale di Zia, un’assistente vocale basato sull’intelligenza artificiale. Zoho CRM Plus, invece, mette a disposizione tutti gli strumenti per semplificare le operazioni di back office, come fatturazione, ordini, inventario e altro. Zoho People Plus, infine, offre tutto il supporto alle aziende per la gestione delle risorse umane. I prezzi variano in base ai pacchetti scelti.

ONLYOFFICE Workspace

Disponibile sia come soluzione basata sul cloud, sia come piattaforma on-premise per l’installazione sui server aziendali, questo software di produttività si rivolge a imprese di qualsiasi dimensione. Si tratta di una suite altamente scalabile che offre strumenti per gestire tutti i processi aziendali a cominciare dalla documentazione con applicazioni per creare e modificare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e moduli compilabili. Visto che utilizza il formato Office Open XML, garantisce la massima compatibilità con i file di Microsoft Office.

Oltre naturalmente anche alle e-mail, offre complete funzionalità di collaborazione, con chat integrata e strumenti di sicurezza avanzati per gestire le autorizzazioni dei vari utenti. ONLYOFFICE Workspace mette a disposizione anche una piattaforma CRM per la gestione semplificata delle vendite e un software per la gestione dei progetti. Il piano Business della versione cloud parte da 4,2 euro per utente/mese, mentre la soluzione on-premise è disponibile con licenza a vita a partire da 2200 euro per server.

LibreOffice

LibreOffice è una suite di produttività open source che si rivolge principalmente a singoli professionisti o piccoli uffici che non possono permettersi budget di spesa elevati. Include le applicazioni Writer (elaboratore di testi), Calc (foglio di calcolo), Impress (presentazioni), Draw (programma di editing grafico), Base (programma per database), Math (editor di formule) e Charts (strumento per la creazione e la modifica di diagrammi e grafici).

È disponibile per Windows, Mac OS e Linux e ci sono tantissime estensioni e modelli. È compatibile con tutti i formati di Microsoft Office ma, rispetto alle soluzioni a pagamento, ha diversi limiti. L’interfaccia è un po’ confusa e non offre funzionalità di collaborazione basate sul cloud: questo potrebbe rappresentare un grosso ostacolo per quei team che lavorano da remoto.