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Cosa è un software per fatturazione elettronica
La fattura elettronica è la nuova modalità di fatturazione in vigore a partire dal primo gennaio 2019 per qualunque società o soggetto fisico che possegga partita iva, salvo alcune eccezioni che vedremo nel corso di questo articolo. Anzitutto, l’iniziativa di rendere digitale qualcosa che da sempre era stato esclusivamente cartaceo, nacque in seno alla Comunità Europea, dove se ne parlò già nel lontano 2008. In quell’anno si invitò gli Stati membri, tra cui il nostro, a prepararsi all’imminente e radicale cambiamento. La fatturazione elettronica potremmo definirla in breve come la modalità digitale, che esclude e sostituisce la modalità cartacea, di emettere fattura. Questa “fattura elettronica” prevede determinati standard e formati di riferimento (di fattura PA e in formato .XML) che sono universali per i paesi dell’Unione Europea, e nel concreto un must imprescindibile per qualunque azienda, società o libero professionista venda o acquisti un servizio o un bene.
A cosa serve un software per fatturazione elettronica
Un software per la fatturazione elettronica (che sia su computer, smartphone o tablet) serve per compilare, inviare e leggere una fattura elettronica. Partendo dall’aspetto più semplice, la lettura, non è necessario scomodarsi più di tanto in chissà quali macchinose installazioni o procedimenti. Basta scaricare sul device che abbiamo deciso di utilizzare un programma o un app. Su Android, ad esempio, è possibile scaricare un’app chiamata “Lettore fattura elettronica”, che già il titolo, intuitivo, preannuncia quella che è la sua funzione peculiare, ossia quella di “aprire” una fattura elettronica permettendoci di leggerla. Per questo non ci serve possedere una partita iva, anche un conto telefonico o di fornitura energetica di uso domestico può essere emesso in formato XML, ma senza app e senza software predisposti a farlo, non sarebbe possibile aprirli e guardarne il contenuto.
Se ci limitassimo a focalizzarci sui dati necessari a compilarla, la fattura elettronica in sé non è nulla di più e nulla di meno di una normale fattura cartacea. I dati che la compongono affinché possa essere emessa in modo corretto restano, appunto, invariati. Quello che cambia sono le modalità, gli standard e gli innumerevoli vantaggi che comporta sia per chi la emette o la riceve, sia per lo Stato italiano. Ma non è tutto oro ciò che luccica, vedremo più avanti anche il rovescio della medaglia, che a molti ha fatto storcere un po’ il naso, specie ai piccoli commercianti.
Come funziona un software per fatturazione elettronica
La fattura elettronica può essere emessa (ed elaborata) solo da dispositivi elettronici digitali quali computer, tablet e telefoni smartphone, attraverso specifici software e app che permettono sia la lettura delle fatture, che di compilarne una. La fatturazione elettronica non va direttamente da “noi” che la emettiamo a chi la riceve, ma passa attraverso un protocollo chiamato SDI (che sta per Sistema di Interscambio), che fornisce i dati della fattura emessa anche all’Agenzia delle Entrate, cioè allo Stato, con l’obiettivo di monitorare e controllare in modo più rapido ed efficiente quello che è la contabilità di un’azienda, un piccolo esercente, o un privato libero professionista.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per fatturazione elettronica
Un’occhiata superficiale ai vantaggi della fatturazione elettronica ci farebbe affermare ciò che è scontato e sotto gli occhi di tutti: l’abolizione dell’uso della carta. Quindi un beneficio per l’ambiente, per gli alberi a cui viene risparmiato di essere abbattuti soprattutto, ma non solo. L’emissione di fattura cartacea, appunto, ha in genere comportato pure che questa venisse inviata per posta, portando a dei costi di spedizione (da pochi centesimi a qualche euro) e alla necessità del trasporto su gomme, e quindi emissione di Co2 nell’aria. Ma non è tutto, non è solo la natura e l’ambiente a ringraziare, quanto i soggetti che ne fruiscono, parliamo dei vantaggi economici e di “praticità”. Appunto, se prima spedire una fattura aveva un costo, così come la carta o l’inchiostro usato per stamparla, adesso questo costo è scomparso. A livello “pratico”, per risalire a una fattura emessa magari qualche tempo prima, con il cartaceo avremmo dovuto rovistare in un cassetto o un armadio pieno di faldoni, mentre adesso basterà fare una veloce ricerca al pc, per risalire al documento che stiamo cercando.
I vantaggi fiscali
Fermo restando che, digitale o no, come da prassi, una fattura elettronica (al pari di quanto avveniva per una cartacea), deve essere rigorosamente conservata nei nostri database per un tempo minimo di almeno dieci anni. Inoltre, vantaggio non trascurabile, se prima dovevamo attendere i tempi “postali” per la ricezione di una fattura da parte del destinatario, adesso i tempi si accorciano passando da qualche giorno a pochi secondi. Parlando di vantaggi fiscali, ovviamente, la fatturazione elettronica denota una maggiore attenzione dello Stato sui movimenti contabili, che permette allo Stato stesso non solo un maggiore controllo, ma anche l’elaborazione di una prevedibilità di quelle che sono uscite ed entrate di un’azienda. Standard e numeri che se diventassero anomali salterebbero presto all’occhio dell’Agenzia delle Entrate, permettendo agli organi di competenza, come la Guardia di finanza, di intervenire con degli accertamenti.
I vantaggi della fatturazione elettronica in sintesi
Dunque, abbiamo:
- abolizione del cartaceo
- diminuzione di emissioni di Co2
- azzeramento dei costi di spedizione
- azzeramento dei costi del processo di stampa
- assenza di spazio fisico e quindi di ingombro
- facilità nel reperire il documento che ci serve
- velocità di invio e ricezione delle fatture
- maggiore controllo
- lotta all’evasione fiscale
Fatturazione elettronica, quali svantaggi
Attenzione, però, perché la fatturazione elettronica non è tutto rosa e fiori come può sembrare. Esiste un rovescio della medaglia, che sono i costi e gli sforzi impiegati dai soggetti che ne fruiscono. Appunto, l’emissione di fattura elettronica prevede che si disponga di una connessione a internet. Cosa che noi tutti diamo per scontata, internet è diventato se non una necessità, una costante nel nostro quotidiano, sia per cose di piccolo conto, come sfogliare un giornale on-line, sia per comunicare attraverso servizio di messaggistica istantanea o social network. Ma non per tutti è così. Per qualcuno, e non ci riferiamo solo agli anziani, inevitabilmente rimasti fuori (non per scelta nostra) dal mondo del web, ma pure a quei commercianti o quelle piccole aziende “poco pratiche” in materia di web e dell’uso del computer in generale. Basti pensare al piccolo professionista o al piccolo grossista legato molto all’universo ristretto del cartaceo. O a quelli che non disponevano prima di una connessione a internet che si sono visti costretti a installare una linea telefonica fissa e un modem router per poter continuare a lavorare. Nessuno di noi, inoltre, naviga gratis: la connessione a internet ha un costo. Costo che se parliamo di linea fissa in genere non è inferiore (tra canoni e costi fissi) a 20-25 euro mensili.
Quindi c’è da chiedersi se il costo di tale spesa che, come abbiamo detto, può essere anche più elevato, non comporti alla fine dell’anno un esborso superiore a quello dell’uso di cartaceo, strumenti di stampa e costi di spedizione. Inoltre, per quanto un software per la maggior parte di noi possa avere un’interfaccia amichevole, per alcuni, poco avvezzi al computer, un software pure semplice potrebbe risultare difficile da usare.
Come scegliere un software per fatturazione: vantaggi e funzionalità
L’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile sin da subito più di un software gratuito per la fatturazione elettronica, scaricabile facilmente dal sito dell’Agenzia delle Entrate ancora oggi. Tuttavia, non tutti noi abbiamo lo stesso “volume di affari” ed è chiaro che un’azienda o un esercente che fatturi milioni di euro all’anno e vanti innumerevoli transazioni non ha le stesse esigenze di chi ha in seno alla propria attività un flusso di denaro minore e un minore numero di transazioni. Per cui la scelta del software potrebbe essere correlata all’uso che se ne intende fare. Così come allo spazio disponibile per farlo. Esistono, di fatti, servizi di cloud più o meno ampi, che offrono uno spazio che va da pochi megabyte a diversi gigabyte di spazio, con relativi costi commisurati all’ampiezza e alla varietà dei servizi proposti. Dato che i “passaggi” previsti per l’uso di questo tipo di software (o app) sono bene o male sempre gli stessi, più che di facilità di utilizzo dovremmo parlare di velocità di utilizzo e presentazione grafica dell’interfaccia. Ad ogni modo, i software principali, nonché i migliori utilizzati sul mercato, presentano qualche piccola differenza che analizzeremo a breve.
Costi medi di un software per fatturazione elettronica e limiti
L’Agenzia delle Entrate ha previsto che siano all’incirca 2,2 milioni i soggetti contribuenti che non sono tenuti all’uso di questo innovativo strumento. Principalmente sono tutti quelli che lavorano nell’ambito medico, parliamo di professionisti quali medici, farmacie e operatori sanitari o sociosanitari, esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica per questioni di privacy dal garante della stessa già a dicembre 2018, quindi ben prima dell’entrata in vigore dell’obbligo. Sono escluse anche le piccole società sportive, ovvero quelle di livello dilettantistico. Stesso destino toccato anche ai lavoratori autonomi e alle piccole imprese che rientrano nei canoni di regime di vantaggio o di regime forfettario. In fine, ultimi nell’elenco, ma non meno importanti, anche i piccoli operatori agricoli.
Se non si rientra tra queste categorie, bisogna mettere in conto la scelta tra una spesa variabile per numero di fatture emesse o il canone flat per un servizio in cloud. Importante è la valutazione preliminare del proprio gestionale attuale, che potrebbe, con l’aggiunta di un plugin, supportare la fatturazione elettronica. Nell’esempio dei ristoranti, quasi tutti usano un unico software per la gestione dei tavoli e l’emissione di ricevute fiscali o fatture tradizionali. Installando un solo componente, di solito fornito dallo stesso produttore del software, si può aggiungere la funzionalità di fatturazione elettronica. L’adeguamento di un software preesistente potrebbe aggirarsi sui 200 euro una tantum più il canone del servizio di fatturazione al quale ci si collegherà.
Il costo di un servizio cloud, servizio assai gettonato al giorno d’oggi, può avere dei costi molto bassi, anche solo 25 euro all’anno.
I 5 migliori software per fatturazione elettronica: quale scegliere (aggiornamento 2021)
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Il gruppo Aruba si è sempre distinto per la varietà di software e servizi a basso costo. Questo è anche il caso della fatturazione elettronica. Offerta in prova a 1€ per 3 mesi, che si rinnova con soli 25 euro+iva l’anno. Include 1G di spazio per la conservazione a norma delle fatture.
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Fattura Elettronica Register.it
La piattaforma di Register.it viene fornita in prova per 6 mesi, con 1GB di spazio di archiviazione online. Questo permette la conservazione di circa 2700 fatture, da conservare per 10 anni.
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Infocert fornisce, come tutti i maggiori provider, una piattaforma per la creazione di fatture elettroniche in modalità wizard, cioè seguiti passo-passo alla compilazione senza errori. Anche qui abbiamo 6 mesi per provare il servizio. Si può sottoscrivere anche solo il servizio di conservazione a norma, se il nostro gestionale attuale prevede la sola generazione di fatture.
Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi
Da menzionare è sicuramente il sistema online dell’Agenzia delle Entrate. Dedicato ai professionisti più attenti, permette la generazione e l’invio delle fatture elettroniche direttamente tramite il portale Fatture e Corrispettivi. È gratuito, ma consigliabile solo ai più esperti.
