Le carrozzerie svolgono un ruolo importantissimo per tutti coloro che posseggono un veicolo a motore, sia a due che a quattro ruote. Ed è proprio per questo che devono poter disposporre di un software per carrozzerie per rispondere alle richieste dei clienti in modo tempestivo ed efficace. Sono quindi modo per semplificare e organizzare il lavoro amministrativo in modo che i meccanici possano concentrarsi sul lavoro in officina.
I software per carrozzerie integrano tutte quelle funzionalità indispensabili per la gestione e il miglioramento dei flussi di lavoro. Offrono una soluzione completa per pianificare gli appuntamenti con i clienti, effettuare report, gestire la contabilità generale, controllare l’inventario e molto altro ancora. E possono essere acquistati da officine di riparazione auto, moto, camion, camper, biciclette, negozi per pneumatici e altro.
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Cosa sono i software per carrozzerie?
I software per carrozzerie mettono a disposizione delle officine una serie di strumenti e funzionalità digitali per gestire i flussi di lavoro al loro interno. Tra questi strumenti ci sono ad esempio la gestione della manutenzione, il controllo del magazzino, la gestione degli ordini dei pezzi, la schedulazione degli interventi, la fatturazione, il reporting ed altro ancora.
Scendendo nello specifico, i programmi per carrozzerie consentono anche di fare un calcolo preciso della spesa finale considerando le tariffe di manodopera e stimando le ore di lavoro necessarie. Consentono inoltre di gestire il carico di lavoro dei singoli dipendenti e i costi sostenuti. Questi software permettono anche di produrre preventivi, fare confronti tra spese stimate e spese effettive, gestire in modo efficiente le risorse umane e produrre le fatture elettroniche.
A cosa servono i software per carrozzerie?
I software per carrozzerie servono a rendere più efficiente la gestione di tutte le risorse interne all’officina, a ridurre gli sprechi, le spese di magazzino e di conseguenza ad aumentare i ricavi. Si tratta di programmi progettati per offrire una soluzione completa a tutti gli aspetti di gestione dell’attività, lasciano più tempo ai dipendenti per le riparazioni e gli interventi sui veicoli.
Le aree in cui sono utilizzati sono le più diverse. Con un software per carrozzerie si può innanzitutto gestire l’anagrafica dei clienti e i vari appuntamenti. Parallelamente si può gestire l’anagrafica dei fornitori, confrontare i prezzi dei pezzi in modo da scegliere quelli più convenienti, verificare la disponibilità e i tempi di consegna in modo da poter pianificare gli interventi di riparazione.
C’è poi la possibilità di pianificare le scorte di magazzino in base ai dati storici sugli interventi effettuati, proporre eventuali scontistiche e promozione ai clienti in prossimità di ricorrenze particolari, come ad esempio i compleanni. Questo aiuta a stabilire un rapporto più personale, a far sentire il cliente più coccolato e quindi a fidelizzarlo.
I software per carrozzerie servono poi a gestire le turnazioni dei dipendenti, con eventuali straordinari, vacanze e malattie. E naturalmente questi programmi consentono di gestire tutto l’aspetto della gestione commerciale, con le fatturazioni per clienti e fornitori, le buste paghe per i dipendenti e gli aspetti fiscali.
Come funzionano i software per carrozzerie
I software per carrozzerie offrono in genere la possibilità per i clienti di prenotare gli interventi in modo semplice tramite app o online, integrando nel sito web il modulo per la gestione degli appuntamenti. Questo rende il processo più fluido e più facile.
Questi software hanno poi una versione mobile che consente di gestire tutti gli aspetti direttamente dallo smartphone. Installando l’app fornita col software per carrozzerie, oltre ad accedere a tutte le funzionalità anche da telefono e tablet, si possono impostare promemoria sia per gli appuntamenti che per l’emissione delle fatture.
Un programma per carrozzerie è pensato per essere utilizzato da tutti i dipendenti dell’officina, consentendo al proprietario di impostare diversi livelli di accesso, in modo che ognuno possa visualizzare solo quello che gli compete.
Tra le tante funzionalità c’è innanzitutto la possibilità di controllare i tempi di lavoro per la riparazione della carrozzeria e così pianificare gli interventi riducendo o eliminando del tutto i tempi morti.
Si possono creare facilmente ordini di acquisto per le parti necessarie alla riparazione, gestire l’inventario e tenere traccia dei resi per essere sicuri di ricevere i crediti dai fornitori di componenti in modo tempestivo.
Attraverso il calendario si possono prendere gli appuntamenti, e anche aggiungere lavori con note per i tecnici. La sezione anagrafica consente di avere sempre a portata di mano l’elenco dei clienti e dei fornitori, e si può accedere facilmente alla cronologia dei tagliandi del veicolo.
Con un software per carrozzerie si può inviare e-mail ai clienti con preventivi o copie di fatture. E anche inviare foto sullo stato dei lavori per ottenere l’approvazione e SMS per comunicare il completamento.
Ci può essere anche la funzione per stampare facilmente le etichette delle chiavi in modo da sapere sempre quali chiavi appartengono a ciascun veicolo. E naturalmente c’è il supporto per la firma elettronica in modo da essere legalmente protetto in caso di controlli.
Tutto viene gestito in modo elettronico e sincronizzato sul cloud, riducendo i costi di archiviazione ed eliminando il pericolo di perdita di documenti importanti.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per carrozzerie
Le officine e i centri di riparazione che decidono di dotarsi di un software per carrozzerie hanno diversi vantaggi, tra i quali:
- RISPARMIO DI TEMPO: I software per carrozzerie consentono di sgravare i tecnici da tutte quelle attività amministrative e di gestione dei clienti, lasciando loro più tempo per la riparazione e gli interventi sui veicoli. Inoltre, consentono di trovare più rapidamente le informazioni necessarie a completare la riparazione.
- RIDUZIONE DELL’INVENTARIO: I software per officine consentono di monitorare le scorte in magazzino ed effettuare previsioni veloci sui pezzi da ordinare in base alle statistiche d’intervento. Semplificano e velocizzano la fase di ordine dei componenti necessari alla riparazione.
- MAGGIORE EFFICIENZA: Con un software per carrozzerie si può tenere traccia del tempo sui lavori, monitorare le prestazioni dei tecnici, pianificare i turni di lavoro in base alla disponibilità e alle ore di riparazione necessarie. Con un programma del genere si possono anche raccogliere informazioni su statistiche inerenti la produttività.
- MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ. I software per carrozzerie si interfacciano con diverse fonti da cui reperire le informazioni per la riparazione così da poter pianificare gli interventi.
- PREVENTIVI VELOCI: Con un programma per autofficine si ha un facile accesso a tutte le informazioni necessarie per calcolare i costi d’intervento perché consentono di consultare i listini dei fornitori e avere una stima dei tempi di lavoro, basandosi anche sulle statistiche del passato.
- RICERCA AVANZATA: Per essere utili, le informazioni devono essere facili da consultare e facili da ricercare. Con un software per carrozzerie si possono consultare manuali di servizio, dati sui materiali, informazioni sulle procedure di ripristino, sul montaggio pneumatici e altro ancora. Le ricerche sui veicoli possono essere filtrate per anno, marca, modello, targa. E il tutto può essere consultato da un’unica finestra di facile interpretazione.
- INFORMAZIONI COMPLETE SUI COMPONENTI ORIGINALI: Esistono innumerevoli modelli di autoveicoli e avere accesso a tutte le loro informazioni è importantissimo per effettuare le riparazioni in caso d’incidenti. Un software per carrozzerie consente di avere informazioni completa sull’OEM come procedure di riparazione comuni, informazioni su corpo e telaio e materiali utili alla riparazione (adesivi, parti in plastica, vernici e altro).
- INFORMAZIONI AGGIONATE SUI SISTEMI ADAS: tutte le nuove auto sono dotate di sistemi avanzati di assistenza alla guida (ADAS) e quindi una carrozzeria deve poter essere in grado anche di riparare e ricalibrare questi sistemi. Con un software per carrozzerie si possono anche reperire le informazioni per la riparazione dei sistemi ADAS.
Costi dei software per carrozzerie e limiti
Quando si deve scegliere un software per carrozzerie è sì importante valutare la convenienza, ma ancora più importante è che si tratti di un buon software. La riparazione di un autoveicolo comporta in genere costi elevati, e anche una stima sbagliata dei costi di solo il 5% può comportare alla fine una perdita di migliaia di euro l’anno. Riparare i danni di un semplice tamponamento può comportare ad esempio un costo di circa 2000 euro. Una stima sbagliata del 5% vuol dire un errore di 100 euro. Se si fanno 20 riparazioni al mese, ipoteticamente si possono perdere anche 2000 euro, che in un anno diventano 24 mila.
La scelta del software giusto per la propria carrozzeria deve quindi partire prima dalla valutazione delle funzionalità e della bontà delle stesse. Ci sono anche pacchetti con licenze a vita, ma in genere i software per carrozzerie sono disponibili con canoni annuali perché le varie funzionalità devono poter accedere a informazioni aggiornate. Ogni giorno escono nuovi veicoli, vengono trovati nuovi materiali e scoperte procedure di riparazioni più efficaci.
Non si può pensare che le informazioni di oggi possono essere utilizzate per le riparazioni dei veicoli di domani. Molti software per carrozzerie offrono prove gratuite di qualche settimana in modo da poter valutare l’acquisto e scegliere il piano e le funzionalità più utili alla propria officina. Trattandosi, poi, di canoni annuali, c’è la possibilità di modificare il piano, aggiungendo o togliendo moduli, o anche interromperlo per rivolgersi a un altro fornitore. I prezzi variano in base alle caratteristiche richieste: questo è uno dei motivi per cui i fornitori di software per carrozzerie preferiscono non fornire i prezzi ed essere contattati per una valutazione con un esperto.
5 software per carrozzerie: quale scegliere (aggiornamento 2022)
Kars
Mette a disposizione tutte le funzionalità di cui ha bisogno una carrozzeria, dalla registrazione degli interventi al preventivo. Con Kars si possono gestire dati clienti e veicoli, effettuare ordini dei ricambi, consultare le quotazioni dell’usato, analizzare le statistiche della carrozzeria, emettere fatture e ricevute fiscali, il tutto attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva.
Inoltre, attraverso l’app TimeClock, gli operai possono fornire in tempo reale informazioni sullo stato dei lavori, sui loro ingressi, le pause e le uscite e così essere sempre aggiornati su tutto quello che succede nell’officina.
Infocar
Questa soluzione comprende i pacchetti Infocar Repair, Infocar WINNC e Infocar Wintouch. Si tratta di software per carrozzerie ed officine che offrono diversi servizi utili alla riparazione dell’auto. Tra le varie funzionalità ci sono l’identificazione del veicolo attraverso la targa, accesso ai manuali di riparazione, catalogazione delle immagini del veicolo, emissione dei documenti fiscali, preventivo del danno e gestione verso la compagnia assicurativa. Con Infocar WINNC e Infocar Wintouch si può anche monitorare i tempi d’intervento ottimizzando il lavoro e migliorando la redditività.
Rock
Offre un gestionale completo per le carrozzerie. Consente di gestire i rapporti con le compagnie assicurative, effettuare preventivi, emettere fatture compatibili con la fatturazione elettronica e accedere a tutte le banche dati di cui si ha bisogno. Con Rock si possono consultare i listini dei ricambi di tutte le case costruttrici, consultare i tempari di carrozzeria e meccanica, visualizzare grafiche dettagliate dei veicoli e molto altro ancora. Non manca la possibilità di realizzare stampe professionali per le carrozzerie e inviare preventivi ai clienti via e-mail.
Wincar
Scelto da oltre 12000 carrozzerie in tutta Italia, è un gestionale completo facile da usare e adatto a qualsiasi tipo di officina. Consente di accedere al database BADA aggiornato su tempi e prezzi per un calcolo veloce dei preventivi e può essere integrato con diversi moduli per rispondere a ogni esigenza. WinTouch permette di rilevare le ore di lavorazione operai attraverso uno schermo touch, mentre iWinCar consente di gestire e aggiornare tutte le pratiche attraverso un iPad, sincronizzando tutte le informazioni con WinCar in ufficio. Wincloud, infine, consente di fare l’accettazione e richiedere l’auto sostitutiva direttamente da uno smartphone Android o iOS.
Progetto Autofficina 7 per Windows
Si tratta di una soluzione economica, offerta con licenza a vita, con cui è possibile gestire la riparazione, la manutenzione e la revisione dei veicoli. Attraverso un’interfaccia semplice, si possono registrare anagrafiche clienti, veicoli e fornitori. C’è il modulo per la gestione del magazzino, e l’agenda per gestire appuntamenti e controllare lo scadenzario delle manutenzioni. Questo software per carrozzerie consente anche di configurare permessi di accesso per utenti diversi.
