Durante la pandemia i software per meeting hanno permesso alle aziende di continuare a essere operative e a scoprire nuove modalità di lavoro. Passata l’emergenza, questi programmi continuano ad essere largamente utilizzati perché consentono di facilitare diversi processi aziendali come la collaborazione interna, il lavoro a distanza, la formazione dei dipendenti, l’assistenza da remoto e altro ancora.
Sono diverse le soluzioni presenti sul mercato, e scegliere quella più indicata alle proprie esigenze può non essere facile. Analizzeremo, quindi, le funzionalità, i vantaggi e anche i limiti dei software per meeting, per avere tutte le informazioni necessarie per identificare il prodotto più indicato alle esigenze dell’azienda.
Indice argomenti:
Cosa sono i software per meeting?
I software per meeting sono programmi che consentono di organizzare e partecipare a riunioni online o videoconferenze. Attraverso queste soluzioni, persone che si trovano in posti diversi, anche molto lontani tra loro, possono comunicare e collaborare in tempo reale, senza la necessità di incontrarsi fisicamente.
Questi programmi consentono di pianificare e ospitare riunioni su Internet che possono servire per molteplici attività, come discutere di affari con partner, collaborare con altri membri di un team, presentare progetti a possibili investitori, gestire l’assistenza da remoto, tenere incontri di formazione e altro ancora.
I software per meeting non si limitano solo alla videoconferenza ma offrono altre funzionalità come la condivisione dello schermo, la chat, la registrazione delle riunioni e la possibilità di invitare i partecipanti tramite un link o una e-mail.
A cosa servono i software per meeting?
I software per meeting servono per permettere alle persone di comunicare e collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione geografica, migliorando la produttività e riducendo i costi delle aziende e delle istituzioni educative. Requisito fondamentale è avere una connessione a internet affidabile.
Questi strumenti sono molto utili per le aziende, che spesso hanno dipendenti o clienti in diverse parti del mondo e che necessitano di comunicare e collaborare efficacemente. Sono anche utili per tutte quelle associazioni dove i partecipanti sono impossibilitati a spostarsi, perché troppo distanti o bloccati da altri problemi come disponibilità di tempo, malattia, mancanza di mezzi di trasporto o altro. Inoltre, questi programmi sono utilizzati nel settore dell’istruzione, in cui insegnanti e studenti possono partecipare a lezioni online da qualsiasi luogo con una connessione internet.
Alcune delle principali funzionalità offerte dai software per meeting includono:
- Audioconferenza
- Videoconferenza
- Condivisione dello schermo
- Chat
- Invio file
- Lavagna virtuale
- Registrazione audio e video per revisioni future
- Strumenti di moderazione
- Pianificazione delle riunioni online sul calendario
- Inviti alle riunioni tramite e-mail
- Sondaggi interattivi.
Come funzionano i software per meeting
Il funzionamento di questi programmi può variare in qualche piccola procedura, ma in generale, il processo per partecipazione a una riunione o videoconferenza è simile e consiste nei seguenti passi:
Pianificazione della riunione: l’organizzatore della riunione pianifica la videoconferenza sul calendario e invia l’invito tramite e-mail o un link che può essere condiviso attraverso qualsiasi app di messaggistica.
Accesso alla riunione: i partecipanti utilizzano il link per accedere alla riunione. Alcuni software per meeting si possono utilizzare direttamente nel browser mentre altri richiedono l’installazione dell’applicazione sul proprio dispositivo (pc, smartphone o tablet).
Configurazione audio/video del dispositivo: prima di accedere alla riunione, il partecipante deve configurare correttamente le periferiche audio e video, ovvero il microfono, gli speaker e la videocamera. È possibile, inoltre, rimuovere o sostituire lo sfondo per una maggiore privacy durante la videoconferenza.
Inizio della riunione: l’organizzatore della riunione avvia la videoconferenza e i partecipanti possono vedere e sentire gli altri partecipanti.
Partecipazione alla riunione: durante la videoconferenza, i partecipanti possono collaborare tra di loro sfruttando gli strumenti messi a disposizione dal software come la chat, la lavagna virtuale e la condivisione dello schermo.
Fine della riunione: l’organizzatore può decidere di interrompere la riunione per tutti o i singoli partecipanti possono abbandonarla quando vogliono. Nel caso la riunione fosse stata registrata, sarà possibile visionarla in seguito.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per meeting
Rispetto alle tradizionali riunioni in presenza, l’utilizzo di un software per meeting presenta diversi vantaggi, tra cui:
- MIGLIORE ORGANIZZAZIONE: quando si rende necessario organizzare una riunione, il processo è molto più semplice e immediato perché non si deve verificare la disponibilità della sala per accogliere i partecipanti o i mezzi di trasporto per raggiungerli.
- RISPARMIO DI TEMPO E DENARO: le riunioni online consentono di ridurre notevolmente i costi di viaggio, di alloggio, di affitto dei locali e del personale impiegato nell’accoglienza dei partecipanti. Inoltre, creare e pianificare la riunione comporta solo pochi minuti e si evita di perdere tempo per gli spostamenti.
- MAGGIORE FLESSIBILITÀ: si può partecipare alle riunioni da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo dotato di una connessione internet.
- MAGGIORE PARTECIPAZIONE: eliminando la necessità di partecipare in presenza, si riducono gli ostacoli fisici ed è molto più facile che partecipi un maggior numero di persone.
- COLLABORAZIONE PIÙ EFFICACE: diversi strumenti come la condivisione dello schermo, la chat, la lavagna virtuale e l’invio di documenti consentono di collaborare in modo più efficace e condividere informazioni in tempo reale.
- COINVOLGIMENTO DEGLI ASSENTI: grazie alla possibilità di registrare le riunioni, anche le persone che non hanno potuto partecipare, possono informarsi su quanto è stato affrontato e discusso.
Costi dei software per meeting e limiti
I costi dei software per meeting variano a seconda del fornitore e delle funzionalità incluse. Ci sono anche soluzioni gratuite ma che in genere offrono funzionalità di base, come un numero ristretto per i partecipanti e un limite sulla durata delle riunioni. Quelli più completi richiedono in genere un abbonamento mensile o annuale.
I costi di questi programmi sono, comunque, molto più bassi rispetto ai costi associati alle riunioni in presenza. Tuttavia, è importante tenere presente che l’utilizzo di un software per meeting richiede il soddisfacimento di alcuni requisiti: occorre una connessione dati stabile e i dispositivi usati devono essere dotati di una videocamera e di un microfono.
Ci sono poi da considerare alcuni limiti. La comunicazione online potrebbe essere meno efficace rispetto a quella di persona e durante le riunioni online i partecipanti possono essere facilmente distratti da altre attività sul computer o dall’ambiente in cui si trovano.
I partecipanti, poi, devono essere adeguatamente formati per poter utilizzare il software per meeting che si è scelto. Infine, non vanno trascurati i rischi per la privacy dei dati e la sicurezza informatica nel caso non vengano adottate le misure di sicurezza appropriate.
5 software per meeting in grado di soddisfare le esigenze di aziende di qualsiasi dimensione
Microsoft Teams
Teams è un software molto popolare sia tra privati che aziende in quanto è incluso nella suite Microsoft 365, ma può essere utilizzato anche senza. La versione gratuita consente riunioni di gruppo fino a un massimo di 60 minuti e fino a 100 partecipanti. Con la versione Essentials, che comporta un abbonamento a 3,70 euro/mese per utente, si possono effettuare riunioni per un massimo di 30 ore e fino a 300 partecipanti.
Tra i vantaggi ci sono l’integrazione non solo con altri strumenti di produttività Microsoft come SharePoint, OneNote, Power BI, ecc., ma anche con app di terze parti come Salesforce, Trello, ecc. Inoltre, è altamente personalizzabile per soddisfare esigenze specifiche del team. Pecca, però, nell’interfaccia che può risultare confusionaria e poco intuitiva per alcuni utenti, richiede una buona connessione internet per funzionare senza intoppi, e all’avvio è un po’ lento.
Google Meet
Google Meet è disponibile come applicazione web e come app per dispositivi mobili. È stato progettato per supportare la collaborazione e la comunicazione in tempo reale tra gli utenti, ovunque si trovino nel mondo. Offre una serie di funzionalità avanzate come la riduzione del rumore di fondo, la registrazione delle riunioni e la traduzione in tempo reale, che possono migliorare l’esperienza degli utenti durante le riunioni.
Sono disponibili diverse opzioni di prezzo, a seconda delle proprie esigenze. La versione gratuita consente di organizzare riunioni online fino a un massimo di 60 minuti e fino a 100 partecipanti. Google Workspace Essentials, che ha un costo di 8 dollari per utente al mese, include funzionalità come la registrazione delle riunioni, la condivisione di schermo avanzata e una capacità massima di partecipanti di 250.
Zoom
Zoom è stato lanciato nel 2011 ed è diventato molto popolare negli ultimi anni, soprattutto durante il periodo della pandemia. Consente di effettuare videoconferenze con un’ampia gamma di funzionalità, tra cui la possibilità di condividere lo schermo, utilizzare la lavagna digitale, registrare le riunioni, creare sondaggi interattivi e molto altro ancora. Inoltre, è molto facile da usare e può essere usato su molteplici piattaforme, tra cui computer, tablet e smartphone.
Zoom offre una qualità video e audio elevata, garantendo un’esperienza di videoconferenza fluida e senza problemi. È un software molto scalabile perché può gestire riunioni con un gran numero di partecipanti, fino a 1000 per la versione Business e fino a 10mila per la versione Enterprise! La versione gratuita consente di ospitare riunioni online con un massimo di 100 partecipanti, ma limita la durata delle riunioni a 40 minuti. Il piano base costa 14,99 dollari al mese e consente riunioni illimitate con un massimo di 100 partecipanti. Questo piano include anche funzionalità come la registrazione delle riunioni, la condivisione dello schermo e l’integrazione con Google Drive e Dropbox.
Cisco WebEx
Questo software per meeting supporta riunioni online fino a 100mila partecipanti e offre funzionalità avanzate di sicurezza e di amministrazione per le aziende che vogliono usarlo per le loro esigenze di comunicazione e collaborazione. Offre diverse funzionalità avanzate, come i sondaggi in tempo reale, creare e distribuire moduli di feedback, registrare le riunioni, creare e distribuire documenti e gestire le attività dei progetti.
Webex è molto intuitivo e facile da usare, sia per gli organizzatori delle riunioni che per i partecipanti. Inoltre si integra con molte altre applicazioni di produttività, tra cui Microsoft Office, Google Drive, Salesforce e molti altri. Il costo di Webex è più elevato rispetto ad altri software per meeting, soprattutto se si desiderano funzionalità avanzate come la registrazione delle riunioni, la condivisione del desktop e altro.
GoTo Meeting
Sviluppato da LogMeIn, GoTo Meeting offre funzionalità avanzate come la possibilità di ospitare fino a 250 partecipanti, la condivisione del desktop, la registrazione delle riunioni, il controllo remoto, la condivisione di file e la collaborazione in tempo reale. È disponibile su diverse piattaforme, tra cui Windows, Mac, Android e iOS, ed è compatibile con la maggior parte dei browser web.
È disponibile un piano base gratuito che consente di ospitare riunioni con un massimo di 3 partecipanti ma con funzionalità limitate. Per i piani a pagamento si parte dal Professional pensato per le piccole imprese che costa 14 euro al mese e che consente di ospitare riunioni con un massimo di 150 partecipanti e offre funzionalità avanzate come la registrazione delle riunioni e il controllo remoto. Per aziende più grandi c’è il piano Business che costa 19 euro al mese e che consente di ospitare riunioni con un massimo di 250 partecipanti. Il piano Enterprise, invece, è personalizzabile e offre funzionalità avanzate per le grandi aziende.
