Noti per l’applicazione iniziale nel settore finanziario, i software RPA, ovveroRobotic Process Automation, rappresentano un elemento chiave nel settore industriale e la loro applicazione sta consentendo alle imprese di conseguire una serie di vantaggi che non devono essere sottovalutati.
Scopriamo ora in cosa consistono questi programmi e quali possono essere considerati come i migliori in assoluto e quali vantaggi si possono conseguire dalla loro introduzione all’interno dell’ambiente lavorativo.
Indice argomenti:
Cos’è un software RPA
I software RPA nascono con uno scopo preciso: svolgere una serie di compiti che, generalmente, vengono indicati come monotoni e che richiedono parecchio tempo.
Un classico esempio di questa mansione riguarda l’inserimento dei vari dati dei clienti all’interno degli archivi e la suddivisione delle informazioni in svariate cartelle.
Tale operazione, tipica del back office, viene generalmente svolta da un addetto che ha il preciso compito di analizzare e scegliere la destinazione finale delle varie informazioni destinate alla raccolta all’interno dell’impresa.
Per esempio un nuovo utente che si registra in un sito web oppure che richiede una determinata informazione invia dei dati specifici i quali devono essere raccolti e archiviati.
Tale operazione, se svolta da una persona, richiede qualche lavorazione che si tramuta in un investimento di tempo affinché questa possa essere svolta correttamente.
I software RPA hanno il preciso compito di sostituirsi all’uomo, quindi di svolgere in modo corretto questa tipica operazione.
Ovviamente questo non è il classico caso nel quale l’intelligenza artificiale tende a rubare il lavoro a una persona ma, al contrario, si tratta di un sistema che previene quella sensazione di routine e lo stress della ripetitività di quel compito a una persona che, di conseguenza, avrà l’occasione di potersi focalizzare su altre mansioni.
Pertanto questi software hanno il preciso compito di agevolare notevolmente il lavoro che deve essere svolto all’interno dell’impresa, prevenendo tutte queste potenziali problematiche.
A cosa serve un software RPA
Come già accennato prima, il software in questione ha uno scopo ben preciso: permettere alle imprese di impiegare in maniera più utile e attiva le risorse umane presenti nell’organico.
I software RPA hanno il preciso compito di sostituirsi all’essere umano nello svolgimento di tutte quelle operazioni di routine che, nel lungo periodo, possono causare stress e quindi un incremento del fattore stanchezza, generando una situazione poco positiva per l’impresa.
Basti pensare che il controllo errato di una serie di dati e l’inserimento nell’archivio in maniera poco congrua e corretta potrebbero comportare una serie di complicanze che ripercussioni anche pesanti per l’impresa.
Essendo un programma automatizzato che non ha un limite di applicazione massimo quotidiano, quindi che non soffre dell’effetto ripetitività o comunque non è soggetto a distrazioni dovute a fattori esterni o alla stanchezza, questi software possono essere sfruttati per svolgere in maniera ottimale tutti i diversi compiti che gli vengono affidati.
Di conseguenza è possibile notare fin da subito come tutte quelle mansioni che spesso vengono affidate all’uomo sono svolte con la medesima precisione dall’inizio fino al termine della sessione di lavoro, senza alcuna interruzioni e soprattutto mantenendo costante il margine di errore minimo che viene assicurato da questi programmi.
Ecco dunque che questi sistemi automatizzati, così come vengono definiti oggi, rappresentano un valido aiuto per le imprese che hanno intenzione di sfruttare nel migliore dei modi le risorse umane, impiegandole in mansioni maggiormente congrue alle loro esigenze e allo stesso tempo prevenendo che la sensazione di monotonia e stress possa giocare un ruolo fondamentale e negativo, influendo negativamente sul rendimento produttivo.
Come funziona un software RPA
Esistono due metodi di funzionamento che contraddistinguono questi software, i quali variano a seconda della tipologia che viene installata all’interno della propria impresa.
La tipologia maggiormente diffusa prende il nome di meccanismo non presidiato e in questo caso si parla di un software che deve operare su server separati e che viene programmato affinché questo venga attivato da altri software o macchinari presenti all’interno dell’impresa.
Per esempio un classico sistema che rientra in questa tipologia è quello che riguarda il magazzino.
Quando una nuova merce deve essere inserita all’interno del medesimo, l’addetto potrebbe sfruttare lo scanner portatile per effettuare la registrazione della merce all’interno del sistema di archiviazione delle risorse.
Avendo precedentemente installato il software RPA e avendogli dato precise indicazioni su dove quella merce deve essere inserita tra le varie categorie di beni, una volta che il codice del prodotto in questione viene scansionato e inviato al software, che quindi viene coinvolto dall’utilizzo di un altro sistema, i dati relativi a quel bene vengono subito archiviati nell’apposita cartella o sistema che viene indicato al software stesso.
Ovviamente questo non esclude che, al termine di tale mansione, sia possibile svolgere dei controlli affinché tutti i beni siano stati adeguatamente suddivisi e archiviati.
Il secondo sistema di funzionamento dei software RPA è invece quello presidiato e in questo caso occorre considerare che si parla dell’attivazione del medesimo solo su richiesta dell’utente.
Sostanzialmente il programma entra in funzione solo se, a farne richiesta, è l’addetto che si occupa di svolgere quella determinata mansione, pertanto occorre considerare con attenzione quali sono i vari compiti che devono essere automatizzati e in quali circostanze il software deve essere utilizzato per semplificare il sistema installato.
I vantaggi nell’utilizzo di un software RPA
Quando si parla dell’utilizzo dei software RPA occorre necessariamente parlare dei diversi vantaggi che si possono conseguire nel momento in cui questi vengono implementati all’interno dell’azienda.
Il primo aspetto positivo che si può conseguire dall’utilizzo di tali programmi è dato dalla possibilità di ridurre al massimo il margine di errore commesso da una persona durante lo svolgimento della medesima mansione.
Come già ribadito, la differenza sostanziale che intercorre tra un lavoro svolto da questo software e quello che viene realizzato da un addetto umano consiste nel fatto che, nel secondo caso, con il passare del tempo vi potrebbe essere una lieve riduzione dell’attenzione e cura riposta nello svolgimento di quel compito.
Di conseguenza quella mansione potrebbe essere svolta con meno attenzione rispetto a quanto accade all’inizio del turno di lavoro, così come potrebbe capitare che chi si occupa dello svolgimento di quel compito, a causa di problemi personali, non riesca a rendere al 100% durante il suo turno di lavoro.
Tutto questo non accade con i software RPA, che invece offrono una costanza produttiva non potendo essere influenzati dai fattori di distrazione che, invece, caratterizzano un addetto umano.
Software dal costo contenuto
Partendo da questo presupposto vogliamo anche mettere in risalto come il margine di errore durante lo svolgimento di tali mansioni venga ridotto drasticamente.
Sempre in merito al fattore stanchezza e al calo di rendimento, più un addetto soffre di queste problematiche tipiche e naturali della condizione umana, maggiore è la possibilità che durante il suo turno di lavoro possa essere compiuto un eventuale errore che ha delle ripercussioni pesanti sull’impresa.
Come già ribadito, questa situazione non si palesa nel momento in cui vengono impiegati i software di Robotic Process Automation, che possono essere usati per lunghi periodi di tempo senza particolari limitazioni.
Non necessitando di periodi di riposo durante l’intera giornata lavorativa, questi programmi consentono di mantenere sempre attivo e produttivo quel settore nel quale vengono impiegati.
Allo stesso tempo il loro uso consente di sfruttare nel migliore dei modi quella risorsa umana che, venendo sostituita nello svolgimento di quei compiti di back office e non solo, potrà essere impiegata in un ramo aziendale maggiormente congruo alle sue competenze.
Questo comporta uno stimolo maggiore e un incremento della produttività del singolo individuo, che viene riversata in quella aziendale complessiva.
Il costo contenuto, quindi il risparmio economico che deriva dall’utilizzo di questi programmi, rappresenta un vantaggio che deve essere necessariamente essere tenuto in considerazione.
Grazie all’introduzione di questi particolari programmi, infatti, si ha l’occasione di ridurre i costi aziendali visto che l’acquisto di questi programmi è assai inferiore rispetto al costo che caratterizza una risorsa umana.
Ma i vantaggi che caratterizzano l’implementazione di questi programmi non si limitano solo a questi aspetti.
Abbiamo constatato come l’uso dei software comporti un miglioramento durante lo svolgimento delle varie mansioni che vengono affidate a questo programma.
Questo è infatti 15 volte più veloce di una persona, quindi tutti i processi che riguardano il controllo e la suddivisione dei dati, nonché tutti gli altri compiti che spettano a questo strumento, vengono svolti con maggior rapidità.
Ciò comporta quindi un miglioramento dello svolgimento di quel compito, che verrà concluso in maniera brillante e senza alcuna imprecisione.
Infine occorre anche sottolineare come questi programmi non hanno il classico impatto negativo sulla struttura informatica aziendale e questo significa, sostanzialmente, che non sarà necessario svolgere un controllo completo sui sistemi informatici e sostituirli per fare in modo che il software Robotic Process Automation possa essere implementato.
Generalmente questi programmi godono di un livello elevato di compatibilità con gli altri programmi, quindi si ha la concreta occasione di effettuare la scelta e successiva installazione degli stessi senza essere costretti a dover rivoluzionare completamente i sistemi informatici aziendali.
Come scegliere un software RPA: vantaggi e funzionalità
Per quanto riguarda i criteri di scelta del software per la Robotic Process Automation, occorre precisare che ogni azienda conosce quali sono le varie situazioni che devono essere necessariamente risolte e pertanto quali saranno le diverse caratteristiche che devono contraddistinguere tali programmi.
In particolar modo, in fase di scelta, occorre basarsi sulle funzionalità che contraddistinguono il software stesso, affinché questo possa svolgere tutti i vari compiti che sono stati pensati per il medesimo.
Occorre dunque svolgere un’accurata analisi delle necessità che si sviluppano all’interno della propria azienda e valutare se quel programma riesce a offrire una risposta chiara e immediata, agevolando quindi lo svolgimento di determinati compiti e prevenendo eventuali errori.
Inoltre bisogna valutare anche quale sarà l’incremento della produttività che viene raggiunto nel momento in cui questo programma viene inserito all’interno della propria azienda, rendendo quindi il suo utilizzo maggiormente utile e congruo a tutte le proprie esigenze.
Pertanto i criteri di scelta del programma possono subire delle variazioni a seconda del tipo di richiesta che viene espressa da parte dell’impresa.
Per esempio se si necessita di un programma che sappia riconoscere i vari codici e svolga un lavoro di archiviazione automatico, le funzionalità che devono contraddistinguere quel prodotto devono rispondere adeguatamente a queste domande, evitando quindi che si possano venire a creare delle situazioni assai complesse che hanno delle cattive ripercussioni.
Pertanto ogni singolo aspetto deve essere valutato con estrema cura e occorre premettere anche come il programma debba offrire un certo grado di personalizzazione delle svariate mansioni che devono essere svolte.
In questo modo è possibile ottenere un miglioramento costante della produttività aziendale senza che si riscontrino delle potenziali difficoltà e quindi che la situazione possa divenire tutt’altro che semplice da gestire.
Costi medi per un software RPA e limiti
Per quanto concerne i costi che contraddistinguono questi prodotti, occorre considerare come questi, così come le limitazioni, siano variabili in base al tipo di prodotto offerto.
Questo significa sostanzialmente che più è completo il prodotto, maggiori potrebbero essere i costi che lo contraddistinguono, pertanto è fondamentale prendere in considerazione questa sorta di binomio fondamentale.
Se si punta su un prodotto che può essere definito come completo, occorre necessariamente investire una somma di denaro, che può essere unica oppure periodica visto che esistono anche i software che necessitano di un abbonamento e rinnovo annuale o periodico, che si deve sostenere.
Pertanto bisogna valutare anche questo particolare aspetto in fase di decisione finale, che permette di entrare in possesso della migliore soluzione possibile per la propria impresa.
I 5 migliori software RPA: quale scegliere (aggiornamento 2021)
Blue Prism
Questo software offre l’occasione di gestire i sistemi automatizzati e di personalizzare tutte le svariate funzioni che devono essere attribuite, permettendo un incremento della produttività e la possibilità di prevenire lo svolgimento di mansioni obsolete e ripetitive nel corso della giornata lavorativa.
UiPath RPA
Tante skill, sia gratuite che a pagamento, nonché un costante aggiornamento da parte degli sviluppatori rendono questo software la scelta ideale nel momento in cui si devono gestire tanti processi tutti differenti tra di loro e si voglia avere pieno controllo della produttività aziendale.
Automation Anywhere
Questo programma rappresenta la scelta migliore per quanto concerne la semplicità di utilizzo, visto che ogni skill viene descritta in maniera completa e conferisce la totale sicurezza di essere sempre operativi e gestire nel migliore dei modi l’aspetto relativo al back office.
Pega Platform
Anche in questa circostanza la semplicità di gestione e utilizzo del software gioca un ruolo fondamentale, mettendo a disposizione degli utenti un programma adeguato a tutte le proprie esigenze e facendo in modo che queste trovino una risposta adeguata e una riduzione degli errori durante lo svolgimento di determinate mansioni.
WinAutomation
Studiato appositamente per i sistemi Windows, le diverse possibilità di applicazione rendono questo software una scelta ottimale specialmente nel momento in cui si devono gestire molteplici compiti e si voglia avere sempre il pieno controllo delle operazioni automatizzate in azienda.
