Un farmacista si trova a dover svolgere tutta una serie di attività, molte delle quali possono essere automatizzate ricorrendo a un software per farmacie. Con la giusta soluzione informatica si può alleggerire il lavoro, offrire un servizio migliore ai clienti, e aumentare i ricavi.
I benefici che si possono ottenere sono molteplici, a patto di scegliere il programma più idoneo alle proprie esigenze. La vendita di farmaci e la gestione delle prescrizioni, ad esempio, comporta il rispetto di tutta una serie di normative che un software per farmacie può aiutare a rispettare. Ma ce ne sono diversi altri che andremo ad analizzare nello specifico.
Indice argomenti:
Cosa sono i software per farmacie?
I software per farmacie sono programmi sviluppati per gestire in modo completo tutte le attività che un farmacista si trova a dover svolgere nel suo lavoro. Sono programmi, quindi, abbastanza complessi perché devono integrare molteplici funzionalità, ma al tempo stesso devono essere semplici e intuitivi, perché l’utente in genere non è un tecnico informatico.
Si tratta per lo più di gestionali che consentono di semplificare e automatizzare le attività quotidiane, offrire un servizio migliore ai clienti, ottimizzare i costi e fornire un supporto per intraprendere scelte strategiche per il futuro.
A cosa servono i software per farmacie?
Questi programmi servono innanzitutto a gestire le vendite. Offrono, quindi, funzionalità per elaborare e registrare i pagamenti con i POS, generare e stampare le ricevute e si interfacciano con i sistemi di contabilità già presenti.
Altra funzionalità riguarda la gestione ottimizzata dell’inventario. In base ai dati di vendita, si può decidere quali e quanti prodotti ordinare. È bene, ad esempio, avere più scorte dei farmaci che hanno più richiesta. Si può anche automatizzare l’ordine dei prodotti ai fornitori quando le scorte raggiungono una soglia minima prefissata in modo da avere solo quelli necessari e ridurre i costi d’inventario.
Indispensabile, poi, è la funzione per gestire le prescrizioni. Il farmacista può scansionare il codice a barre delle ricette e interfacciarsi con le banche dati in modo da essere sicuro di fornire i farmaci corretti e con le dosi appropriate. Le prescrizioni possono anche essere ricevute in forma elettronica direttamente dal medico curante, rendendo il tutto più veloce e migliorando l’esperienza del cliente.
Inoltre, il settore sanitario è molto complesso. Ci sono normative da rispettare per la vendita dei farmaci e la gestione delle prescrizioni, normative che cambiano in continuazione e a cui sarebbe molto difficile stare dietro.
I software per farmacie, infine, consentono di generare report di vario genere di facile consultazione, come i dati di vendita e i profitti generati, report che consentono al farmacista di avere un quadro dell’andamento dell’attività e di prendere decisioni informate per il futuro.
Come funzionano i software per farmacie
I software per farmacie sono composti di più moduli, ognuno per svolgere attività diverse. Quelli principali riguardano le vendite, l’inventario, gli ordini, le prescrizioni e la reportistica. Questi programmi si interfaccia con sistemi POS per la gestione dei pagamenti e con lettori di codice a barre con cui è possibile leggere le etichette dei farmaci e quelle delle prescrizioni.
Consentono di accedere, poi, alle banche dati dei farmaci per reperire informazioni dettagliate sui principi attivi, su come devono essere assunti e su eventuali farmaci generici alternativi in modo da poterli consigliare ai clienti.
Alcuni software per farmacie consentono di salvare i dati dei pazienti e delle prescrizioni sul cloud in modo da metterli al sicuro e potervi accedere da più dispositivi e da più sedi diverse.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per farmacie
I software per farmacie offrono numerosi vantaggi come migliorare i flussi di lavoro e offrire un migliore servizio ai clienti e così reggere la concorrenza in un settore sempre più competitivo. Nel dettaglio i maggiori vantaggi sono:
- MAGGIORE EFFICIENZA OPERATIVA: questi software consentono di automatizzare diverse attività riducendo il tempo da dedicare a quelle manuali. Inoltre l’uso di strumenti elettronici come il POS, i lettori di codice a barre e le prescrizioni elettroniche riducono le probabilità di errore. Consentono, infine, di pianificare i turni del personale in modo che la farmacia disponga sempre di quello adeguato.
- RIDUZIONE DEI COSTI DI INVENTARIO: un programma per farmacie consente di automatizzare l’ordine dei prodotti in base a una serie di dati come vendite passate, disponibilità presso i fornitori, date di scadenza, stagionalità e altro. Questo permette di avere in stock solo i farmaci e i prodotti effettivamente necessari.
- AUMENTARE LA SODDISFAZIONE DEI CLIENTI: l’uso delle prescrizioni elettroniche consente di velocizzare l’accesso ai farmaci per i clienti. Inoltre questi software aiutano i farmacisti a fornire suggerimenti su sostituti generici appropriati per le prescrizioni e a intraprendere campagne di marketing e programmi di fidelizzazione.
- RISPETTO DELLA NORMATIVA: questi software sono progettati per garantire il mantenimento della conformità normativa, sia dal punto di vista sanitario che fiscale.
- SUPPORTO ALLE DECISIONI STRATEGICHE: molti software per farmacie offrono strumenti di business intelligence integrati che, attraverso un cruscotto di facile lettura, consentono di monitorare in tempo reale le performance raggiunte e scegliere i cambiamenti da adottare per migliorare il proprio business.
Costi dei software per farmacie e limiti
Le farmacie sono molto diverse tra loro, sia per dimensione che per tipologie di prodotti e servizi offerti. Di conseguenza i fornitori di software non pubblicizzano un prezzo specifico sul proprio sito web, ma chiedono di essere contattati per valutare le esigenze specifiche e le funzionalità di cui si ha bisogno in modo da poter offrire un preventivo ad hoc.
Il prezzo finale in genere è composto da una parte fissa che copre l’installazione, la configurazione e la formazione, più un canone mensile o annuale per coprire costi di supporto, aggiornamenti ed eventuali abbonamenti per l’archiviazione dei dati. Sono software che comportano investimenti importanti, e che possono arrivare a costare anche decine di migliaia di euro.
Nel prezzo, infatti, bisogna considerare anche tutti i dispositivi hardware di cui si richiede l’installazione, come stampanti, POS, tablet, pc, lettori di codice a barre, totem informativi e altro. Essendo un investimento molto impegnativo, è importante, prima di scegliere, valutare bene le proprie esigenze, chiedere preventivi a fornitori diversi e considerare la scalabilità delle soluzioni proposte.
5 software per farmacie e parafarmacie
Apodesk
Apodesk è una soluzione ibrida che integra una soluzione on-premises con quella cloud per garantire flessibilità e sicurezza. Questo gestionale è dotato di un’interfaccia touch-screen cui si può accedere da qualsiasi luogo con una connessione internet. I dati sono sempre al sicuro grazie a sistemi avanzati di crittografia e all’archiviazione automatica su due data center dislocati a centinaia di chilometri l’uno dall’altro.
Con l’adottare questo software una farmacia ha tutti gli strumenti che servono per gestire la vendita dei farmaci ai clienti, con informazioni dettagliate sui prodotti accessibili con un semplice clic. Consente poi la gestione automatica delle ordinazioni ai fornitori, della tariffazione e di tutto quello che comprende la contabilità interna. La Business Intelligence, infine, consente di accedere a una serie di reportistiche di facile consultazione per conoscere in ogni istante le performance conseguite e migliorarle.
Facile
Già dal nome si intuisce che si tratta di un software per farmacie che fa della semplicità uno dei suoi punti di forza. Si tratta di un gestionale che può essere personalizzato in base alle esigenze del cliente e che si può interfacciare con altri strumenti già adottati in farmacia. Le funzionalità di Facile comprendono innanzitutto il gestionale per le vendite, gli ordini e il magazzino.
Si può poi consultare la banca dati con le informazioni di tutti i farmaci e parafarmaci. Non manca poi il modulo per gestire pagamenti e fatture elettroniche. Le farmacie con Facile hanno uno strumento completo per automatizzare tutte le attività e tenere sotto controllo l’andamento dell’attività con statistiche dettagliate.
EasyPharma
Soluzione integrata pensata per controllare in modo completo l’intero flusso operativo di una singola farmacia come di un network di farmacie. EasyPharma consente di ottimizzare gli ordini in base alle offerte dei vari fornitori, ordini che possono essere automatizzati in base alle esigenze del farmacista. C’è poi il modulo per le vendite che comprende anche la gestione di buoni sconto e promozioni.
L’interfaccia è semplice, intuitiva e può essere utilizzata con i dispositivi touch. Il farmacista, attraverso il cruscotto direzionale, ha un rapido accesso alla reportistica e monitorare gli indicatori di performance e il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. È possibile aggiungere ulteriori moduli e funzionalità per coprire tutte le esigenze della farmacia moderna come, ad esempio, i totem multimediali per fornire informazioni ai clienti.
Winfarm
Vera e propria suite per offrire al farmacista tutte le funzionalità di cui ha bisogno. Consente di tenere sotto controllo le scorte per l’ottimizzazione del magazzino, sistemi di Fidelity Card e data mining con messaggistica SMS, contabilità, analisi e controllo movimenti di cassa e altro ancora.
Winfarm è al tempo stesso un software di farmacia completo e facile da utilizzare, con cruscotti direzionali che consentono di confrontare molteplici indicatori per avere un quadro definitivo dell’andamento dell’attività. Si può interfacciare con magazzini automatici, sistemi di pagamento automatico e periferiche di vario genere. Inoltre è possibile integrare nella farmacia sistemi di videoinformazione e videocomunicazione.
Cgm E-pharmanet
Piattaforma sviluppata da CompuGroup Medical Italia Group per consentire la gestione di gruppi di farmacie e parafarmacie. Si tratta quindi di una soluzione per centralizzare le attività comuni a tutti i punti vendita in modo da realizzare economie di scala. Tra le funzionalità offerte ci sono innanzitutto la gestione del magazzino centrale, e quella dello stock delle singole farmacie.
Offre poi strumenti per la gestione contabile e finanziaria, e gestione centralizzata dei prezzi, delle offerte, delle promozioni e altro. Non mancano strumenti di BI (Business Intelligence) a supporto del management per prendere decisioni strategiche utili a migliorare processi e performance.
